Czy elektroniczna lista obecności online ma tę samą wartość co tradycyjny dokument papierowy? Czy lista obecności jest tym samym co ewidencja czasu pracy? Czy prowadzenie listy obecności jest uregulowane przepisami prawa pracy?
Odpowiedzi na te pytania oraz opis korzyści płynących ze stosowania listy obecności online w systemie Time Harmony znajdziesz w naszym artykule.
Lista obecności vs. ewidencja czasu pracy
Zacznijmy od tego, że lista obecności i ewidencja czasu pracy to pojęcia, które nie są tożsame.
Lista obecności to dokument, który pozwala pracownikowi potwierdzić swoją obecność w pracy. Dokument taki powinien zawierać następujące elementy:
• imię i nazwisko pracownika
• data
• godzina przyjścia do pracy
• godzina wyjścia z pracy
• podpis pracownika
Potrzebujesz wzoru listy obecności? Gotowy, darmowy szablon znajdziesz tutaj.
Ewidencja czasu pracy to znacznie szersze pojęcie niż lista obecności, a obowiązek jej prowadzenia jest jasno określony w Kodeksie Pracy (Art. 149 §1). Prowadzenie ewidencji czasu pracy służy prawidłowemu wyliczeniu wynagrodzenia za pracę i, oprócz daty i godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, powinno uwzględniać szereg dodatkowych informacji, takich jak liczba nadgodzin, liczba godzin przepracowanych w porze nocnej, zwolnienia od pracy, informacje o nieobecnościach oraz dniach wolnych od pracy.
Więcej informacji na temat zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdziesz tutaj.
Lista obecności – co mówi Kodeks Pracy?
Chociaż, jak wspomnieliśmy powyżej, przepisy Kodeksu Pracy nie wymieniają bezpośrednio obowiązku prowadzenia listy obecności, to wskazują one (art. 104 §1), że obecność pracowników w zakładzie pracy powinna być potwierdzona. Sposób tego potwierdzenia nie jest narzucony przez ustawodawcę. Obecność pracownika może być odnotowana w postaci dokumentu papierowego, listy obecności online jak również ustnie.
Nie należy traktować obowiązku ewidencjonowania czasu pracy jako zło konieczne. Wręcz przeciwnie, ten proces przynosi szereg korzyści, przyczyniając się do sprawnego zarządzania zespołem i efektywnego planowania pracy.
Lista obecności w formie elektronicznej
Dostarczają one rzetelnej i dokładnej informacji co do godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, pomagają zniwelować ilość papierowej dokumentacji, a informacje o przepracowanym czasie pracy mogą być wysyłane bezpośrednio do programów kadrowo-płacowych.
Lista obecności online w Time Harmony
Time Harmony to system rejestracji czasu pracy, zawierający listę obecności online, możliwość tworzenia harmonogramów, rozliczenie czasu pracy i wiele innych funkcji niezbędnych do pełnej ewidencji czasu pracy.
Dostęp do danych i raportów na temat obecności pracowników możliwy jest z dowolnego urządzenia i miejsca.
Ekran startowy modułu RCP w Time Harmony udostępnia informacje takie jak:
• lista pracowników obecnych w pracy w zestawieniu z dokładną godziną zarejestrowanego przyjścia do pracy i w odniesieniu do zaplanowanego harmonogramu
• ilość pracowników przebywających na przerwie
• informacje o ilości pracowników nieobecnych w pracy z podziałem na nieobecności usprawiedliwione wraz z danymi na temat powodu nieobecności
• informacje o ilości nieobecności nieusprawiedliwionych
• planowana obsada na 24h wprzód
Formy rejestracji obecności w Time Harmony
Papierowe listy, na których pracownicy odnotowują godzinę przyjścia i wyjścia z pracy, odchodzą do lamusa. Dzięki elektronicznym rejestratorom czasu pracy ten proces sprowadza się do przyłożenia karty lub zeskanowania kodu QR.
Time Harmony udostępnia następujące formy rejestracji:
• karta RFID
• kod QR
• kod kreskowy
• komputer/laptop
• aplikacja mobilna na telefonie
Dodatkowo, system może być połączony interfejsem z bramkami obrotowymi. W takim przypadku samo przejście przez bramkę rejestruje w systemie godzinę przyjścia do pracy.
Dzięki powyższym formom rejestracji, Time Harmony doskonale sprawdza się jako narzędzie rejestracji czasu pracy zarówno w magazynie, hali produkcyjnej, jak i w biurze czy w przypadku pracy zdalnej.
Raport lista obecności w Time Harmony
Bieżącą obecność pracowników, wraz z godziną przyjścia, zweryfikowaną pod kątem harmonogramu, można śledzić w systemie w postaci wbudowanych dashboardów, jak również w postaci raportów, w przypadku potrzeby sięgnięcia do danych historycznych.
Dane można filtrować według różnych kategorii: pracownik, lokalizacja, dział, stanowisko. W razie potrzeby raport może zawierać dane pracowników archiwalnych.
Podsumowanie
Prowadzenie elektronicznej listy obecności online to same korzyści. Nie tylko jest ona podstawą do prowadzenia ewidencji czasu pracy, przyczyniając się do automatyzacji i usprawnienia tego procesu, ale również stanowi element zarządzania pracownikami i efektywnego planowania pracy. Dodatkowo, aspekt bezpieczeństwa w sytuacji zagrożenia życia i zdrowia pracowników w miejscu pracy jest niezaprzeczalny. Lista obecności online, na bieżąco umożliwiająca weryfikację obecności pracowników, może mieć kluczowe znaczenie w przypadku ewakuacji w nagłych wypadkach.
Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!
