Tradycyjne metody rejestracji czasu pracy, takie jak ręcznie wypełniane listy obecności powoli odchodzą do lamusa. Na rynku dostępnych jest wiele systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy, które automatyzują proces monitorowania godzin pracy, przynosząc szereg dodatkowych korzyści mających wpływ na efektywność, produktywność i przejrzystość procedur związanych z tym procesem kadrowym.
Time Harmony to zaawansowany, elektroniczny system RCP, który w sposób kompleksowy adresuje wszystkie obszary związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, począwszy od procesu rejestracji poprzez planowanie aż po rozliczenie przepracowanych godzin.
Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym funkcjonalnościom systemu Time Harmony:
1. Rejestracja obecności
ELIMINACJA PAPIEROLOGII I RZETELNE DANE
Przewagą systemów RCP online nad tradycyjnymi formami ewidencji czasu pracy jest między innymi możliwość eliminacji papierologii. Pracownicy nie muszą wpisywać się ręcznie na papierowej liście, otrzymując w zamian elastyczne formy rejestracji. Z drugiej strony system gwarantuje rzetelność danych zapobiegając ewentualnym niezgodnościom czy przekłamaniom w deklarowanym czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
W Time Harmony udostępniamy aż 6 metod rejestrowania obecności pracowników:
- rejestracja za pomocą kart RFID. To najczęściej wybierana forma rejestracji, w której pracownicy rejestrują czas przyjścia i wyjścia z pracy za pomocą karty RFID. Do celów rejestracji Klienci najczęściej wybierają oferowane przez nas urządzenie, które już skonfigurowane, dostarczane jest do lokalizacji Klienta.
Nasze urządzenie może być zainstalowane w dowolnym, dogodnym dla pracowników miejscu, nie wymaga skomplikowanego montażu. Do instalacji potrzebny jest jedynie dostęp do gniazdka elektrycznego i Internetu (WiFi lub łącze). Ponieważ system udostępniany jest z poziomu przeglądarki internetowej można go z powodzeniem zainstalować na tabletach Klienta. W takim wypadku prosty proces instalacji oprogramowania pozostaje po stronie Klienta, z możliwością wsparcia naszego zespołu.
Time Harmony może zostać zintegrowany z systemem bramek obrotowych. Wejście i wyjście z pracy jak również wyjście i powrót z przerwy zostaną dzięki takiemu rozwiązaniu automatycznie zarejestrowane w systemie bez konieczności dodatkowego odbijania karty na urządzeniu.
- rejestracja za pomocą PINu. W sytuacji gdy pracownik nie ma ze sobą karty RFID możliwa jest rejestracja przy pomocy osobistego kodu PIN, który pracownik wpisze do aplikacji na urządzeniu rejestrując w ten sposób czas swojego przyjścia lub wyjścia z pracy. 
- czytniki kodów QR. Nasz system umożliwia rejestrację za pomocą kodu QR. Rejestracja tą metodą jest równie szybka i dostępna jest na oferowanych przez nas urządzaniach, dzięki temu że posiadają w standardzie wbudowaną kamerę.
- aplikacja mobilna na urządzeniach osobistych. Pracownicy mogą również zarejestrować swój czas pracy na urządzeniach osobistych za pomocą aplikacji na Android do pobrania z Google Play.
- rejestracja za pomocą kodu kreskowego. To rozwiązanie dla firm, które nie chcą inwestować w zakup lub najem urządzeń dostępowych. Panel rejestrujący wejście/wyjście dostępny jest z poziomu przeglądarki. Oznacza to, że nie ma konieczności instalowania systemu na komputerze i logowania się. Za pomocą skanera pracownik sczyta swój indywidualny kod kreskowy i zadeklaruje wejście lub wyjście z pracy.
- osobisty panel pracownika na urządzeniu stacjonarnym. Ta metoda rejestracji sprawdza się w przypadku pracowników biurowych wykonujących pracę za pomocą komputera. Panel rejestrujący dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej umożliwiając pracownikom zarejestrowanie startu lub końca pracy.
2. Lista obecności online
DANE NA TEMAT AKTUALNEJ OBSADY
Na podstawie zarejestrowanych danych na temat czasu przyjścia system generuje listy obecności online i w postaci dashboardów prezentuje dane na temat aktualnej obsady.
Ekran startowy modułu RCP w Time Harmony udostępnia informacje takie jak:
• lista pracowników obecnych w pracy w zestawieniu z dokładną godziną zarejestrowanego przyjścia do pracy i w odniesieniu do zaplanowanego harmonogramu
• ilość pracowników przebywających na przerwie
• informacje o ilości pracowników nieobecnych w pracy z podziałem na nieobecności usprawiedliwione wraz z danymi na temat powodu nieobecności
• informacje o ilości nieobecności nieusprawiedliwionych
• planowana obsada na 24h wprzód
3. Tworzenie harmonogramów
SZYBKIE I SPRAWNE PLANOWANIE PRACY
System RCP online jakim jest Time Harmony pozwala na szybkie i sprawne planowanie pracy zespołu. System wyliczy wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym oraz uwzględni zaplanowane urlopy i święta. Po stronie administratora pozostaje zaznaczenie przyjętego w organizacji dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz zaznaczenie czy niedziela jest dniem wolnym od pracy.
ZGODNOŚĆ Z KODEKSEM PRACY
Time Harmony automatycznie sprawdzi zgodność harmonogramu z Prawem Pracy i powiadomi o ewentualnych niezgodnościach, takich jak:
- niewłaściwie zaplanowana liczba godzin w ramach okresu rozliczeniowego
- konieczność zaplanowania co 4 wolnej niedzieli
- brak 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego
- brak 11-godzinnego odpoczynku dobowego
4. Rozliczanie czasu pracy
SKŁADNIKI DO WYLICZENIA WYNAGRODZENIA
Rozliczanie czasu pracy to kolejna potężna funkcjonalność, która przyczynia się do usprawnienia i automatyzacji procesów kadrowych, a dodatkowo zapewnia rzetelność rozliczeń dzięki eliminacji ewentualnych błędów w rozliczeniu przepracowanego czasu.
System dostarcza danych potrzebnych do wyliczenia wynagrodzenia z uwzględnieniem nadgodzin i godzin pracy w porze nocnej. Dane na temat przepracowanego czasu są wysyłane do programu kadrowo-płacowego automatycznym interfejsem. Można je też pobrać ręcznie i wczytać samodzielnie do programu wyliczającego wynagrodzenie.
ZAOKRĄGLANIE I WYGŁADZANIE CZASU PRACY
Time Harmony pozwala na zaokrąglanie oraz wygładzanie czasu pracy. Zaokrąglanie czasu pracy to ustawienie systemowe, dzięki któremu administrator może zdefiniować liczbę minut, która zaokrąglać się będzie do pełnych 5, 10, 15 minut. Wygładzanie czasu pracy to czas z przyjętymi marginesami czasowymi na przyjście, wyjście, spóźnienie do pracy.
SYSTEMOWE USTAWIANIE PRZERWY PŁATNEJ, GODZIN NOCNYCH I ROZPOCZĘCIA ŚWIĄT
System daje możliwość systemowego ustawienia przerwy płatnej zgodnie z przyjętą polityką firmy. Przerwa płatna jest w takim przypadku wliczana w czas pracy pracownika, lecz wyodrębniona i widoczna w zestawieniach.
Time Harmony daje też możliwość zdefiniowania o której godzinie zaczynają się godziny nocne oraz święta.
5. Rozliczanie nadgodzin
NALICZANIE DODATKÓW DO WYNAGRODZENIA
Time Harmony daje możliwość kompleksowego rozliczenia pracy w nadgodzinach. System wylicza liczbę nadgodzin przypisując im odpowiedni dodatek +50% lub +100% zgodnie z obowiązującymi przepisami. System daje też możliwość rozliczenia nadgodzin na wniosek pracownika lub pracodawcy. Więcej o rozliczeniu nadgodzin przeczytasz w naszym artykule.
6. Raporty o czasie pracy
DANE ONLINE ZAWSZE POD RĘKĄ
Time Harmony to rozwiązanie on-line więc zebrane dane o czasie pracy są zawsze pod ręką dostępne z każdego urządzenia, w dowolnym miejscu i czasie. W standardzie oferujemy raporty:
- czas pracy pracownika – dane na temat wejścia i wyjścia z pracy w danym dniu/okresie wraz z podsumowaniem przepracowanego czasu pracy, informacją o nadgodzinach, nieobecnościach i pracy w porach nocnych
- wykorzystanie absencji – dane historyczne na temat nieobecności pracowników w tym wykorzystanych urlopów, dostępnych limitów urlopowych i innych typów nieobecności zebrane w jednym miejscu
- lista obecności – dane na temat obecności pracowników można na bieżąco monitorować na dostępnych online dashboardach systemowych lub wygenerować raport z podsumowaniem informacji za dany okres. Dane można filtrować według różnych kategorii: lokalizacja, dział, stanowisko. W razie potrzeby raport może zawierać dane pracowników archiwalnych.
7. Planowanie okresów rozliczeniowych
DOSTOSOWANIE OKRESÓW ROZLICZENIOWYCH
Time Harmony daje możliwość planowania i rozliczania czasu pracy zgodnie z przyjętą w organizacji długością okresu rozliczeniowego. Ze względu na specyfikę działalności w danym przedsiębiorstwie może być stosowany 1-miesięczny , 3 -miesięczny a nawet roczny okres rozliczeniowy. Nasz system umożliwia tworzenie harmonogramów oraz wyliczy czas pracy wraz z nadgodzinami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy dla każdego z rodzajów okresów rozliczeniowych. Co więcej, w razie potrzeby długość okresów rozliczeniowych może się różnić w zależności od działu czy lokalizacji. Przykładowo dla pracowników magazynowych możemy ustawić 3-miesięczny okres rozliczeniowy a dla pracowników administracji 1-miesięczny.
8. Obsługa wniosków
WNIOSKI O KAŻDY RODZAJ NIEOBECNOŚCI LIMITOWANEJ
Time Harmony to również pełna obsługa wniosków pracowniczych. System daje możliwość wystawienia wniosku urlopowego, wniosku o opiekę nad dzieckiem oraz wniosku o każdy inny rodzaj absencji limitowanej. Dostępne raporty dostarczają informacji na temat wykorzystanych urlopów i dostępnych limitów urlopowych. Podsumowanie wszystkich parametrów o czasie pracy, w tym wszystkich rodzajów nieobecności, dostępne jest w jednym widoku w systemie.
9. Rejestracja pracy zdalnej
WYMÓG EWIDENCJI PRACY ZDALNEJ
Dzięki Time Harmony możliwa jest również rejestracja pracy zdalnej. Warto pamiętać, że umożliwienie pracownikom pracy zdalnej nie zwalania przedsiębiorcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule. Time Harmony to system dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, w którym pracownik ma możliwość zalogowania do osobistego panelu pracownika tak by zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy z dowolnego miejsca, w którym wykonuje swoją pracę zdalnie.
10. Integracje
INTEGRACJE Z PROGRAMAMI KADROWO-PŁACOWYMI
Otwarty interfejs systemu Time Harmony pozwala na integrację z najpopularniejszymi na rynku polskim programami kadrowo-płacowymi, takimi jak Unit4 Teta, Optima, Enova, SAP ERP. Lista integracji jest otwarta, integrację z innym systemem możemy zaplanować w ramach prac wdrożeniowych.
Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!
Time Harmony system RCP online - podsumowanie
KOMPLEKSOWE NARZĘDZIE DO OPTYMALIZACJI I ZARZĄDZANIA CZASEM PRACY
Time Harmony to system w pełni adresujący potrzeby przedsiębiorców w zakresie automatyzacji i usprawnienia procesu rejestracji i rozliczania czasu pracy.
Dodatkowo Time Harmony jest wyposażony w moduł pozwalający na mierzenie czasu wykonywania czynności i wydajności pracowników . To olbrzymia funkcjonalność pozwalająca zrozumieć jak w firmie wykorzystywany jest czas pracy, jak wydajnie pracują pracownicy i które procesy należałoby zoptymalizować.
Opisany powyżej set funkcjonalności nie zamyka katalogu dostępnych w systemie udogodnień i rozwiązań związanych z zarządzaniem pracownikami. System jest narzędziem monitorowania i zarządzania urlopami pracowniczymi, daje możliwość prowadzenia teczek pracowników, w których odpisywane są daty obowiązkowych badań lekarskich, szkoleń czy kompetencje i uprawnienia pracowników (np. uprawnienia do prowadzenia wózków widłowych czy pracy na wysokościach), jest wreszcie narzędziem ułatwiającym ocenę pracownika dzięki danym na temat wykorzystania czasu pracy i wydajności.
Wszystko to sprawia, że Time Harmony to nie tylko system RCP online lecz również potężne, kompleksowe narzędzie do monitorowania, zarządzania i optymalizacji procesów związanych z czasem pracy.
