Tworzenie harmonogramu czasu pracy

01/23/2024

Tworzenie harmonogramu czasu pracy często nie należy do łatwych zadań, ponieważ należy wziąć pod uwagę całkiem sporo czynników. Z pomocą przychodzą elektroniczne systemy do tworzenia harmonogramu czasu pracy, dzięki którym można szybko i sprawnie zaplanować pracę zespołu nie tracąc na tę czynność cennego czasu.

W poniższym artykule przeczytasz:

1. Jakie elementy musi uwzględniać harmonogram czasu pracy

Przy układaniu harmonogramu czasu pracy musimy uwzględnić następujące elementy:

  • wymiar czasu pracy
  • informacja o dniach roboczych
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • dobę pracowniczą
  • dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
  • dni wolne od pracy
  • zapewnienie wolnej niedzieli minimum raz na 4 tygodnie
  • urlopy pracowników

Zatem przystępując do tworzenia harmonogramu należy wziąć pod uwagę całkiem sporo elementów. Jednak podstawowa rzecz to wyliczenie  w ile godzin dany pracownik musi przepracować w danym okresie rozliczeniowym.

Aby to zrobić należy wykonać 3 kroki:

1 krok:  liczbę pełnych tygodni należy pomnożyć razy 40 godzin
2 krok: do wyniku z poprzedniego kroku należy dodać iloczyn 8 godzin i pozostałych dni roboczych, wypadających w danym okresie rozliczeniowym
3 krok: odjąć 8 godzin za każde święto lub inny ustawowo wolny od pracy dzień, który wypada w innym dniu niż niedziela.

Przyjmując, że w naszej firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy, to przykładowo w maju 2024 r. wymiar czasu pracy pracownika będzie się przedstawiał następująco:

40x4 + 3x8 – 3x8= 160 godzin pracy

Jeśli  w przedsiębiorstwie stosowany jest trzymiesięczny okres rozliczeniowy, takie wyliczenie należy wykonać dla trzech kolejnych miesięcy a następnie zsumować liczbę godzin z każdego miesiąca.

Następnie w harmonogramie należy uwzględnić wszystkie wymienione wyżej czynniki, tj. plany urlopowe, odpoczynek dobowy, wolną niedzielę raz na 4 tygodnie, odbiory za pracę w niedziele lub święto.

Całkiem sporo, prawda?

Z ratunkiem przychodzi Time Harmony - system do rejestracji, planowania i rozliczania czasu pracy. Planowanie harmonogramów to jedna z funkcjonalności naszego systemu, która pozwala na automatyzację procesu tworzenia harmonogramów.

Ważne! W harmonogramie pracy nie wolno uwzględniać godzin nadliczbowych. Są one z zasady nieplanowane i związane z wyjątkowymi okolicznościami.

Decydując się na ręczne tworzenie harmonogramu czasu pracy możesz skorzystać z naszego wzorca.

2. Tworzenie harmonogramu czasu pracy – co mówi Kodeks?

Harmonogramowi czasu pracy poświęcony jest Art. 129 §3 Kodeksu Pracy, który określa formę w jakiej powinien być sporządzony harmonogram czasu pracy i termin w jakim powinien on być pracownikowi zakomunikowany. A mianowicie czytamy w nim, że:

Pracodawca ma obowiązek przedstawić pracownikowi harmonogram czasu pracy nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem okresu jego obowiązywania, zaś co do formy sporządzenia i przekazania harmonogramu to kodeks pracy dopuszcza zarówno formę papierową jak i elektroniczną.

Tworzenie harmonogramów czasu pracy jest obowiązkowe w przypadku pracy zmianowej, pracy w systemie równoważnym i w firmach pracujących w niedzielę i święta.

A jakie przedsiębiorstwa są zwolnione z obowiązku tworzenia i przekazywania pracownikom harmonogramów czasu pracy?

3. Czy tworzenie harmonogramu jest obowiązkowe w każdym przedsiębiorstwie.

Art. 129 § 4 Kodeksu Pracy mówi iż, z obowiązku tworzenia harmonogramów pracy zwolnione są firmy, w których obowiązuje stały rozkład czasu pracy (np. od poniedziałku do piątku  w godzinach 09:00 – 17:00) a informacja o rozkładzie czasu pracy zawarta jest w regulaminie pracy, obwieszczeniu o pracę bądź w umowach o pracę.

Kolejnymi okolicznościami zwalniającymi z obowiązku tworzenia harmonogramu czasu pracy są sytuacje gdy: pracownik pracuje w systemie zadaniowym lub na wniosek pracownika pracuje on w ruchomym bądź indywidualnym systemie czasu pracy.

 

4. Czy możliwa jest zmiana harmonogramu czasu pracy?

Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy pracodawca może dokonać zmiany w grafiku w celu wyznaczenia dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny wynikający z wymiaru pracy, a także, jeśli udziela czasu wolnego za nadgodziny. Zmiany w grafiku występujące z innych okoliczności  powinny być uzasadnione i wynikające z przyczyn obiektywnych a możliwość ich wprowadzania powinna być opisana w przepisach wewnątrzzakładowych.

 

5. Jak szybko stworzyć harmonogram w Time Harmony

Myślisz o usprawnieniu i automatyzacji procesu planowania pracy i układania harmonogramów czasu pracy w Twojej firmie? Sprawdź Time Harmony!

Z pomocą naszego systemu stworzenie harmonogramu potrwa zaledwie chwilę. System wyliczy wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, uwzględni zaplanowane urlopy i święta.

Stworzenie harmonogramu pracy w Time Harmony to zaledwie kilka kliknięć.

Zaznacz dzień wolny od pracy oraz dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej firmie. Jednym kliknięciem nadpisz grafik wszystkim członkom zespołu. I gotowe. System wyłapie ewentualne niezgodności  w zaplanowanym planie pracy.

Sprawdź sam jakie to proste:

6. Jakie inne funkcjonalności pomocne w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy posiada Time Harmony

Time Harmony to pełnowymiarowy system do rejestracji, planowania i pełnego rozliczenia czasu pracy.

Tworzenie harmonogramów czasu pracy i wiele, wiele więcej!

Zobacz jakie korzyści płyną z zastosowania naszego systemu w procesach związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Zgodność z prawem pracy. Narzędzie opracowane we współpracy z ekspertami prawa pracy, na bieżąco aktualizowane do obowiązujących przepisów to pewność zgodności z Kodeksem Pracy i prawidłowości planowania i rozliczania czasu pracy.

Planowanie okresów rozliczeniowych. Dostosowanie okresu rozliczeniowego do wewnętrznego regulaminu firmy. Możliwość wygładzania czasu pracy, definiowanie regulaminowej długości przerw, zakresu godzin nocnych czy dni wolnych.

Lista obecności on-line. Szybka informacja o liczbie pracowników obecnych, nieobecnych oraz przebywających na przerwie. Funkcjonalność połączona z alarmowaniem o spóźnieniach.

Rozliczenie czasu pracy. Indywidualne rozliczenie każdego pracownika z podziałem na godziny standardowe, nadgodziny dobowe 50% i 100%, średnio-tygodniowe 100%, godziny nocne oraz absencje.

Rozliczanie nadgodzin. Automatyczne rozliczenie godzin nadliczbowych, pracy w dni wolne od pracy oraz święta. Kompletne rozliczenie przepracowanego czasu pracy.

Rejestracja pracy zdalnej. Nasz mobilny system rejestracji czasu pracy to idealne rozwiązanie w erze pracy zdalnej. Pracownicy mogą zarejestrować swój czas pracy z dowolnego miejsca.

Obsługa wniosków. Wystawianie wniosków o urlop, opiekę nad dzieckiem oraz pozostałe absencje limitowane. Pełna kontrola nad absencjami pracowników.

Integracje. Uniwersalny interfejs powala na szybką integrację z Twoim systemem kadrowo-płacowym w celu przesyłania danych potrzebnych do finansowego rozliczenia przepracowanego czasu pracy.

laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

th_logo_wh

©

2023 P2P2 Sp. z o.o. I Wszystkie prawa zastrzeżone