Jak liczyć nadgodziny i jaki dodatek — 50% czy 100% — przysługuje pracownikowi? Kiedy nadgodziny są dopuszczalne, jakie obowiązują limity w 2026 r. i jak prawidłowo je rozliczyć — pieniężnie czy czasem wolnym? W tym artykule znajdziesz komplet aktualnych informacji, w tym nowe, wyższe kary grożące pracodawcy za naruszenie przepisów o czasie pracy.
1. Nadgodziny – kiedy powstają?
Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad:
- obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy,
- przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy
- obowiązującą tygodniową normę czasu pracy
Polecenie wykonywania pracy w nadgodzinach, może być wydane w dowolny sposób, również dorozumiany. I tak, brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie przez pracownika obowiązków służbowych w obecności przełożonego w godzinach przekraczających jego dobowy wymiar pracy może być zakwalifikowane jako polecenie świadczenia pracy w nadgodzinach.
Pracownik ma obowiązek wykonania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych jeśli polecenie jej świadczenia zostało wydane zgodnie z prawem i nie łamie zasad współżycia społecznego i nie jest sprzeczne z umową o pracę.
2. Nadgodziny – dopuszczalność i limity
Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w przypadku:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia, ochrony mienia lub środowiska oraz konieczności usunięcia awarii (powódź, pożar, wypadki budowlane, awarie maszyn i urządzeń).
- szczególnych potrzeb pracodawcy, które mogą wynikać na przykład z konieczności pilnego, terminowego wykonania zlecenia lub z absencji chorobowej pracowników.
Jednakże, w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy, układ zbiorowy) lub w umowie o pracę, pracodawca może ustalić inny, wyższy limit nadgodzin, nie może on jednak przekraczać 416 godzin w roku kalendarzowym.
Nie wszystkim pracownikom pracodawca może zlecić pracę w nadgodzinach. Zaliczymy tutaj:
3. Nadgodziny przy niepełnym wymiarze czasu pracy
Pracowników pracujących na niepełny etat obowiązują te same dobowe i tygodniowe normy pracy, co pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.
W przypadku pracy wykraczającej poza określone w umowie godziny pracy, ale mieszczącej się w granicach obowiązujących norm, mamy do czynienia z pracą ponadwymiarową, nie jest to praca w nadgodzinach.
Godziny nadliczbowe zaczynają się dopiero po przekroczeniu norm czasu pracy, czyli np. 8 godzin na dobę lub przeciętnie 40 godzin tygodniowo, w podstawowym czasie pracy.
Przykład:
Pracownik zatrudniony na ½ etatu wykonuje pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 12:00. Godziny ponadwymiarowe wystąpią w przypadku pracy od 12 do 16, a każda godzina pracy po 16 będzie pracą w nadgodzinach.
4. Nadgodziny – rekompensata w formie wynagrodzenia
Jednym ze sposobów rozliczenia pracy w nadgodzinach jest ekwiwalent pieniężny, który obejmuje:
1. normalne wynagrodzenie za pracę, obejmujące wynagrodzenie zasadnicze i dodatki o charakterze stałym (np. dodatek funkcyjny, stażowy, premie stałe)
2. dodatek za pracę w nadgodzinach w wysokości:
• 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
- w nocy
- w niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto
• 50% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż opisany powyżej
• 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
5. Nadgodziny przy rozliczeniu ryczałtem
W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Ryczałt może być proporcjonalnie obniżony w razie nie wykonywania pracy na przykład w związku z chorobą. Natomiast przepracowanie mniejszej niż założona liczby godzin pracy nie jest podstawą do obniżenia kwoty ryczałtu.
Określając wysokość ryczałtu za nadgodziny, należy pamiętać, że nie może on przekraczać 8 godzin na tydzień, gdyż oznaczałoby to przekroczenie tygodniowego wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
6. Nadgodziny – rekompensata czasem wolnym
Kolejnym sposobem rekompensaty pracy w nadgodzinach jest udzielenie czasu wolnego. Może to nastąpić na wniosek pracownika lub bez wniosku pracownika.
Przy takiej formie rekompensaty pracownik otrzymuje wynagrodzenie za czas wolny jednak bez dodatku.
Praca w nadgodzinach zrekompensowana czasem wolnym wlicza się do rocznego limitu godzin nadliczbowych.
7. Nadgodziny – praca w dniu wolnym
Pracownikowi, który wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w 5-cio dniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony mu do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.
Co ważne, pracownikowi należy się w takim przypadku cały dzień wolny niezależnie od ilości godzin przepracowanych w takim dniu wolnym.
Przykład: Pracownik wykonujący pracę od poniedziałku do piątku, dostał polecenie 2 godzin pracy w sobotę. W zamian za tę pracę przysługuje mu cały dzień wolny.
8. Kara za naruszenie przepisów o nadgodzinach – ile wynosi grzywna PIP w 2026 r.?
Naruszenie przepisów o czasie pracy — w tym nieudzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym, przekroczenie limitu nadgodzin czy błędne naliczenie dodatku — jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika na podstawie art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy.
Od 8 lipca 2026 r. kara za to wykroczenie wzrasta z dotychczasowych 1 000–30 000 zł do 2 000–60 000 zł — to element szerszej reformy Państwowej Inspekcji Pracy, która podwaja większość grzywien z art. 281–283 Kodeksu pracy. Więcej o zakresie zmian i nowych uprawnieniach inspektorów PIP pisałyśmy w artykule Reforma PIP 2026: co czeka logistykę po 8 lipca i jak się przygotować.
Grzywnę nakłada inspektor pracy w postępowaniu mandatowym lub sąd rejonowy na wniosek PIP. Notorycznie powtarzające się naruszenia mogą dodatkowo zostać zakwalifikowane jako przestępstwo z art. 218 § 1a Kodeksu karnego (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2).
9. Nadgodziny kadry zarządzającej
Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych nie otrzymują wynagrodzenia i dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Prawo do wynagrodzenia i dodatku w wysokości 100% przysługuje kierownikom wykonującym pracę w nadgodzinach w niedzielę i święto jeżeli, w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali dnia wolnego od pracy.
10. System rozliczający nadgodziny
Time Harmony — system do elektronicznej rejestracji, planowania i rozliczania czasu pracy automatycznie nalicza nadgodziny z dodatkiem +50% i +100%, rozlicza pracę w porze nocnej oraz umożliwia rozliczenie nadgodzin czasem wolnym — na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy.
Zobacz też: Rejestrowanie godzin pracy w 2026 r. – wymogi prawne i obowiązki pracodawcy
