Polski

Ark / Polski

Polski

Featured Image

Elektroniczne orzeczenia lekarskie – co się zmienia od 2026 roku

Elektroniczne orzeczenia lekarskie to jedna z najważniejszych zmian w obszarze medycyny pracy w 2026 roku – i choć formalnie dotyczy lekarzy, w praktyce przebudowuje też codzienną pracę działów kadr. Zamiast papierowego zaświadczenia przynoszonego przez pracownika, orzeczenie trafia bezpośrednio do systemu teleinformatycznego. W tym artykule wyjaśniamy, od kiedy dokładnie obowiązuje nowa forma, jak zmienia się obieg dokumentu między lekarzem, pracownikiem a pracodawcą oraz co dział kadr powinien zrobić, żeby nie zgubić żadnego terminu w okresie przejściowym.

Czym są elektroniczne orzeczenia lekarskie i skąd ta zmiana

Elektroniczne orzeczenia lekarskie wprowadza rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., zmieniające rozporządzenie z 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie Pracy. Zmiana wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji dokumentacji medycznej (EDM), realizowany w ramach Krajowego Planu Odbudowy, i stanowi pierwszy krok w kierunku pełnej elektronizacji medycyny pracy w Polsce.

Zakres samych badań profilaktycznych (wstępnych, okresowych i kontrolnych) oraz sposób podejmowania decyzji przez lekarza medycyny pracy pozostają bez zmian. Zmienia się wyłącznie forma, w jakiej orzeczenie jest sporządzane, przekazywane i przechowywane.

 

Harmonogram wdrożenia - trzy daty, które musisz znać

Wdrożenie elektronicznych orzeczeń lekarskich nie jest jednorazowym przełącznikiem. Rozporządzenie rozkłada je na trzy etapy:

  • 17 kwietnia 2026 r. - wchodzą w życie przepisy umożliwiające wystawianie orzeczeń w formie elektronicznej. To początek okresu przejściowego, w którym lekarz medycyny pracy może, ale nie musi wystawić orzeczenie elektronicznie. Forma papierowa (już według nowego wzoru) pozostaje w pełni legalna.
  • 18 lipca 2026 r. - lekarz medycyny pracy zyskuje możliwość wystawiania w formie elektronicznej również indywidualnych zaleceń prozdrowotnych. To nowe narzędzie, którego wcześniej orzeczenie nie przewidywało.
  • 18 października 2026 r. - kończy się sześciomiesięczny okres przejściowy. Od tego dnia forma elektroniczna staje się obowiązkowa, a papier pozostaje wyjątkiem, dopuszczalnym tylko w ściśle określonych sytuacjach (patrz niżej).

Dla firm, które dopiero zaczynają porządkować procesy kadrowe pod tę zmianę, druga połowa 2026 r. to naturalny moment na przegląd procedur związanych z obiegiem orzeczeń.

 

Jak wygląda nowy obieg dokumentu

Po przeprowadzonym badaniu lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie w postaci elektronicznej, które trafia automatycznie do Systemu Informacji Medycznej (SIM), a stamtąd na Internetowe Konto Pacjenta (IKP) pracownika. Dokument elektroniczny nie jest opatrywany tradycyjną pieczęcią lekarską - jego autentyczność potwierdza uwierzytelnienie w systemie teleinformatycznym, a nie fizyczny podpis czy pieczątka.

Rozporządzenie wprowadza też nowe wzory orzeczeń (określone w załącznikach nr 2 i 3), stosowane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, oraz doprecyzowuje zasady postępowania odwoławczego, gdyby pracownik chciał zakwestionować treść orzeczenia.

 

Kto faktycznie przekazuje orzeczenie pracodawcy?

Zgodnie z art. 12 ustawy o służbie medycyny pracy, obowiązek ten spoczywa na podstawowej jednostce służby medycyny pracy, w której przeprowadzono badanie. To ona przekazuje orzeczenie pracodawcy, na zasadach określonych w umowie łączącej obie strony. Mechanizm działa analogicznie do elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) - dokument trafia do systemu, a pracodawca uzyskuje do niego dostęp automatycznie, bez pośrednictwa pracownika. W praktyce oznacza to, że po wdrożeniu zmian pracownik nie musi nic dostarczać ani przesyłać samodzielnie, co jest istotną różnicą względem dotychczasowego trybu papierowego.

 

Co się zmienia dla pracodawcy - mniej danych medycznych, nie więcej

Po wdrożeniu zmian pracodawca otrzymuje wyłącznie informację o zdolności lub niezdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku, bez jakichkolwiek danych medycznych, diagnoz czy zaleceń zdrowotnych, które pozostają wyłącznie w gestii lekarza i pracownika.

W praktyce oznacza to, że reforma nie zwiększa ilości danych wrażliwych krążących w firmowym obiegu dokumentów. Wręcz przeciwnie, precyzyjniej niż dotychczas oddziela to, co trafia do działu kadr (sam wynik: zdolny lub niezdolny), od informacji medycznych, które pozostają poza zasięgiem pracodawcy. To dobrze koresponduje z zasadą minimalizacji danych z RODO, o której piszemy szerzej w artykule „Akta osobowe a RODO, jak bezpiecznie przechowywać dokumentację pracowniczą”.

Kiedy orzeczenie nadal może być papierowe

Forma papierowa nie znika całkowicie nawet po 18 października 2026 r. Rozporządzenie przewiduje dla niej trzy sytuacje:

  1. Brak dostępu lekarza do systemu teleinformatycznego (np. awaria, przerwa techniczna).
  2. Wyraźne żądanie pracownika - pracownik może zażądać wydruku orzeczenia elektronicznego opatrzonego własnoręcznym podpisem lekarza.
  3. Funkcjonariusze określonych służb - dla wybranych grup zawodowych przepisy przewidują odrębny tryb.

Poza tymi wyjątkami, po zakończeniu okresu przejściowego elektroniczna forma orzeczenia staje się standardem, a nie opcją.

 

Co to oznacza w praktyce dla działu kadr

Reforma zmienia sposób, w jaki dokument trafia do firmy, ale nie zmienia obowiązków pracodawcy wynikających z art. 229 Kodeksu Pracy - nadal to pracodawca musi terminowo kierować pracowników na badania i nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia. O tych obowiązkach, skierowaniach, kosztach i karach piszemy szczegółowo w artykule „Badania medycyny pracy, obowiązki pracodawcy i terminy 2026”.

Co się realnie zmienia w codziennej pracy kadr:

  • Mniej papierowego obiegu - w okresie przejściowym część orzeczeń będzie już elektroniczna, część nadal papierowa, co przez pewien czas oznacza obsługę dwóch równoległych formatów.
  • Inny zakres danych po stronie pracodawcy - kadry otrzymują tylko wynik: zdolny lub niezdolny do pracy, bez ewentualnych dalszych zaleceń lekarza.
  • Niezmieniony obowiązek pilnowania terminów ważności - niezależnie od formy orzeczenia, to wciąż pracodawca odpowiada za to, by żaden pracownik nie pracował z przeterminowanym orzeczeniem.

 

Jak Time Harmony wspiera pilnowanie terminów badań

Forma orzeczenia, elektroniczna czy papierowa, nie zmienia najtrudniejszego elementu tego obowiązku: bieżącego pilnowania dat ważności przy większej liczbie pracowników, różnych stanowiskach i różnych terminach badań. Moduł Elektroniczna kartoteka pracownika w systemie Time Harmony pozwala prowadzić ewidencję badań wstępnych, okresowych i kontrolnych w jednym miejscu, razem z pozostałymi danymi kadrowymi, i automatycznie przypomina o zbliżających się terminach, niezależnie od tego, w jakiej formie zostało wystawione samo orzeczenie.

cta_2025
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-09-03 - Prawo pracy, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

Praca zdalna 2026 – przepisy, trendy i ewidencja w RCP

Praca zdalna 2026 to już nie eksperyment z czasów pandemii, lecz w pełni ukształtowana instytucja prawa pracy — i jednocześnie temat, wokół którego pracodawcy i pracownicy w Polsce coraz częściej się ścierają. Z jednej strony Kodeks Pracy precyzyjnie reguluje zasady jej wykonywania od kwietnia 2023 roku, z drugiej — dane z 2026 roku pokazują, że firmy zaczynają ograniczać elastyczność, którą wcześniej chętnie oferowały. W tym artykule sprawdzamy, jak wygląda dziś stan prawny, jakie trendy rządzą rynkiem i jak nowoczesny system RCP ułatwia bezpieczne rozliczanie pracy zdalnej — niezależnie od tego, czy chodzi o model okazjonalny, czy stały.

  1. Praca zdalna w Kodeksie Pracy – trzy modele
  2. Limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej – co warto wiedzieć
  3. Praca zdalna 2026 w liczbach – jak zmienia się podejście firm i pracowników
  4. Ewidencja pracy zdalnej w Time Harmony – nowa funkcjonalność w RCP
  5. Korzyści dla działów kadr i menedżerów
  6. Podsumowanie

Praca zdalna w Kodeksie Pracy – trzy modele

Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna funkcjonuje w Kodeksie Pracy jako stały, w pełni uregulowany sposób organizacji pracy (rozdział IIc, art. 6718–6733 KP). Przepisy wyróżniają trzy warianty:

  • praca zdalna całkowita — pracownik wykonuje obowiązki wyłącznie poza siedzibą pracodawcy,
  • praca zdalna częściowa (hybrydowa) — część dni w biurze, część w trybie zdalnym; sam termin "hybrydowa" nie występuje w Kodeksie Pracy, ale wynika wprost z art. 6718 KP,
  • praca zdalna okazjonalna — doraźna, uruchamiana wyłącznie na wniosek pracownika.

Każdy z tych modeli wymaga uzgodnienia miejsca wykonywania pracy między pracownikiem a pracodawcą — nie może to być decyzja jednostronna żadnej ze stron.

 

Limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej – co warto wiedzieć

Praca zdalna okazjonalna, uregulowana w art. 6733 KP, ma ścisły limit 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu. Kilka zasad, o których pracodawcy najczęściej zapominają:

  • inicjatywę może wykazać wyłącznie pracownik — pracodawca nie może sam skierować go na pracę zdalną okazjonalną,
  • wniosek składa się w formie papierowej lub elektronicznej, bez ustawowego terminu wyprzedzenia,
  • pracodawca może odmówić bez podawania szczegółowej przyczyny prawnej,
  • do tego trybu nie stosuje się art. 6719–6724 KP — czyli m.in. obowiązku pokrycia kosztów energii czy internetu, które obowiązują przy pracy zdalnej regularnej,
  • limitu nie da się rozszerzyć ani zawęzić w regulaminie wewnętrznym — stanowisko takie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Rok 2026 nie przyniósł rewolucji w samych przepisach o pracy zdalnej — zmienia się za to intensywność kontroli PIP w tym obszarze, co samo w sobie jest dobrym argumentem za rzetelną ewidencją.

 

Praca zdalna 2026 w liczbach – jak zmienia się podejście firm i pracowników

Dane z pierwszej połowy 2026 roku pokazują wyraźne napięcie między oczekiwaniami pracowników a decyzjami zarządów. Z badania SW Research dla Devire wynika, że 70% pracowników wskazuje pracę zdalną lub hybrydową jako preferowany model, gdyby tylko pracodawca im to zaoferował. Jednocześnie dane rynkowe pokazują odwrotny kierunek po stronie firm — odsetek dużych i średnich przedsiębiorstw dopuszczających pracę zdalną spadł z 71% do 62% w ciągu roku, a odsetek firm całkowicie zakazujących pracy z domu wzrósł z 23% do 37%.

Firmy, które utrzymują model hybrydowy, w praktyce coraz częściej narzucają konkretny wymiar obecności w biurze — według raportu EY 43% wymaga minimum dwóch dni stacjonarnie, a niemal połowa (46%) oczekuje trzech lub więcej dni w tygodniu. Dla działów kadr oznacza to jedno: modele pracy stają się coraz bardziej mieszane i zróżnicowane w obrębie jednej organizacji, a to wprost przekłada się na rosnącą złożoność ewidencji czasu pracy.

 

Ewidencja pracy zdalnej w Time Harmony – nowa funkcjonalność w RCP

W odpowiedzi na rosnącą złożoność modeli pracy Time Harmony wprowadza pracę zdalną jako osobny, w pełni zgodny z Kodeksem Pracy atrybut miejsca wykonywania pracy w module Rejestracji Czasu Pracy (RCP). Nowa funkcjonalność obejmuje:

  • pracę zdalną okazjonalną — rejestrowaną na zgłoszenie lub wniosek, w ramach rocznego limitu (opcjonalnie z dodatkowym limitem miesięcznym), z możliwością wskazania kilku nieciągłych dni w ramach jednego dokumentu,
  • pracę zdalną regularną — zaplanowany, powtarzalny schemat (stałe dni tygodnia, bloki godzinowe) lub tryb "do odwołania", ustanawiany przez uprawnioną osobę,
  • kartotekę adresów pracy zdalnej przypisanych do pracownika, z konfigurowalnym limitem aktywnych adresów,
  • wybór trybu procesu — automatyczne zgłoszenie albo wniosek wymagający akceptacji przełożonego,
  • widżet pokazujący, kto aktualnie pracuje zdalnie, oraz osobny widżet z liczbą oczekujących wniosków.

Co istotne, oznaczenie pracy zdalnej nie wpływa na ewidencję absencji i nie zmienia sposobu naliczania rozliczeń — to wyłącznie dodatkowe oznaczenie miejsca pracy widoczne na harmonogramie, w raportach i w okresach rozliczeniowych. Zgłoszenia i podgląd statusu dostępne są w aplikacji Moje Time Harmony, a sama akceptacja wniosków pozostaje w systemie głównym.

Należy podkreślić, że tak jak w przypadku każdej innej formy pracy, rejestracja pracy zdalnej jest obowiązkowa, o czym pisaliśmy w artykule: Rejestracja pracy zdalnej-czy jest obowiazkowa?

 

Korzyści dla działów kadr i menedżerów

  1. Zgodność z Kodeksem Pracy — praca zdalna okazjonalna i regularna są ewidencjonowane osobno, bez ryzyka pomylenia ich z nieobecnością.
  2. Pełna widoczność zespołu — menedżer widzi na jednym ekranie, kto i skąd pracuje danego dnia, bez konieczności pytania w komunikatorze.
  3. Mniej pracy administracyjnej — automatyczne zgłoszenia lub prosty proces akceptacji skracają czas potrzebny na obsługę wniosków, szczególnie przy rosnącej liczbie modeli hybrydowych w firmie.
  4. Dane do decyzji — raporty pokazujące proporcje pracy zdalnej i stacjonarnej ułatwiają planowanie przestrzeni biurowej i polityki HR w odpowiedzi na trendy rynkowe opisane wyżej.

 

Podsumowanie

Praca zdalna 2026 w Polsce to obszar rosnącego napięcia między oczekiwaniami pracowników a strategią firm — ale też obszar, w którym przepisy Kodeksu Pracy pozostają stabilne od 2023 roku. Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja ogranicza pracę zdalną, czy wręcz przeciwnie — rozwija ją jako element employer brandingu, rzetelna i zgodna z przepisami ewidencja pozostaje obowiązkiem pracodawcy. Nowa funkcjonalność w module RCP Time Harmony pozwala prowadzić tę ewidencję bez dodatkowych arkuszy i ręcznego liczenia limitów.
 
 

cta_2025
Poznaj nasz system

Marzena Pająk - 2026-09-01 - Rejestracja i rozliczanie czasu pracy, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

Urlop na żądanie – zasady, limity i najczęstsze błędy pracodawców

Urlop na żądanie to jedno z najczęściej źle rozumianych uprawnień pracowniczych w polskim prawie pracy. Kodeks Pracy przyznaje pracownikowi prawo do maksymalnie czterech dni takiego urlopu w każdym roku kalendarzowym, jednak w praktyce dochodzi do dwóch skrajnych błędów: część pracowników uważa, że samo zgłoszenie żądania wystarczy, by rozpocząć nieobecność, a część pracodawców sądzi, że może odmawiać udzielenia urlopu bez żadnego uzasadnienia. Poniżej wyjaśniamy, ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi, jak prawidłowo zgłosić i zaakceptować taki wniosek oraz jakich błędów najczęściej dopuszczają się pracodawcy przy jego rozliczaniu.

1. Urlop na żądanie – co to jest i ile dni przysługuje pracownikowi

Urlop na żądanie nie jest odrębnym, dodatkowym świadczeniem urlopowym — to część zwykłego urlopu wypoczynkowego, wyróżniona wyłącznie sposobem jego udzielania. Zgodnie z art. 167² Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Oznacza to w praktyce, że pracownikowi przysługującemu 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego (w zależności od stażu pracy) nie przybywa dodatkowych 4 dni — te dni są po prostu wyodrębnioną częścią tej samej puli, którą można wykorzystać w trybie pilnym, bez wcześniejszego planowania. Limit 4 dni obowiązuje niezależnie od liczby pracodawców, u których pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

2. Jak zgłosić urlop na żądanie – termin i forma wniosku

W przeciwieństwie do zwykłego urlopu wypoczynkowego, który powinien wynikać z planu urlopów lub być uzgodniony z wyprzedzeniem, urlop na żądanie można zgłosić tego samego dnia, w którym pracownik chce z niego skorzystać. Art. 167² KP wskazuje wprost, że pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Sąd Najwyższy doprecyzował ten termin w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. I PK 128/06): zgłoszenie powinno nastąpić do momentu przewidywanego rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, chyba że regulamin pracy lub utrwalona praktyka w firmie dopuszcza zgłoszenie później. Warto, aby pracodawca jasno określił w regulaminie pracy dopuszczalną formę zgłoszenia (np. przez system kadrowy, telefonicznie, mailowo) — ułatwia to rozliczanie takich wniosków i ogranicza spory interpretacyjne.

3. Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. II PK 123/09) wskazał, że pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, jeśli jego szczególny, zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika w pracy w terminie wskazanym w żądaniu. Odmowa nie może jednak być dowolna ani stosowana rutynowo — musi wynikać z konkretnych, wyjątkowych okoliczności organizacyjnych.

Równie istotne jest to, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie samodzielnie, zanim pracodawca wyrazi na to zgodę. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r. (sygn. II PK 26/08), rozpoczęcie nieobecności przed uzyskaniem zgody pracodawcy może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, a w skrajnych przypadkach — jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy).

4. Najczęstsze błędy pracodawców przy urlopie na żądanie

W praktyce kadrowej powtarza się kilka błędów przy obsłudze urlopu na żądanie:

  • Przekonanie, że niewykorzystane dni przepadają z końcem roku. W rzeczywistości niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie znikają — wracają po prostu do puli zwykłego urlopu wypoczynkowego i podlegają standardowym zasadom przenoszenia (m.in. terminowi 30 września roku następnego) oraz wypłaty ekwiwalentu przy zakończeniu zatrudnienia.
  • Traktowanie urlopu na żądanie jako dodatkowej puli ponad limit 20 lub 26 dni, zamiast jego części.
  • Wymaganie zgłoszenia z wyprzedzeniem większym niż dopuszcza przepis (np. "z dnia na dzień" zamiast tego samego dnia), bez oparcia tego wymogu w regulaminie pracy.
  • Blankietowe, rutynowe odmowy udzielenia urlopu bez wskazania konkretnego, szczególnego interesu pracodawcy — takie odmowy nie mają oparcia w orzecznictwie Sądu Najwyższego.
  • Brak dokumentowania podstawy odmowy, co utrudnia obronę stanowiska pracodawcy w ewentualnym sporze przed sądem pracy lub podczas kontroli PIP.

5. Jak Time Harmony wspiera zarządzanie urlopem na żądanie

System Time Harmony pozwala obsłużyć urlop na żądanie zgodnie z Kodeksem Pracy, bez ręcznego liczenia limitów i bez ryzyka przeoczenia terminu zgłoszenia.

Moduł Elektroniczne Wnioski Urlopowe obsługuje odrębnie wnioski o urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, opiekuńczy i bezpłatny — każdy typ absencji zgodnie z jego odrębnymi zasadami. System pilnuje, aby limit urlopu na żądanie nie został przekroczony, a przełożony zatwierdzający wniosek od razu widzi, ile dni danego typu pracownikowi jeszcze zostało.

Dzięki aplikacji mobilnej Moje Time Harmony pracownik może zgłosić urlop na żądanie tego samego dnia, z dowolnego miejsca, a przełożony zaakceptować go jednym kliknięciem — co odpowiada wymogowi zgłoszenia najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Wszystkie wnioski trafiają automatycznie do działu kadr, co ułatwia rozliczanie absencji i przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli.

Warto też pamiętać, że niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie przepadają, a wracają do puli urlopu wypoczynkowego — więcej na ten temat piszemy w artykule Niewykorzystany urlop – 4 rzeczy, które musisz wiedzieć.

Podsumowanie

Urlop na żądanie to prawo pracownika do maksymalnie 4 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, zgłaszanych bez wcześniejszego planowania — najpóźniej w dniu ich rozpoczęcia. Nie jest to jednak prawo absolutne: pracodawca może odmówić w wyjątkowych, uzasadnionych okolicznościach, a pracownik nie może rozpocząć takiego urlopu bez jego zgody. Znajomość tych zasad i konsekwentne stosowanie ich w regulaminie pracy pozwala uniknąć najczęstszych błędów przy rozliczaniu urlopu na żądanie.

 

Marzena Pająk - 2026-08-20 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments
Featured Image

Premia za wydajność – jak wdrożyć sprawiedliwy system premiowy i akordowy

Premia za wydajność – jak wdrożyć ją tak, aby motywowała zespół, a nie budziła poczucia niesprawiedliwości? To pytanie zadają sobie pracodawcy, którzy chcą powiązać wynagrodzenie z realnymi wynikami pracy, a nie wyłącznie z czasem spędzonym w pracy. System premiowy lub akordowy oparty na wydajności może realnie zwiększyć zaangażowanie zespołu, ale tylko wtedy, gdy spełnia wymogi Kodeksu Pracy i opiera się na obiektywnych, mierzalnych danych. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak wdrożyć taki system zgodnie z przepisami i bez ryzyka sporów z pracownikami.

Czym różni się premia za wydajność od wynagrodzenia akordowego

Premia za wydajność to zwykle dodatkowy, zmienny składnik wynagrodzenia, przyznawany na podstawie realizacji określonych celów lub wskaźników — jej zasady powinny wynikać z regulaminu wynagradzania lub regulaminu premiowania, a nie z uznaniowej decyzji przełożonego podejmowanej ad hoc.

Wynagrodzenie akordowe działa inaczej: to stawka uzależniona bezpośrednio od liczby wykonanych jednostek pracy (produktów, usług, zadań) w odniesieniu do wcześniej ustalonej normy pracy. Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu Pracy, wynagrodzenie za pracę powinno odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy — to właśnie ten przepis stanowi ogólną podstawę zarówno dla premii, jak i dla akordu.

Oba rozwiązania łączy jedno ryzyko: bez precyzyjnych, mierzalnych danych o wydajności łatwo o niesprawiedliwe rozliczenia i zarzut arbitralności ze strony pracowników.

Podstawa prawna: normy pracy i wynagrodzenie akordowe w Kodeksie Pracy

Normy pracy, o których mowa w art. 83 Kodeksu Pracy, stanowią miernik nakładu pracy, jej wydajności i jakości. Można je stosować wyłącznie wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj wykonywanej pracy, i należy je ustalać z uwzględnieniem aktualnego poziomu techniki oraz organizacji pracy.

Ważna zasada ochronna: przekroczenie normy pracy przez pracownika dzięki jego większemu zaangażowaniu lub sprawności zawodowej nie może być podstawą do jednostronnego podniesienia normy. Każda zmiana normy musi zostać zakomunikowana pracownikom z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem przed jej wprowadzeniem.

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z 21 września 2001 r.), system akordowy wprowadzony bez prawidłowo ustalonych norm pracy oraz stawki akordowej w ogóle nie obowiązuje — to kluczowe ryzyko prawne dla pracodawców, którzy traktują akord jako nieformalną praktykę, a nie sformalizowany system.

Istotna jest też jakość wykonanej pracy: zgodnie z art. 82 § 1 Kodeksu Pracy, za wadliwe wykonanie produktów lub usług z winy pracownika wynagrodzenie nie przysługuje, a jeśli wadliwość obniżyła jakość — wynagrodzenie ulega odpowiedniemu zmniejszeniu.

Niezależnie od przyjętego modelu premiowania, łączne wynagrodzenie pracownika nie może być niższe niż obowiązująca płaca minimalna. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie (przy pełnym etacie), zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Premia za wydajność – jak wdrożyć ją krok po kroku

  1. Ustal normy pracy na podstawie rzetelnych danych — nie szacunków ani „tradycji zakładowej”, lecz rzeczywistego czasu trwania czynności zebranego z systemu ewidencji.
  2. Wprowadź pisemny regulamin premiowania lub akordu, opisujący jasno kryteria, wysokość premii oraz sposób jej naliczania.
  3. Różnicuj normy według faktycznej trudności zadań — porównywanie wyników pracowników wykonujących zadania o różnym stopniu trudności (np. praca w chłodni kontra w temperaturze pokojowej) prowadzi do niesprawiedliwego premiowania osób, które trafiały na „łatwiejsze” zlecenia.
  4. Uwzględnij jakość, nie tylko ilość — system premiowy oparty wyłącznie na liczbie wykonanych jednostek, bez kontroli jakości, zachęca do pracy „na ilość” kosztem błędów.
  5. Informuj z wyprzedzeniem o każdej zmianie normy — minimum dwa tygodnie przed jej wprowadzeniem, zgodnie z art. 83 § 4 Kodeksu Pracy.
  6. Monitoruj i aktualizuj system w miarę wdrażania usprawnień technicznych i organizacyjnych, tak aby normy odzwierciedlały realne możliwości procesu, a nie poziom sprzed modernizacji.

Jak dane z systemu Time Harmony wspierają sprawiedliwe premiowanie

Wdrożenie premii za wydajność wymaga wiarygodnego źródła danych o czasie i efektach pracy — bez tego trudno mówić o obiektywizmie. Moduł Ewidencja Czynności w systemie Time Harmony dostarcza raportów, które bezpośrednio adresują ryzyka opisane wyżej.

  • Raport „Wydajność pracownika na tle zespołu” porównuje pracowników wykonujących zadania o identycznym stopniu trudności, eliminując premiowanie osób, które trafiały na łatwiejsze zlecenia.
  • Widżet wydajności godzina po godzinie pozwala wykryć naturalne spadki formy i lepiej zaplanować rotację stanowisk, zamiast oceniać pracownika na podstawie jednego, niereprezentatywnego dnia.
  • Dane o wydajności dostępne są w odniesieniu do czynności, zespołów, poszczególnych pracowników, lokalizacji i kontrahenta, co ułatwia ujednolicenie zasad premiowania między oddziałami.
  • System umożliwia zachowanie prywatności dzięki opcji anonimizacji danych — pracownicy mogą znać zasady i tempo pracy zespołu bez ujawniania danych indywidualnych tam, gdzie nie jest to konieczne.
  • Dane na temat swojej wydajności pracownicy mogą śledzić w aplikacji mobilnej Moje Time Harmony dzięki czemu widzą bezpośrednio na jaką premię mogą liczyć - to duży poziom transparentności budujący zaufanie pracowników.

Więcej o możliwościach modułu znajdziesz na stronie „Mierzenie wydajności — optymalizacja Lean Management”.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu premii za wydajność

  • Brak formalnie ustalonych norm pracy — nieformalny akord, zgodnie z orzecznictwem SN, może zostać uznany za nieobowiązujący.
  • Porównywanie ze sobą zadań o różnym stopniu trudności bez korekty normy.
  • Ustalanie stawek akordowych, które przy niższej wydajności skutkują wynagrodzeniem poniżej płacy minimalnej.
  • Zmiana normy pracy bez wymaganego dwutygodniowego wyprzedzenia.
  • Brak okresowego przeglądu norm mimo wdrożenia usprawnień technicznych, co prowadzi do nieadekwatnych, zawyżonych oczekiwań.

 

Podsumowanie

Premia za wydajność – jak wdrożyć ją w praktyce? Kluczem jest oparcie systemu na jasno ustalonych normach pracy, pisemnym regulaminie premiowania i obiektywnych danych, a nie na subiektywnej ocenie przełożonego. Dzięki temu system premiowy lub akordowy realnie motywuje zespół, zamiast rodzić poczucie niesprawiedliwości — a pracodawca zyskuje pewność, że działa zgodnie z Kodeksem Pracy.

czas pracy
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-08-14 - Mierzenie czynności i wydajności, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony – co nowego w wersji 3.20

Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony zyskuje w wersji 3.20 nowy zestaw funkcjonalności, które porządkują pracę z nadgodzinami i okresami rozliczeniowymi. Rozwijamy dotychczasowy moduł rozliczania czasu pracy w Polsce o listę okresów rozliczeniowych z pełnym obrazem sytuacji każdego pracownika, graficzną analizę realizacji harmonogramu oraz rozbudowany ekran rozliczania nadgodzin, który sam rozpoznaje ich rodzaj i kieruje do właściwego procesu. W tym artykule pokazujemy, co dokładnie się zmienia i jak przekłada się to na codzienną pracę kadr i managerów.

Nadgodziny w polskim prawie pracy – krótkie przypomnienie

Zanim przejdziemy do nowości w systemie, warto przypomnieć podstawowe zasady, na których opiera się rozliczanie nadgodzin w Polsce — to na nich bazują wszystkie mechanizmy opisane w dalszej części artykułu.

Zgodnie z Kodeksem Pracy praca nadliczbowa to każda godzina wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy — co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Nadgodziny dzielą się na kilka rodzajów, a od tego, do którego z nich należą, zależy sposób ich rozliczenia:

  • nadgodziny dobowe — praca ponad dobową normę czasu pracy w dniu roboczym,
  • nadgodziny średniotygodniowe — powstają, gdy mimo zachowania norm dobowych przekroczona zostaje przeciętna norma tygodniowa w danym okresie rozliczeniowym,
  • praca w niedziele i święta — traktowana odrębnie, zwykle wiąże się z obowiązkiem oddania dnia wolnego,
  • praca w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy — również wymaga rekompensaty w postaci dnia wolnego,
  • praca w porze nocnej — rozliczana z odrębnym dodatkiem.

Za nadgodziny przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 50% (nadgodziny dobowe w dni robocze) lub 100% (m.in. praca w nocy, w niedziele i święta oraz z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej). Zamiast dodatku pracodawca może udzielić czasu wolnego — w proporcji 1:1 na wniosek pracownika lub 1:1,5 z inicjatywy pracodawcy. Kodeks Pracy ustala też roczny limit nadgodzin z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy na poziomie 150 godzin (regulamin pracy lub umowa może go podwyższyć), a łączny czas pracy z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin tygodniowo.

W praktyce oznacza to, że każda nadgodzina musi zostać najpierw prawidłowo zaklasyfikowana, a dopiero potem rozliczona — wypłacona z odpowiednim dodatkiem albo oddana jako czas wolny (potocznie określany skrótami WW5 — dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy — oraz WNŚ — wolne za pracę w niedzielę lub święto). Ręczne pilnowanie tych wszystkich zależności w arkuszu kalkulacyjnym to jedno z najczęstszych źródeł błędów w dokumentacji kadrowej.

 

Co nowego w rozliczaniu nadgodzin w Time Harmony 3.20

W wersji 3.20 rozwijamy dotychczasowy moduł rozliczania czasu pracy o funkcje, które ułatwiają codzienną pracę z rozliczeniem czasu pracy i nadgodzin zgodnie z polskim prawem pracy. Poniżej opisujemy każdą z nich osobno.

 

1. Lista okresów rozliczeniowych z podstawowymi danymi

Ekran zbiera w jednym miejscu najważniejsze dane dla każdego pracownika: obowiązującą normę czasu pracy, zarejestrowany i zaliczony czas pracy, bilans względem normy oraz liczbę wykrytych rozbieżności i błędów. Zamiast przechodzić między kilkoma raportami, przełożony od razu widzi, u kogo w danym okresie rozliczeniowym pojawiły się odchylenia wymagające sprawdzenia.

2. Graficzna analiza czasu pracy i nadgodzin

Time Harmony pokazuje teraz rzeczywistą realizację pracy na tle harmonogramu w formie czytelnych wykresów. Widoczne są nadgodziny wykonywane przed rozpoczęciem pracy, po jej zakończeniu oraz w dniach bez zaplanowanego harmonogramu, ze strukturą w podziale na: nadgodziny dobowe, pracę w święta, godziny nocne i nadgodziny średniotygodniowe. Dane zaprezentowano także w podziale na konkretne dni, dzięki czemu dokładnie widać, kiedy wystąpiły godziny nocne oraz nadgodziny z dodatkiem 50% i 100%. Przy nadgodzinach wypracowanych poza harmonogramem system pokazuje dodatkowo, jakie czynności pracownik wykonywał w tym dodatkowym czasie pracy. Taki widok pozwala szybko zorientować się, skąd biorą się nadgodziny w danym zespole, zamiast analizować wyłącznie sumy godzin.

3. Rozbudowany ekran rozliczania nadgodzin

To centralny element aktualizacji — najbardziej rozbudowana część nowego rozliczania nadgodzin w Time Harmony. System automatycznie rozpoznaje rodzaj nadgodzin — dobowe rozliczane godzina za godzinę, wypracowane w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz w dni świąteczne — i kieruje od razu do właściwego wniosku: wystarczy z poziomu rozliczenia kliknąć „Odbierz", a system przenosi do konkretnego wniosku o odbiór, który wystarczy uzupełnić i wysłać do akceptacji. Wiersz z nadgodzinami pojawia się w tabeli rozliczenia tylko wtedy, gdy nadgodziny faktycznie wystąpiły — jeśli pracownik ich nie ma, tabela nie jest niepotrzebnie rozbudowywana.

Poniżej znajduje się rozbudowana tabela ze szczegółowymi danymi o wszystkich odcinkach nadgodzin, jakie wystąpiły w danym okresie rozliczeniowym — np. 2 godziny z dodatkiem 50% i 1 godzina z dodatkiem 100%, a także nadgodziny przepracowane w dniu wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy. Nadgodziny mają w niej jeden z trzech statusów:

  • zarezerwowane — wniosek o odbiór został złożony, ale jeszcze nie zaakceptowany,
  • dostępne do wypłaty — wniosek o odbiór został zaakceptowany; to nadgodziny, które pozostały jeszcze do rozliczenia u pracownika,
  • nadgodziny do zapłaty — pojawiają się dopiero po ręcznym zaznaczeniu danej nadgodziny jako „do zapłaty", co automatycznie wystawia ją do wypłaty w bieżącym miesiącu.

To ostatnie ma szczególne znaczenie przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż jeden miesiąc — pozwala rozliczyć pracownikowi nadgodziny w bieżącej wypłacie, mimo że sam okres rozliczeniowy jeszcze się nie zakończył. Z poziomu rozliczenia pracownika administrator może też bezpośrednio złożyć wniosek o odbiór nadgodzin, WW5 oraz WNŚ.

4. Nadgodziny w zadaniowym systemie czasu pracy

Aktualizacja obejmuje też obsługę nadgodzin dla pracowników rozliczanych w zadaniowym systemie czasu pracy — dotyczy to sytuacji, gdy realizacja powierzonych zadań wykracza poza średniotygodniowy, czterdziestogodzinny wymiar czasu pracy pracownika. Ponieważ w tym systemie nadgodziny nie rejestrują się automatycznie, administrator ma możliwość ręcznego wprowadzenia ich z poziomu rozliczenia pracownika, jeśli praca rzeczywiście była wykonywana w nadgodzinach. Praca w niedziele, święta oraz w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest przy tym rozliczana dokładnie tak samo jak w podstawowym systemie czasu pracy, łącznie z możliwością odbioru WW5 i WNŚ.

 

Korzyści dla działów kadr i managerów

Wszystkie opisane wyżej funkcje mają jeden wspólny cel: uprościć rozliczanie nadgodzin i ograniczyć liczbę błędów, które dotąd wymagały ręcznej korekty przez dział kadr.

  • Mniej ręcznej pracy przy zamykaniu okresu rozliczeniowego — jedno miejsce z podstawowymi danymi o każdym pracowniku ułatwia szybkie wychwycenie rozbieżności przed zamknięciem listy płac.
  • Mniejsze ryzyko błędów w klasyfikacji nadgodzin — automatyczne rozpoznawanie rodzaju nadgodziny ogranicza pomyłki między dodatkiem 50% a 100%.
  • Pełna kontrola nad statusem rozliczenia — widać, które nadgodziny czekają na wniosek, a które są już rozliczone, co ułatwia planowanie wypłat przy dłuższych okresach rozliczeniowych.
  • Spójne zasady dla pracy zadaniowej — firmy zatrudniające część zespołu w zadaniowym systemie czasu pracy zyskują te same mechanizmy rozliczania nadgodzin co przy podstawowym systemie, bez konieczności prowadzenia równoległej, ręcznej ewidencji.

 

Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony  - podsumowanie

Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony w wersji 3.20 staje się prostsze i bardziej przejrzyste — od automatycznego rozpoznawania rodzaju nadgodziny, przez graficzną analizę realizacji harmonogramu, po spójną obsługę nadgodzin w zadaniowym systemie czasu pracy. Chcesz sprawdzić, jak nowy moduł rozliczania czasu pracy w Time Harmony może uprościć pracę Twojego działu kadr? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną prezentację systemu.

 

cta_2025
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-08-11 - Rejestracja i rozliczanie czasu pracy, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

Umowa zlecenie a urlop – czy zleceniobiorcy przysługuje urlop?

Umowa zlecenie a urlop – krótka odpowiedź

Czy osobie zatrudnionej na zleceniu należy się płatne wolne tak jak pracownikowi etatowemu? Odpowiedź jest jednoznaczna — co do zasady nie. Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734–751), a prawo do urlopu wypoczynkowego wynika wyłącznie z Kodeksu Pracy i przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie oznacza to jednak, że zleceniobiorca nigdy nie może mieć płatnego wolnego — wszystko zależy od tego, co strony zapiszą w umowie. Ponieważ jesteśmy w połowie sezonu urlopowego  zagadnienie: umowa zlecenie a urlop to temat naszego dzisiejszego wpisu.

 

Dlaczego zleceniobiorca nie ma automatycznego prawa do urlopu

Kluczowa różnica między umową zlecenie a umową o pracę leży w samej konstrukcji prawnej stosunku. Umowa o pracę tworzy stosunek pracy w rozumieniu Kodeksu Pracy, z którego automatycznie wynika cały pakiet uprawnień pracowniczych: urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, płatne nadgodziny czy ochrona przed zwolnieniem. Umowa zlecenie takiego stosunku nie tworzy — zleceniobiorca świadczy usługi na rzecz zleceniodawcy na zasadach cywilnoprawnych, z większą swobodą co do miejsca i czasu wykonywania zlecenia, ale bez pakietu przywilejów pracowniczych.

Praktyczna konsekwencja jest prosta: jeśli zleceniobiorca nie wykonuje zlecenia (bo wyjechał na urlop), a umowa nie przewiduje inaczej, nie otrzymuje za ten czas wynagrodzenia. Wynagrodzenie na zleceniu z zasady przysługuje za faktycznie wykonaną pracę, nie za sam upływ czasu.

Warto też wiedzieć, czego unikać przy takim zapisie. Wprowadzenie do treści umowy zlecenia pojęć zarezerwowanych dla Kodeksu Pracy — takich jak „urlop wypoczynkowy”, „urlop na żądanie” czy „ekwiwalent za urlop” — może zostać potraktowane przez Państwową Inspekcję Pracy jako sygnał, że strony w rzeczywistości ukryły pod zleceniem stosunek pracy (art. 22 § 1 Kodeksu Pracy). Bezpieczniejsze sformułowanie to „płatna przerwa w wykonywaniu zlecenia” lub „okres niewykonywania usług z zachowaniem prawa do wynagrodzenia”.

 

Jak legalnie zapewnić zleceniobiorcy płatną przerwę w zleceniu

Skoro umowa zlecenie a urlop w rozumieniu Kodeksu Pracy się wykluczają, a mimo to firma chce dać zleceniobiorcy płatne wolne, rozwiązaniem jest precyzyjny zapis umowny. Dobra klauzula powinna określać:

  • liczbę dni w roku kalendarzowym, w których zleceniobiorca może nie wykonywać zlecenia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
  • zasadę naliczania wynagrodzenia za ten okres (np. na podstawie średniej z poprzednich miesięcy),
  • tryb zgłaszania takiej przerwy zleceniodawcy.

Bez takiego zapisu każdy dzień, w którym zleceniobiorca nie pracuje, oznacza dla niego brak przychodu za te godziny — zwłaszcza przy rozliczeniu stawką godzinową, gdzie liczba przepracowanych godzin wynosi wtedy po prostu zero.

 

Umowa zlecenie a staż pracy 2026 – czy to zmienia coś w kwestii urlopu?

Od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym (a od 1 maja 2026 r. również w sektorze prywatnym) obowiązują nowe zasady liczenia stażu pracy, wprowadzone ustawą z dnia 26 września 2025 r. o zmianie Kodeksu Pracy. Do okresu zatrudnienia wliczane są teraz również okresy wykonywania umów zlecenia, o ile podlegały oskładkowaniu i zostaną potwierdzone zaświadczeniem z ZUS.

To dobra wiadomość dla osób, które przez lata pracowały na zleceniach, a potem przeszły na etat — ich wcześniejszy staż może przełożyć się na wyższy wymiar urlopu (26 zamiast 20 dni po przekroczeniu 10 lat stażu). Trzeba jednak wyraźnie oddzielić dwie sprawy: nowelizacja wpływa na uprawnienia pracownicze po podjęciu zatrudnienia na umowę o pracę. Jeśli ktoś nadal pracuje wyłącznie na zleceniu, ta zmiana sama w sobie nie daje mu prawa do urlopu — o urlopie na zleceniu wciąż decyduje wyłącznie zapis w umowie. Więcej o samej reformie i obowiązkach dokumentacyjnych pracodawcy piszemy w osobnym wpisie: Dokumentowanie stażu pracy 2026 – terminy i zmiany w Kodeksie Pracy.

 

Minimalna stawka godzinowa a dni wolne na zleceniu

Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców wynosi 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1242). Ta gwarancja chroni wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny i nie ma nic wspólnego z prawem do urlopu — jeśli zleceniobiorca nie pracuje, a umowa nie przewiduje płatnej przerwy, stawka minimalna za te godziny po prostu się nie nalicza. Dlatego przy rozliczeniach godzinowych szczególnie ważne jest rzetelne prowadzenie ewidencji czasu wykonywania zlecenia — to ona jest podstawą zarówno do wypłaty zgodnej ze stawką minimalną, jak i do rozliczenia ewentualnej płatnej przerwy.

 

Jak Time Harmony wspiera rozliczanie zleceniobiorców

System Time Harmony pozwala rejestrować czas wykonywania czynności także dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie — niezależnie od tego, czy rozliczenie odbywa się stawką godzinową, czy ryczałtem. Dzięki temu firma ma w jednym miejscu dane potrzebne do:

  • wykazania zgodności wynagrodzenia z minimalną stawką godzinową,
  • wygenerowania raportu kosztowego dla konkretnego zlecenia,
  • prawidłowego udokumentowania ewentualnej płatnej przerwy w wykonywaniu zlecenia — bez pomyłkowego nazywania jej „urlopem” w dokumentacji.

Moduł Ewidencja Czynności daje również możliwość rejestracji czasu czynności, jaki dany pracownik wykonał na umowie zleceniu, co bardzo ułatwia proces odbioru zleconych prac.  Jeśli w Twojej firmie zleceniobiorcy pracują nad konkretnymi zleceniami, warto też zajrzeć do naszego wpisu o tym, jak Time Harmony usprawnia rozliczanie zleceniobiorców — pokazujemy tam m.in. darmowy wzór rejestru godzin realizacji zlecenia.

Sprawdź Moduł Ewidencja Czynności →

 

Podsumowanie

Umowa zlecenie a urlop to relacja, w której odpowiedź „nie” jest punktem wyjścia, a nie ostatecznym wyrokiem — zleceniobiorca nie ma ustawowego prawa do urlopu, ale strony mogą wprowadzić do umowy płatną przerwę w wykonywaniu zlecenia, jeśli zrobią to precyzyjnie i bez mylenia pojęć z Kodeksu Pracy. Zmiany w liczeniu stażu pracy od 2026 r. nie tworzą prawa do urlopu na samym zleceniu, a jedynie wpływają na przyszłe uprawnienia po przejściu na etat. Dla firm zatrudniających zleceniobiorców kluczowe pozostaje rzetelne rozliczanie czasu wykonywania zlecenia — a to właśnie ułatwia Time Harmony.

cta_2025
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-08-10 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments
Featured Image

Upały w pracy przepisy BHP – jak dokumentować przerwy i skrócony czas pracy

Fale upałów z temperaturą sięgającą 40 stopni stają się nową normą nie tylko dla południowej części naszego kontynentu. Coraz częściej występują również w środkowej części Europy, która do tej pory charakteryzowała się klimatem umiarkowanym. W efekcie rządzący są zmuszeni wprowadzać przepisy chroniące pracowników przed skutkami upałów, a pracodawcy muszą trzymać rękę na pulsie i wdrażać te przepisy na bieżąco — również w Polsce, gdzie temat „upały w pracy przepisy BHP" nabiera coraz większego znaczenia.

Nowe, ostrzejsze limity temperatur zaczną obowiązywać dopiero od stycznia 2027 r., ale już teraz warto wiedzieć, jakie obowiązki ma pracodawca oraz jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany — w tym jak rzetelnie dokumentować przerwy i skrócony czas pracy w systemie ewidencji czasu pracy.

Jakie obowiązki ma pracodawca podczas upałów już dziś

Zgodnie z art. 207 § 1 Kodeksu Pracy pracodawca ma ogólny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy — również w czasie upałów. W praktyce, na dziś, oznacza to konkretnie:

  • obowiązek zapewnienia darmowych, zimnych napojów, gdy temperatura w pomieszczeniu przekracza 28°C lub 25°C przy pracy na otwartej przestrzeni (rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp),
  • obowiązek reagowania na sygnały złego samopoczucia pracowników i umożliwienia im odpoczynku,
  • brak — obecnie — sztywnego, ustawowego limitu temperatury, powyżej którego praca musi zostać automatycznie wstrzymana.

Innymi słowy: latem 2026 r. decyzja o skróceniu dnia pracy, dodatkowych przerwach czy przeniesieniu części zadań na chłodniejsze godziny należy w dużej mierze do pracodawcy — ale odpowiednie udokumentowanie takich decyzji jest równie ważne jak sama decyzja, zwłaszcza podczas kontroli PIP.

 

Upały w pracy przepisy BHP  – co się zmienia w 2027 roku

9 lipca 2026 r. minister rodziny, pracy i polityki społecznej podpisała rozporządzenie zmieniające ogólne przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy — pierwsze w historii polskiego prawa pracy, które wprowadza maksymalne temperatury pracy. Dokument ogłoszono 10 lipca 2026 r. (Dz.U. poz. 927) i wejdzie w życie po sześciu miesiącach, czyli 11 stycznia 2027 r.

Nowe limity, które zaczną obowiązywać, to w uproszczeniu dwa osobne progi:

  • 28°C (prace lekkie/biurowe) i 25°C (prace ciężkie w pomieszczeniach oraz wszystkie prace na zewnątrz) — próg, po którego przekroczeniu pracodawca musi wdrożyć rozwiązania techniczne (np. klimatyzację) lub organizacyjne (dodatkowe przerwy, skrócenie czasu pracy, zmiana godzin pracy), ustalone po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami,
  • 35°C w pomieszczeniach (dla każdego rodzaju prac) i 32°C na otwartej przestrzeni (dla prac ciężkich) — dopiero ten, wyższy próg oznacza obowiązkowe czasowe wstrzymanie pracy, z zachowaniem prawa pracownika do pełnego wynagrodzenia za ten czas.

28°C/25°C to próg reakcji organizacyjnej, a 35°C/32°C to dopiero próg, przy którym pracę trzeba faktycznie przerwać. Warto też wiedzieć, że nowe przepisy nie obejmują wszystkich branż bez wyjątku — rozporządzenie wyłącza spod obowiązku maksymalnej temperatury m.in. służby mundurowe, żołnierzy oraz pracowników instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 (żłobków).

⚠️  To ważne rozróżnienie: powyższe normy odnoszą się do przepisów, które dopiero wejdą w życie od stycznia 2027 r. Podczas obecnej fali upałów w 2026 r. te limity jeszcze nie obowiązują — obowiązuje wyłącznie obowiązek zapewnienia napojów opisany wyżej.

 

Jak przygotować firmę na zmiany, zanim wejdą w życie

Sześć miesięcy vacatio legis to dobry moment, żeby uporządkować procesy, zanim staną się prawnym wymogiem, a nie dopiero wtedy, gdy zacznie ich brakować. Warto już teraz:

  • ustalić wewnętrzną procedurę reagowania na wysokie temperatury (kto podejmuje decyzję o dodatkowej przerwie lub skróceniu dnia, jak jest ona komunikowana zespołowi),
  • zadbać, by każda taka decyzja była rejestrowana w ewidencji czasu pracy, a nie tylko ustalana ustnie — to zabezpiecza firmę podczas kontroli PIP, która w okresach upałów częściej sprawdza zakłady pracy,
  • sprawdzić, czy system ewidencji czasu pracy pozwala na elastyczne rejestrowanie zdarzeń takich jak dodatkowa przerwa czy skrócony dzień, bez ręcznego przeliczania godzin.

 

Dokumentowanie przerw i skróconego czasu pracy w praktyce

Niezależnie od tego, czy chodzi o dodatkową przerwę podczas upału, czy o wcześniejsze zakończenie pracy w danym dniu, każde takie zdarzenie powinno zostać odnotowane w ewidencji czasu pracy — inaczej podczas rozliczenia miesięcznego pojawi się niedoczas trudny do wyjaśnienia.

W systemie Time Harmony taką sytuację obsługuje się poprzez absencje — użytkownik może zdefiniować dowolny rodzaj absencji, np. „przestój/zwolnienie z przyczyn BHP", i tak właśnie oznaczyć wcześniejsze zwolnienie pracownika do domu z powodu upału.

Dzięki temu:

  • pracodawca ma pełny, zgodny z przepisami zapis, kiedy i dlaczego skrócono czas pracy lub ją wstrzymano,
  • w ewidencji od razu widać, że zdarzenie nie tworzy zaległości do odpracowania,
  • dane są gotowe do wglądu podczas ewentualnej kontroli PIP, bez ręcznego odtwarzania sytuacji z pamięci kierownika zmiany.

 

Kodeks Pracy a organizacja pracy podczas fali upałów

Kodeks Pracy nie zawiera dziś przepisu wprost regulującego pracę w wysokiej temperaturze, ale kilka jego przepisów ma bezpośrednie znaczenie przy organizowaniu pracy w upale:

  • art. 207 § 1 Kodeksu Pracy — ogólny obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, z którego wynika też obowiązek reagowania na upały,
  • art. 134 Kodeksu Pracy — prawo do 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy przy dniu pracy wynoszącym co najmniej 6 godzin — w praktyce to naturalny punkt, w którym można zaplanować dodatkową przerwę „chłodzącą",
  • ogólne przepisy bhp dotyczące zapewnienia odpowiednich warunków w pomieszczeniach pracy.

Warto pamiętać, że każda modyfikacja standardowego rozkładu przerw powinna być spójna z obowiązującym w firmie regulaminem pracy lub układem zbiorowym — a wprowadzone zmiany najlepiej od razu odzwierciedlić w systemie ewidencji czasu pracy.

 

Podsumowanie

Upały w pracy przepisy BHP to temat, w którym najważniejsze jest rozróżnienie tego, co obowiązuje dziś, od tego, co dopiero wejdzie w życie od stycznia 2027 r. Już teraz warto jednak wypracować w firmie procedurę reagowania na wysokie temperatury i konsekwentnie dokumentować każdą dodatkową przerwę czy skrócony dzień pracy w systemie ewidencji czasu pracy — to najlepsze zabezpieczenie zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników.

 

cta_2025
Poznaj nasz system

 

Marzena Pająk - 2026-08-05 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments
Featured Image

Zasiłek chorobowy w ciąży od pierwszego dnia – co zakłada projekt zmian w L4?

Zasiłek chorobowy w ciąży od pierwszego dnia niezdolności do pracy mógłby w przyszłości wypłacać ZUS, a nie pracodawca — tak zakłada projekt zmian w Kodeksie Pracy, który 9 czerwca 2026 r. przeszedł pierwsze czytanie w Sejmie. To wciąż propozycja na wczesnym etapie prac legislacyjnych, ale warto już dziś wiedzieć, co się zmieni, dla kogo i jakie mogą być tego konsekwencje dla firm zatrudniających kobiety.

 

Jak dziś wygląda finansowanie L4 w ciąży?

Obecnie za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (14 dni w przypadku pracowników po 50. roku życia) wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca. Dopiero od 34. dnia obowiązek ten przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych, wypłacając zasiłek chorobowy z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS).

W przypadku ciąży zasada podziału na 33 dni pracodawcy i kolejne dni z ZUS obowiązuje tak samo, jak u pozostałych pracowników — różnica dotyczy wyłącznie wysokości świadczenia. Zgodnie z Kodeksem Pracy niezdolność do pracy przypadająca w okresie ciąży jest już dziś wynagradzana w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru, niezależnie od tego, czy płaci pracodawca, czy ZUS. Maksymalny okres pobierania zasiłku w związku z ciążą to 270 dni.

Problem, na który wskazują autorzy nowego projektu, dotyczy więc nie kwoty świadczenia, lecz tego, kto je finansuje w pierwszych tygodniach zwolnienia — i jak duże jest to obciążenie dla mniejszych firm.

 

Zasiłek chorobowy w ciąży od pierwszego dnia – co zakłada projekt ustawy

Projekt nowelizacji Kodeksu Pracy oraz ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (druk sejmowy nr 2416) zakłada, że zasiłek chorobowy w ciąży od pierwszego dnia niezdolności do pracy wypłacałby wyłącznie ZUS z FUS — bez udziału finansowego pracodawcy w pierwszych 33 dniach.

Kluczowe założenia projektu:

  • Pracodawca nie ponosiłby już kosztów pierwszych 33 dni zwolnienia lekarskiego pracownicy w ciąży.
  • Świadczenie nadal wynosiłoby 100 proc. podstawy wymiaru wynagrodzenia — dla samej pracownicy nic się nie zmienia finansowo.
  • Maksymalny okres pobierania zasiłku (270 dni) pozostaje bez zmian.
  • Zasady wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) nie ulegają modyfikacji.

Projekt zgłosili posłowie Polski 2050. 9 czerwca 2026 r. odbyło się jego pierwsze czytanie na posiedzeniu Sejmu, po którym trafił do dalszych prac w Nadzwyczajnej Komisji do spraw zmian w kodyfikacjach. Oznacza to, że przed wejściem w życie musi jeszcze przejść m.in. prace komisyjne, drugie i trzecie czytanie w Sejmie, głosowanie w Senacie oraz podpis prezydenta — na obecnym etapie nie ma więc pewnej daty wejścia przepisów w życie.

 

Dlaczego zmiana ma pomóc kobietom na rynku pracy

Autorzy projektu argumentują, że obecny system może zniechęcać część pracodawców — zwłaszcza mniejsze firmy — do zatrudniania młodych kobiet na umowę o pracę. Wynika to z podwójnego obciążenia: konieczności finansowania wynagrodzenia chorobowego oraz jednoczesnego zorganizowania zastępstwa na czas nieobecności.

Przeniesienie tego kosztu na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych ma, zdaniem wnioskodawców, ograniczyć ryzyko dyskryminacji kobiet w procesach rekrutacyjnych i zachęcić firmy do oferowania stabilniejszych form zatrudnienia zamiast umów cywilnoprawnych. Pośrednio projekt wpisuje się też w szerszą dyskusję o polityce demograficznej i wsparciu rodzin w Polsce.

 

Ile będzie kosztować reforma i jakie budzi wątpliwości

Zmiana oznaczałaby dodatkowe obciążenie dla FUS. Według szacunków przywoływanych przez media branżowe, dodatkowy koszt dla funduszu to około 1,5 mld zł rocznie — część tej kwoty to po prostu koszty, które dziś ponoszą pracodawcy i które po zmianie przesunęłyby się na system ubezpieczeń społecznych.

Eksperci zwracają uwagę na ryzyko nadużyć, np. krótkiego zatrudniania pracownicy z wysokim wynagrodzeniem tuż przed rozpoczęciem zwolnienia w celu podniesienia podstawy wymiaru świadczenia. W toku dalszych prac legislacyjnych mogą się więc pojawić dodatkowe mechanizmy kontrolne, ograniczające tego typu praktyki.

 

Jak przygotować firmę na zmiany w finansowaniu L4 w ciąży

Nawet jeśli projekt zmieni się jeszcze w toku prac sejmowych, samo pojawienie się tematu w debacie publicznej to dobry moment, żeby uporządkować w firmie sposób obsługi absencji związanych z ciążą i chorobą. Niezależnie od tego, kto finansuje dany etap zwolnienia, pracodawca musi je prawidłowo ewidencjonować, rozliczać i planować zastępstwa.

W tym miejscu pomaga system Time Harmony — moduł elektronicznych wniosków urlopowych i absencji pozwala rejestrować zwolnienia lekarskie razem z innymi typami nieobecności, kontrolować limity i historię, a menedżerom daje bieżący wgląd w to, ile osób w zespole aktualnie przebywa na L4. Dzięki temu planowanie zastępstw i organizacja pracy w firmie są prostsze, niezależnie od tego, jak ostatecznie zostaną ukształtowane przepisy o finansowaniu zasiłków.

Warto też pamiętać, że zmiany w przepisach o zwolnieniach lekarskich pojawiają się w tym roku regularnie — o tym, co już weszło w życie w kwietniu 2026 r. (m.in. nowe zasady kontroli ZUS i dozwolonych czynności podczas L4), piszemy w artykule Nowe zasady L4 od 13 kwietnia 2026 r..

 

Podsumowanie

Projekt wprowadzający zasiłek chorobowy w ciąży od pierwszego dnia to na razie propozycja legislacyjna, a nie obowiązujące prawo — znajduje się we wczesnej fazie prac w Sejmie. Jeśli zostanie uchwalony, koszt pierwszych 33 dni zwolnienia lekarskiego pracownicy w ciąży przejmie ZUS, co ma odciążyć pracodawców i ograniczyć obawy przed zatrudnianiem młodych kobiet. Do tego czasu warto śledzić dalsze etapy prac nad ustawą i — niezależnie od ich wyniku — zadbać o to, by absencje związane z ciążą i chorobą były w firmie ewidencjonowane sprawnie i zgodnie z przepisami.

 

cta_2025
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-07-24 - Prawo pracy, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

Jak ustawić cele wydajnościowe dla zespołu i monitorować ich realizację

Cele wydajnościowe dla zespołu to jeden z najskuteczniejszych sposobów na przełożenie strategii firmy na codzienną pracę magazynu, linii produkcyjnej czy zespołu usługowego.

Problem pojawia się wtedy, gdy target ustala się „na oko”, bez oparcia w rzetelnych danych i bez narzędzia do bieżącego monitorowania jego realizacji. W efekcie cele bywają nierealne, demotywujące albo po prostu niemierzalne.

W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak ustawić cele wydajnościowe dla zespołu w oparciu o zaawansowane normy i jak monitorować ich realizację na bieżąco – zamiast dowiadywać się o problemie dopiero na koniec miesiąca.

Czym są cele wydajnościowe  i dlaczego warto je formalizować

Cel wydajnościowy to skonkretyzowana, mierzalna wartość referencyjna, do której odnosi się rzeczywisty wynik pracy pracownika, zespołu lub całej lokalizacji w określonym czasie.

W przeciwieństwie do ogólnego oczekiwania w stylu „pracujcie szybciej”, dobrze skonstruowany target opiera się na normie wydajnościowej przypisanej do konkretnej czynności i uwzględnia realne warunki jej wykonywania.

Formalizacja celów wydajnościowych przynosi korzyści w kilku obszarach:

• obiektywizacja oceny pracy – wynik porównywany jest do liczby, a nie do subiektywnego wrażenia przełożonego,
• podstawa do systemów premiowych i akordowych – premia naliczana jest od jasno określonego progu realizacji,
• wczesne wykrywanie odchyleń – spadek wydajności widać, zanim przełoży się na opóźnienia w realizacji zamówień,
• lepsze planowanie zasobów – znając realną wydajność zespołu, łatwiej zaplanować obsadę na kolejne dni czy zmiany.

Cele wydajnościowe dla zespołu mają jednak sens tylko wtedy, gdy są oparte na rzetelnych normach i regularnie monitorowane – w przeciwnym razie stają się liczbą bez pokrycia w rzeczywistości.

Od czego zacząć: analiza czynności i wybór właściwej normy wydajnościowej

Zanim ustawisz target, warto odpowiedzieć na pytanie: co dokładnie mierzymy? Przyjmowanie jednej, uśrednionej normy dla całego magazynu czy działu, niezależnie od tego, czy pracownik kompletuje drobnicę, przewozi palety, czy pracuje przy stanowisku pakowania jest błędem i nie dostarczy danych do rzetelnej analizy.

Punktem wyjścia powinna być analiza rzeczywiście wykonywanych czynności: ich rodzaju, czasu trwania i warunków, w jakich są realizowane. Dopiero na tej podstawie można przypisać normę, która odzwierciedla realia pracy, a nie uśredniony obraz całej organizacji.

Zaawansowane normy w Time Harmony – jak sparametryzować cel do realiów pracy

System Time Harmony udostępnia kilkanaście gotowych norm wydajnościowych do wyboru, dzięki czemu każdą czynność można sparametryzować indywidualnie – w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, wielkości magazynu czy specyfiki danej lokalizacji. Zamiast jednej, uniwersalnej normy „na cały zakład”, każda czynność może mieć własny punkt odniesienia.

W praktyce oznacza to, że:
• ta sama czynność (np. kompletacja) może mieć różne normy w różnych lokalizacjach – bo inny jest układ magazynu, inna odległość między strefami,
• normy mogą być różnicowane względem kontrahenta, grupy towarowej czy zespołu,
• wyniki prezentowane są zarówno jako wydajność nominalna (liczba wykonanych jednostek na godzinę), jak i wydajność procentowa (stopień realizacji normy), co pozwala błyskawicznie ocenić jakość pracy w skali mikro (pojedynczy pracownik) i makro (cały zespół czy lokalizacja).

Więcej o tym mechanizmie znajdziesz na stronie systemu do mierzenia wydajności.

W skrócie: dlaczego jedna norma na wszystko nie działa
• Uśredniona norma ukrywa różnice między lokalizacjami i rodzajami pracy.
• Kilkanaście norm do wyboru w Time Harmony pozwala dopasować target do realiów, a nie odwrotnie.
• Wynik można odczytać nominalnie (sztuki na godzinę) i procentowo (% realizacji normy).

Krok po kroku: jak ustawić cele wydajnościowe dla zespołu

1. Zmapuj czynności i przypisz normy. Podziel pracę zespołu na konkretne czynności i przypisz im odpowiednią normę spośród dostępnych w systemie, uwzględniając lokalizację i rodzaj pracy.
2. Ustal punkt odniesienia na podstawie danych historycznych. Zanim narzucisz target, sprawdź, jaka wydajność była realizowana dotychczas. Cel oderwany od danych historycznych łatwo staje się nierealny.
3. Zdefiniuj target per zespół, pracownik i okres rozliczeniowy. Ustal, czy cel dotyczy dnia, tygodnia czy miesiąca oraz czy odnosi się do pojedynczego pracownika, zmiany czy całej lokalizacji.
4. Skonfiguruj sposób pomiaru. Zdecyduj, czy wynik ma być prezentowany nominalnie, procentowo, czy w obu ujęciach jednocześnie – w zależności od odbiorcy raportu (operacyjny czy zarządczy).
5. Zakomunikuj cel zespołowi. Target, o którym pracownicy nie wiedzą, nie motywuje. Warto udostępnić widoczność realizacji celu również na poziomie zespołu.
6. Wdróż mechanizm bieżącego monitorowania i reagowania. Ustaw pulpit menedżerski, który pokaże realizację celu na bieżąco, a nie dopiero w raporcie na koniec miesiąca (patrz sekcja poniżej).

Kto uzupełnia dane o realizacji celu – rola przełożonego (nowość w wersji 3.19)

Rzetelność targetu zależy od jakości danych, na podstawie których jest liczony. Problem w tym, że część parametrów potrzebnych do prawidłowego rozliczenia czynności – np. numer zlecenia, liczba palet czy inne dane wymagające decyzji lub weryfikacji – nie powinna być uzupełniana przez samego pracownika w momencie rejestracji na terminalu. Często w tym momencie po prostu nie da się ich jednoznacznie ustalić.

W wersji 3.19 Time Harmony wprowadził mechanizm, który przenosi uzupełnianie takich danych na przełożonego:
• w drzewie czynności można oznaczyć, które atrybuty ma uzupełniać przełożony, a nie pracownik,
• wskazane atrybuty są wtedy ukryte na terminalu podczas rejestracji czynności przez pracownika,
• zdarzenia wymagające uzupełnienia są oznaczone flagą i widoczne na liście „do reakcji” na ekranie zdarzeń czasu pracy – zbiorczo, dla wszystkich podwładnych naraz.

Dzięki temu dane leżące u podstaw celu wydajnościowego trafiają do systemu z właściwego źródła, a przełożony od razu widzi, które czynności wymagają jego uzupełnienia. Szczegóły tej funkcji opisaliśmy w aktualizacji do wersji 3.19.

W skrócie: dane u podstaw targetu
• Wybrane atrybuty czynności (np. liczba palet, numer zlecenia) uzupełnia przełożony, nie pracownik.
• Atrybuty te są ukryte na terminalu podczas rejestracji przez pracownika.
• Zdarzenia „do uzupełnienia” są widoczne zbiorczo na jednej liście – z flagą i filtrem.

Monitorowanie realizacji celów na pulpitach menedżerskich w czasie rzeczywistym

Ustawienie celu to dopiero połowa pracy – druga połowa to bieżące monitorowanie jego realizacji. Time Harmony udostępnia w pełni konfigurowalne pulpity menedżerskie, na których każdy użytkownik może samodzielnie zaprojektować układ widgetów i zakres prezentowanych danych.

Na pulpicie menedżerskim można na bieżąco obserwować m.in.:

• średnią wydajność ogólną oraz wydajność dla czynności produktywnych normowanych,
• ranking wydajności TOP 10 – kto realnie napędza wynik zespołu,
• dane narastająco, godzina po godzinie, co pozwala zareagować na spadek tempa pracy jeszcze w trakcie zmiany, a nie dopiero następnego dnia,
• wydajność pracowników w czasie – w rozbiciu na dzień, tydzień i miesiąc, co ułatwia wychwycenie sezonowości i trwałych trendów,
• dane z podziałem na lokalizacje, działy i zespoły – przydatne przy porównywaniu wielu punktów jednocześnie.

Dane dostępne są online, a dodatkowo można je eksportować do Excela, ustawić automatyczne raporty mailowe albo skorzystać z integracji z Power BI do bardziej zaawansowanej analizy.

W skrócie: co daje bieżący monitoring realizacji celów
• Realizację celu widać godzina po godzinie, a nie dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego.
• Pulpit menedżerski można dowolnie skonfigurować – widgety, lokalizacje, zespoły.
• Dane eksportujesz do Excela lub Power BI i automatyzujesz ich dystrybucję mailem.

Co zrobić, gdy zespół nie realizuje targetów – reagowanie na dane

Sam pomiar nie poprawia wydajności – liczy się to, co dzieje się po zaobserwowaniu odchylenia. Kilka zasad, które warto stosować:

• Analizuj przyczynę, zanim wyciągniesz wnioski – spadek wydajności może wynikać z innej czynności, innej lokalizacji albo błędnie dobranej normy, a nie z mniejszego zaangażowania zespołu. Granularne dane per czynność i lokalizacja pozwalają to zweryfikować.
• Patrz na trend, nie na pojedynczy dzień – jednorazowe odchylenie to często naturalna zmienność, nie sygnał do interwencji.
• Porównuj wynik indywidualny z wynikiem zespołowym – ranking wydajności pomaga odróżnić problem systemowy od pojedynczego przypadku.
• Zweryfikuj, czy norma wciąż jest realistyczna – jeśli zmieniły się warunki pracy (np. układ magazynu, asortyment), warto zaktualizować normę, zanim uzna się cel za nieosiągalny.

 

Najczęstsze błędy przy ustawianiu celów wydajnościowych

• Jedna norma dla wszystkich lokalizacji i rodzajów pracy – ignoruje różnice w warunkach i prowadzi do niesprawiedliwej oceny.
• Cel ustalony bez oparcia w danych historycznych – target „z powietrza” zwykle okazuje się albo zbyt łatwy, albo demotywująco wysoki.
• Brak komunikacji celu zespołowi – pracownicy nie wiedzą, do czego dążą i jak wygląda ich bieżący wynik.
• Monitorowanie tylko na koniec okresu rozliczeniowego – problem wychwytywany za późno, gdy strata czasu jest już nie do odrobienia.
• Uzupełnianie krytycznych danych przez pracownika zamiast przełożonego – tam, gdzie dana wymaga weryfikacji (np. liczba palet, numer zlecenia), jej jakość powinien potwierdzać przełożony, a nie osoba wykonująca czynność w biegu.

Chcesz zobaczyć, jak zaawansowane normy i pulpity menedżerskie Time Harmony sprawdzą się w Twojej organizacji? Umów bezpłatną prezentację systemu.

czas pracy
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-07-22 - Mierzenie czynności i wydajności, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

35-godzinny tydzień pracy w Polsce – projekt ustawy, pilotaż 2026 i pomiar wydajności zespołu

35-godzinny tydzień pracy przeszedł w Polsce z etapu zapowiedzi do etapu konkretnych działań legislacyjnych i praktycznych testów. W Sejmie procedowany jest poselski projekt ustawy zakładający stopniowe obniżenie normy czasu pracy z 40 do 35 godzin tygodniowo, a od 1 stycznia 2026 roku trwa ogólnopolski, rządowy pilotaż skróconego czasu pracy obejmujący blisko 100 firm i ponad 5 tysięcy pracowników. W tym artykule sprawdzamy, na jakim etapie są obie te inicjatywy, jak wygląda to na tle innych krajów Europy oraz jak firmy mogą wiarygodnie zmierzyć, czy krótszy tydzień pracy nie odbija się na wydajności zespołu.

1. Polska na tle krajów europejskich

Polska od lat plasuje się w czołówce najbardziej zapracowanych krajów Unii Europejskiej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podstawowa norma czasu pracy określona w Kodeksie Pracy wynosi 40 godzin tygodniowo, co w praktyce oznacza 8 godzin dziennie przez 5 dni w tygodniu. Kodeks Pracy dopuszcza wprawdzie inne systemy organizacji czasu pracy – równoważny, w ruchu ciągłym, przerywany, zadaniowy czy weekendowy – jednak dla większości pracujących w Polsce tydzień pracy wciąż sprowadza się do modelu podstawowego.Skrócenie tygodniowej normy czasu pracy argumentowane jest koniecznością dostosowania warunków pracy do oczekiwań młodszych pokoleń wchodzących na rynek pracy oraz potrzebą lepszej równowagi między pracą a życiem prywatnym. To także krok w kierunku, w którym od lat podąża znaczna część krajów europejskich.

Skrócenie tygodniowej normy czasu pracy argumentowane jest koniecznością dostosowania warunków pracy do oczekiwań młodszych pokoleń wchodzących na rynek pracy oraz potrzebą lepszej równowagi między pracą a życiem prywatnym. To także krok w kierunku, w którym od lat podąża znaczna część krajów europejskich.

2. 35-godzinny tydzień pracy – aktualny stan projektu ustawy (2026)

W 2026 roku dyskusja o 35-godzinnym tygodniu pracy przeszła z etapu zapowiedzi w etap konkretnego projektu legislacyjnego. Do Sejmu trafił poselski projekt ustawy zakładający stopniowe, rozłożone na trzy lata skrócenie tygodniowej normy czasu pracy z przeciętnie 40 do przeciętnie 35 godzin, bez obniżenia dotychczasowego wynagrodzenia. Zgodnie z założeniami projektu przez pierwsze dwa lata norma miałaby wynosić 38 godzin tygodniowo, a docelowo, w trzecim roku – 35 godzin.

Zaproponowane brzmienie znowelizowanego art. 129 § 1 Kodeksu Pracy przewiduje, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 35 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Projekt obejmuje zmiany nie tylko w samym Kodeksie Pracy, ale też w 32 innych ustawach regulujących czas wykonywania pracy, pełnienia służby oraz odbywania przygotowania zawodowego lub praktyk.

W uzasadnieniu projektu przywołano m.in. dane o wpływie długiego czasu pracy na zdrowie: ryzyko udaru mózgu rośnie o 10% przy tygodniowym wymiarze 41–48 godzin i aż o 33% przy pracy powyżej 55 godzin tygodniowo. Projekt zyskał poparcie części central związkowych, w tym Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych, a wcześniej – na etapie prac koncepcyjnych – pozytywną opinię Szefa Państwowej Inspekcji Pracy, który wskazywał na przewagę korzyści nad potencjalnymi zagrożeniami. Obecnie projekt znajduje się na etapie dalszych konsultacji, dlatego warto na bieżąco śledzić jego status – ewentualne wejście w życie nowej normy będzie oznaczać konieczność przebudowy systemów rozliczania czasu pracy praktycznie w każdej firmie w Polsce.

3. Rządowy pilotaż skróconego czasu pracy – jak przebiega

Niezależnie od losów projektu ustawy, od 1 stycznia 2026 roku trwa odrębny, rządowy pilotaż skróconego czasu pracy prowadzony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, z zachowaniem dotychczasowego wynagrodzenia uczestników. Do naboru, który zakończył się we wrześniu 2025 roku, zgłosiło się blisko 2000 firm i podmiotów publicznych – od technologicznych startupów po zakłady produkcyjne. Ostatecznie w programie testowanym przez cały 2026 rok bierze udział blisko 100 firm z sektora prywatnego i publicznego oraz ponad 5 tysięcy pracowników.

Program nie narzuca jednego rozwiązania – firmy mogły wybrać jeden z kilku modeli:

  • klasyczny 4-dniowy tydzień pracy przy zachowaniu pełnego tygodniowego wymiaru godzin,
  • realne skrócenie tygodniowej normy godzin, np. do 32 godzin,
  • rozwiązania pośrednie, w tym elastyczną kompresję tygodnia pracy dopasowaną do indywidualnych potrzeb zespołu, wymagającą sprawnego tworzenia harmonogramów pracy.

Pierwsze miesiące pilotażu pokazują, że skrócenie czasu pracy najlepiej sprawdza się w organizacjach, które wcześniej uporządkowały procesy i zwiększyły poziom automatyzacji. Pełna ocena wyników ma zostać przedstawiona wiosną 2027 roku.

4. 35 godzin, a nawet mniej – gdzie w Europie pracuje się najkrócej

Jako pierwsi tydzień pracy skrócili Francuzi, którzy już w 2000 roku wprowadzili tzw. „prawo Aubry”, na mocy którego standardowy tydzień pracy został skrócony do 35 godzin. Według danych Eurostatu jeszcze mniej godzin tygodniowo przepracowują Norwedzy (34,2 godziny) i Holendrzy (31,6 godziny). Belgowie korzystają z 4-dniowego tygodnia pracy od 2022 roku.

Warto też spojrzeć na kraje, które – podobnie jak Polska – dopiero testowały skrócenie czasu pracy. Islandia przeprowadziła jeden z najszerzej opisywanych eksperymentów w latach 2015–2019, obejmujący około 2500 pracowników sektora publicznego. Produktywność w większości przypadków utrzymała się na dotychczasowym poziomie lub wzrosła, a samopoczucie pracowników wyraźnie się poprawiło – po zakończeniu testów większość islandzkich pracowników wynegocjowała sobie prawo do krótszego tygodnia pracy na stałe. Hiszpania od 2023 roku prowadzi trzyletni program pilotażowy obejmujący około 200 firm, przy czym rząd częściowo pokrywa koszty związane ze skróceniem czasu pracy – pierwsze sygnały są mieszane, część firm raportuje wzrost efektywności, inne napotykają problemy organizacyjne. W Niemczech podejście jest bardziej oddolne – to poszczególne firmy, w tym Volkswagen, Audi czy Deutsche Telekom, testują własne modele skróconego czasu pracy bez rządowego wsparcia.

5. Trochę historii

Koncepcja skrócenia tygodnia pracy ma długą historię, sięgającą końca XIX wieku, kiedy to ruchy robotnicze walczyły o ograniczenie czasu pracy do 8 godzin dziennie. W szczytowym momencie industrializacji dzień pracy wynosił nawet 18 godzin. W Polsce pięciodniowy tydzień pracy, obowiązujący do dziś, stał się faktem wraz z nadejściem zmian ustrojowych po 1989 roku. Wolne soboty wprowadzano stopniowo – w 1973 roku przyznano pracownikom dwie wolne soboty w roku, potem zwiększono ich liczbę do sześciu, a od 1975 roku pracownicy zyskali 12 wolnych sobót rocznie, czyli jedną na miesiąc. Dziś wolna sobota jest czymś oczywistym – wszystko wskazuje na to, że podobnie, choć w dłuższej perspektywie, może być z piątkiem.

6. Wyzwania dla pracodawców a rozwój technologii

Skrócenie czasu pracy budzi też uzasadnione obawy, dotyczące głównie wzrostu kosztów związanych z koniecznością dostosowania procesów oraz ewentualnego zatrudnienia dodatkowych osób w celu zapewnienia ciągłości produkcyjnej lub usługowej. Wyzwaniem mogą być zwłaszcza sektory, w których już dziś brakuje rąk do pracy. Polski Instytut Ekonomiczny w opracowaniu dotyczącym skrócenia czasu pracy podał, że 51% firm uważa przejście na 4-dniowy tydzień pracy za niemożliwe ze względu na specyfikę swojej branży. Zwolennicy zmian argumentują z kolei, że odpowiedzią na te wyzwania mogą być rozwój nowych technologii, automatyzacja i robotyzacja procesów.

7. Czy korzyści przeważą nad wyzwaniami

Dostępne badania – zarówno zagraniczne, jak i pierwsze obserwacje z polskiego pilotażu – wskazują, że skrócenie czasu pracy może przynieść wiele pozytywnych skutków: poprawę równowagi między pracą a życiem prywatnym, wydłużenie czasu na regenerację, poprawę jakości snu, obniżenie poziomu stresu i wypalenia zawodowego oraz poprawę zdrowia fizycznego.

Skala problemu, z jakim mierzą się dziś polscy pracownicy, jest zresztą znacząca. Według badania UCE Research i platformy ePsycholodzy.pl z czerwca 2026 roku aż 78,3% aktywnych zawodowo Polaków deklaruje co najmniej jeden z 14 symptomów wypalenia zawodowego – to wzrost o 13 punktów procentowych w ciągu zaledwie trzech lat. Warto jednak pamiętać o ryzyku, na które zwracają uwagę eksperci rynku pracy: pracownicy mogą wypełnić dodatkowy dzień wolny dodatkową pracą zarobkową i tym samym stracić większość pozytywnych efektów skróconego tygodnia pracy. To kolejny argument za tym, żeby skutki zmiany monitorować na podstawie twardych danych, a nie deklaracji.

8. Rola systemu RCP w pomiarze wydajności przy krótszym tygodniu pracy

Największa obawa towarzysząca skróceniu czasu pracy brzmi zawsze podobnie: czy firma jest w stanie utrzymać dotychczasowy poziom produktywności, skoro pracownicy spędzają w pracy mniej godzin. Odpowiedź na to pytanie nie powinna opierać się na przeczuciach – wymaga wiarygodnych danych, a te dostarcza system RCP.

Niezależnie od tego, czy projekt 35-godzinnego tygodnia pracy wejdzie w życie, Kodeks Pracy nadal będzie wymagał rzetelnej ewidencji czasu pracy, prawidłowego rozliczania nadgodzin oraz przestrzegania norm odpoczynku – również w firmach, które testują skrócony czas pracy w ramach rządowego pilotażu. System RCP taki jak Time Harmony, połączony z systemem do mierzenia czynności i wydajności, pozwala w praktyce:

  • porównać rzeczywisty czas pracy przed i po wdrożeniu krótszego tygodnia pracy, z podziałem na godziny standardowe, nadgodziny i absencje,
  • zestawić dane o czasie pracy z analizą wykonywanych czynności i wydajności, dzięki czemu widać, czy krótszy czas pracy przekłada się na spadek, czy raczej wzrost efektywności zespołu,
  • zidentyfikować nieproduktywne odcinki czasu pracy, które można wyeliminować zamiast rekompensować krótszy tydzień dodatkowymi nadgodzinami,
  • przygotować raporty niezbędne do oceny pilotażu lub podjęcia decyzji o trwałym wdrożeniu nowego modelu czasu pracy,
  • zachować pełną zgodność z Kodeksem Pracy niezależnie od tego, czy firma działa w systemie podstawowym, równoważnym czy zadaniowym czasie pracy.

Krótszy tydzień pracy zmienia liczbę godzin w grafiku, ale nie zmienia potrzeby rzetelnego mierzenia tego, co dzieje się w tych godzinach. Firmy, które już dziś dysponują wiarygodnymi danymi o czasie pracy i produktywności zespołu, będą w znacznie lepszej pozycji, gdy zmiana normy czasu pracy stanie się faktem.

czas pracy
Poznaj nasz system
Marzena Pająk - 2026-07-16 - Mierzenie czynności i wydajności, Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments
th_logo_wh
O nas
Kariera

©

2023 P2P2 Sp. z o.o. I Wszystkie prawa zastrzeżone