Polski

Ark / Polski

Polski

Moje Time Harmony – aplikacja do samoobsługi pracowniczej

Cyfryzacja procesów HR to nie tylko trend, ale konieczność w nowoczesnym zarządzaniu organizacją. Automatyzacja obszarów kadrowych, łatwy dostęp do danych i wygodna samoobsługa pracownicza to rozwiązania, które zwiększają efektywność zarówno pracowników, jak i menedżerów. Właśnie dlatego już we wrześniu swoją premierę będzie miała pierwsza wersja aplikacji do samoobsługi pracowniczej Moje Time Harmony. To narzędzie, które daje pracownikom wygodny dostęp do grafików, wniosków urlopowych i statystyk pracy – a w kolejnych etapach rozwoju będzie również wspierało menedżerów w zarządzaniu procesami kadrowymi.

Pierwsza wersja aplikacji Moje Time Harmony – funkcje dla pracowników

Pierwsza odsłona aplikacji została zaprojektowana z myślą o pracownikach i ich codziennych potrzebach. To narzędzie samoobsługi, które ułatwia szybki dostęp do kluczowych informacji oraz przyspiesza realizację spraw kadrowych, bez konieczności angażowania działu HR w proste, powtarzalne zadania.

W pierwszej wersji aplikacji Moje Time Harmony pracownik otrzymuje:
• dostęp do grafików pracy z naniesionymi absencjami i możliwością przeglądania historii nawet do dwóch lat wstecz,
• szybką obsługę wniosków urlopowych i absencji limitowanych – wraz z podglądem ich statusu,
• przejrzyste statystyki czasu pracy, w tym nadgodzin, absencji, pracy nocnej czy wydajności,
• informacje o zatrudnieniu, w tym dane o umowie, stanowisku, dziale czy odbytych szkoleniach,
• przypomnienia o badaniach lekarskich, szkoleniach i kompetencjach, które pomagają pracownikowi zadbać o obowiązki formalne.
Dzięki temu aplikacja staje się wygodnym i intuicyjnym narzędziem, które wspiera codzienną samoobsługę pracowniczą, a przy okazji odciąża działy HR od obsługi podstawowych zapytań i wniosków.

📌 We wrześniu startuje Moje Time Harmony – aplikacja, która ułatwia codzienną samoobsługę pracowniczą. To pierwszy krok do pełnej automatyzacji procesów kadrowych w firmach.

Wnioski urlopowe i absencje w aplikacji do samoobsługi pracowniczej

Moje Time Harmony daje pracownikom pełną swobodę w zarządzaniu absencjami. Z poziomu telefonu można złożyć wniosek urlopowy lub zgłosić inny rodzaj nieobecności limitowanej, a następnie na bieżąco śledzić jego status – zatwierdzony, odrzucony czy w trakcie akceptacji. To znaczące ułatwienie dla pracownika, który nie musi korzystać z papierowych formularzy ani kontaktować się z działem HR w każdej sprawie. Dzięki temu proces staje się prostszy, szybszy i bardziej przejrzysty.

📌 Składanie i śledzenie wniosków urlopowych nigdy nie było prostsze – pracownik od razu widzi status swojego wniosku oraz dostępne limity urlopowe.

Statystyki czasu pracy i wydajności

Aplikacja umożliwia wgląd w przejrzyste statystyki dotyczące przepracowanych godzin, nadgodzin, pracy w porze nocnej, a także nieobecności. Co więcej, pracownik może sprawdzić dane dotyczące swojej wydajności i czasu wykonywania poszczególnych czynności. To praktyczne narzędzie, które pozwala lepiej planować własną pracę, a w przyszłości stanie się też ważnym wsparciem dla menedżerów przy analizie efektywności całych zespołów.

📌 Aplikacja prezentuje przejrzyste statystyki czasu pracy, nadgodzin i absencji, dając pracownikom pełny obraz ich zaangażowania i efektywności.

Dane o zatrudnieniu w aplikacji

Aplikacja My Time Harmony udostępnia pracownikowi wgląd w kluczowe informacje dotyczące jego zatrudnienia – umowę, stanowisko, dział, centrum kosztów. Dzięki temu wszystkie istotne dane kadrowe znajdują się w jednym miejscu, bez konieczności kontaktu z działem HR. To wygodne rozwiązanie, które oszczędza czas zarówno pracowników, jak i osób zajmujących się administracją kadrową.

📌 Moje Time Harmony to także szybki wgląd w informacje kadrowe – od umowy i stanowiska, po dział, centrum kosztów czy odbywane szkolenia.

Badania, kompetencje i szkolenia

Moje Time Harmony wspiera także obszar rozwoju i bezpieczeństwa pracowników. Już w pierwszej wersji aplikacja Moje Time Harmony umożliwia pracownikowi wgląd w informacje o badaniach lekarskich, wymaganych szkoleniach oraz posiadanych certyfikatach i kompetencjach. Dzięki temu wszystkie dane dotyczące rozwoju i bezpieczeństwa pracy są dostępne w jednym miejscu, zawsze pod ręką. W kolejnych wersjach planujemy rozszerzenie tej funkcjonalności o powiadomienia przypominające o zbliżających się terminach, co dodatkowo ułatwi zarówno pracownikom, jak i menedżerom bieżące zarządzanie obowiązkami kadrowymi.

📌 Aplikacja udostępnia informacje o badaniach lekarskich, szkoleniach, certyfikatach i kompetencjach, a w kolejnych wersjach zostanie uzupełniona o powiadomienia przypominające o ważnych terminach.

Integracja aplikacji z systemem RCP i rozliczaniem czasu pracy

Moje Time Harmony jest naturalnym rozszerzeniem systemu Time Harmony – środowiska do kompleksowego zarządzania pracownikami. Dzięki integracji z modułem RCP i narzędziami do rozliczania czasu pracy, dane z aplikacji są zawsze aktualne i spójne. To oznacza, że informacje o grafikach, absencjach czy statystykach pracy są dostępne w jednym miejscu i w pełni zsynchronizowane z systemem kadrowym firmy. Takie połączenie zapewnia maksymalną przejrzystość procesów, redukuje ryzyko błędów i oszczędza czas zarówno pracowników, jak i działów HR.

Plany rozwoju aplikacji – wsparcie dla menedżerów

Choć pierwsza wersja skupia się na potrzebach pracowników, aplikacja My Time Harmony już od początku została zaprojektowana z myślą o dalszym rozwoju. Kolejne odsłony będą sukcesywnie wzbogacane o funkcjonalności wspierające menedżerów w zarządzaniu zespołami.
W planach rozwoju znajdują się m.in.:
• akceptacja wniosków urlopowych i absencji bezpośrednio z poziomu telefonu,
• powiadomienia o nowych dokumentach i wnioskach do rozpatrzenia,
• informacje o kończących się badaniach lekarskich i szkoleniach pracowników,
• rozszerzone raporty i zestawienia, wspierające podejmowanie decyzji kadrowych.

Dzięki tym rozwiązaniom Moje Time Harmony stanie się nie tylko aplikacją samoobsługową, ale także mobilnym narzędziem menedżerskim, które pozwoli na szybkie działanie i pełną kontrolę nad procesami w zespole – w dowolnym miejscu i czasie.

📌 Pierwsza wersja skupia się na wygodzie pracownika, a kolejne będą rozwijane o funkcje dla menedżerów – takie jak akceptacja wniosków czy powiadomienia o obowiązkach kadrowych.

Time Harmony – kompleksowe środowisko do zarządzania pracownikami

Moje Time Harmony jest częścią większego ekosystemu – systemu Time Harmony, który od lat wspiera przedsiębiorstwa w zarządzaniu czasem pracy i efektywnością procesów.
Time Harmony to rozwiązanie, które obejmuje wszystkie kluczowe etapy pracy z danymi kadrowymi:
• rejestrację czasu pracy (system RCP),
• planowanie i tworzenie grafików,
• rozliczanie przepracowanego czasu i nadgodzin,
• monitorowanie i analizę produktywności procesów oraz pracowników.
Wdrożenie aplikacji My Time Harmony idealnie wpisuje się w tę logikę – system zyskuje mobilny komponent, który przenosi część procesów bezpośrednio do pracowników i menedżerów.

📌 Aplikacja Moje Time Harmony uzupełnia cały system Time Harmony, tworząc spójne środowisko do planowania, rejestrowania i rozliczania czasu pracy oraz zarządzania efektywnością zespołów.

Dlaczego aplikacja do samoobsługi pracowniczej to krok w przyszłość?

Korzyści wynikające z integracji aplikacji z systemem są wielowymiarowe:
• większa efektywność HR – odciążenie działu kadrowego od prostych zapytań i formalności,
• lepsze doświadczenie pracownika – samoobsługa, szybki dostęp do danych i przejrzystość procesów,
• wsparcie menedżerów – w przyszłych wersjach aplikacja umożliwi im błyskawiczne podejmowanie decyzji kadrowych,
• kompleksowe spojrzenie na organizację – system Time Harmony zapewnia spójność danych i pełny obraz czasu pracy oraz produktywności w firmie.

Nowa era HR – zaczyna się we wrześniu

Wrześniowa premiera aplikacji My Time Harmony to ważny krok w kierunku nowoczesnego, cyfrowego HR. Dzięki aplikacji Moje Time Harmony firmy zyskują dostęp do nowoczesnej aplikacji do samoobsługi pracowniczej, która w naturalny sposób uzupełnia system Time Harmony. To narzędzie zwiększa wygodę pracowników, usprawnia komunikację i pozwala menedżerom skupić się na rozwoju zespołów. To dopiero początek – kolejne funkcjonalności będą jeszcze bardziej wspierać efektywne zarządzanie kapitałem ludzkim.

Time Harmony – jako system do rejestracji, planowania, rozliczania czasu pracy i monitorowania produktywności – dzięki aplikacji zyskuje nowy wymiar. To połączenie technologii, które odpowiada na realne potrzeby pracodawców i pracowników.

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy
w Twojej firmie!

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Time Harmony - 2025-08-22 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments

Wymiar czasu pracy sierpień 2025 – jak go prawidłowo obliczyć?

Wymiar czasu pracy sierpień 2025 to temat, który wymaga szczególnej uwagi ze strony pracodawców, specjalistów ds. kadr oraz osób zarządzających grafikami pracy. W tym miesiącu przypada bowiem jedno święto ustawowo wolne od pracy – 15 sierpnia, które wpływa na liczbę przepracowanych godzin. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela obniża miesięczny wymiar czasu pracy.

📌 Sierpień 2025 to miesiąc z jednym świętem państwowym przypadającym w piątek – 15 sierpnia. Ma to realny wpływ na liczbę godzin pracy, które należy poprawnie wyliczyć zgodnie z Kodeksem pracy.

Jak obliczyć wymiar czasu pracy w sierpniu 2025?

Zgodnie z art. 130 § 1 i 2 Kodeksu pracy, wymiar czasu pracy oblicza się w następujący sposób:

Należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w danym miesiącu.
Następnie dodaje się 8 godzin za każdy dodatkowy dzień przypadający poza pełnymi tygodniami.
Od otrzymanego wyniku odejmuje się 8 godzin za każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela.

W sierpniu 2025 roku mamy:

21 dni roboczych,
5 weekendów (soboty i niedziele),
jedno święto przypadające w piątek, 15 sierpnia – Święto Wojska Polskiego

Obliczenia krok po kroku:

4 pełne tygodnie × 40 godzin = 160 godzin,
1 dzień roboczy poza pełnymi tygodniami = 8 godzin,
razem: 168 godzin,
odejmujemy 8 godzin za święto 15 sierpnia (piątek),
ostateczny wymiar czasu pracy w sierpniu 2025 to 160 godzin.

📊 W sierpniu 2025 roku obowiązuje 21 dni roboczych i jedno święto wolne od pracy przypadające w piątek. Łączny wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin.

Wpływ święta 15 sierpnia na organizację pracy

Święto 15 sierpnia 2025 przypada w piątek, co oznacza długi weekend. Dla pracodawców planujących pracę zmianową, grafikową lub zadaniową, warto odpowiednio wcześniej zaplanować nieobecności, urlopy oraz ewentualne nadgodziny. Nieprawidłowe uwzględnienie świąt w harmonogramie może skutkować naruszeniem przepisów o czasie pracy, a tym samym narażeniem się na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.

Warto też pamiętać, że obniżenie wymiaru o 8 godzin dotyczy wszystkich pracowników – niezależnie od rodzaju umowy czy etatu, o ile święto przypada w ich harmonogramowy dzień pracy. Pracodawcy korzystający z systemów rejestracji czasu pracy, takich jak Time Harmony, mogą łatwiej monitorować wpływ dni wolnych na rozliczenie etatów.

📅 Długi weekend 15–17 sierpnia to dobra okazja do planowania urlopów, ale też potencjalne wyzwanie dla działów kadr i menedżerów – święto wpływa na obowiązek obniżenia czasu pracy o 8 godzin.

Wymiar czasu pracy sierpień 2025 – podsumowanie

Wymiar czasu pracy sierpień 2025 wynosi 160 godzin przy standardowym systemie jednozmianowym i pięciodniowym tygodniu pracy. Obniżenie wynika z przypadającego w piątek 15 sierpnia święta państwowego. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku prawidłowego wyliczenia godzin pracy, szczególnie w kontekście ewidencji i planowania grafików.

🧮 Ostateczny wymiar czasu pracy w sierpniu 2025 to 160 godzin. Ustawowe święto przypadające w piątek skutkuje skróceniem czasu pracy – należy to uwzględnić przy układaniu grafików.

Dlaczego warto korzystać z narzędzi do planowania czasu pracy?

Systemy takie jak Time Harmony pozwalają automatycznie uwzględniać święta ustawowe, dni wolne i zmiany w harmonogramie. Dzięki temu łatwiej zachować zgodność z Kodeksem pracy, zoptymalizować procesy i uniknąć błędów w ewidencji. W sierpniu 2025, kiedy występuje dodatkowy dzień wolny, systemowe wsparcie w planowaniu czasu pracy zyskuje na znaczeniu.

🛠 Narzędzia takie jak Time Harmony automatycznie uwzględniają święta i dni wolne, eliminując ryzyko błędów w rozliczeniach czasu pracy i ułatwiając zgodność z przepisami.

Chcesz mieć pewność, że poprawnie rozliczasz godziny pracy w swojej firmie?

Zastosuj Time Harmony i miej pewność zgodności z przepisami.

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy
w Twojej firmie!

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Time Harmony - 2025-07-30 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments

Dzień wolny za oddanie krwi – co mówi Kodeks pracy i jak to zaplanować w systemie Time Harmony?

Oddanie krwi to nie tylko gest solidarności, ale również uprawnienie pracownika do dnia wolnego od pracy. Zgodnie z przepisami polskiego Kodeksu pracy oraz ustawą o publicznej służbie krwi, honorowy dawca krwi ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W artykule wyjaśniamy, komu przysługuje dzień wolny za oddanie krwi, jakie dokumenty należy przedstawić oraz jak zaplanować nieobecność pracownika w systemie Time Harmony, który umożliwia definiowanie dowolnych typów urlopów – również tych wynikających ze szczególnych uprawnień pracowniczych.

Podstawa prawna – Kodeks pracy i ustawa o publicznej służbie krwi

Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi, honorowemu dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy w dniu oddania krwi, oraz w dniu następnym, a także na czas niezbędny na badania lekarskie. Z kolei punkt 2 ust. 1 tejże ustawy gwarantuje, że za taki dzień pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W praktyce oznacza to, że:

pracownikowi należy się pełny dzień wolny w dniu, w którym oddaje krew, oraz w dniu następnym
nieobecność ta nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego i nie wpływa negatywnie na ewidencję czasu pracy,
podstawą do usprawiedliwienia nieobecności jest zaświadczenie z jednostki krwiodawstwa.

Pracownik, który oddaje krew, ma prawo do dwóch płatnych dni wolnych od obowiązków służbowych. Wymagane jest zaświadczenie z centrum krwiodawstwa, a dni te nie pomniejszają puli urlopu wypoczynkowego.

Komu przysługuje dzień wolny za oddanie krwi?

Zwolnienie od pracy w wymiarze dwóch dni przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę – bez względu na wymiar etatu czy stanowisko. Warunkiem jest przedstawienie potwierdzenia oddania krwi lub jej składników. Od 2021 roku dotyczy to również osób oddających osocze ozdrowieńców po COVID-19.

Prawo do dwóch dni wolnego przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę – wystarczy dostarczyć zaświadczenie z RCKiK lub innej uprawnionej jednostki.

Time Harmony – elastyczne zarządzanie rodzajami urlopów

W systemie Time Harmony każdy pracodawca może samodzielnie zdefiniować typy urlopów oraz inne nieobecności pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami firmy. Przykładowo, można utworzyć w systemie osobną kategorię:
👉 „Dzień wolny – oddanie krwi”,
co pozwala na precyzyjne planowanie i ewidencjonowanie tego rodzaju zwolnień.

Dzięki temu:

dział HR może łatwo oznaczyć nieobecność jako zwolnienie z tytułu krwiodawstwa,
system automatycznie uwzględnia tę nieobecność w harmonogramie, kartach ewidencji oraz rozliczeniach czasu pracy,
pracodawca zyskuje pełną przejrzystość danych kadrowych,
planowanie obsady zmian staje się bardziej efektywne.

System umożliwia również dodawanie innych niestandardowych nieobecności – takich jak urlop szkoleniowy, urlop kombatancki czy wolne z tytułu wydarzeń firmowych – co znacząco podnosi elastyczność zarządzania czasem pracy.

W Time Harmony możesz dodać własny typ urlopu – np. dzień wolny za krwiodawstwo. System uwzględni go w harmonogramie, ewidencji i raportach, bez potrzeby ręcznych modyfikacji.

Dlaczego warto korzystać z Time Harmony przy planowaniu zwolnień za oddanie krwi?

Odpowiednie planowanie nieobecności pracowników ma kluczowe znaczenie dla utrzymania ciągłości operacyjnej. Time Harmony umożliwia:

szybkie zgłaszanie i akceptację wniosków o dzień wolny za oddanie krwi,
integrację z grafikami pracy – system automatycznie przelicza normy czasu pracy i dostępność zasobów,
zgodność z Kodeksem pracy i pełną dokumentację kadrową.

Time Harmony nie tylko wspiera zgodność z przepisami, ale także wzmacnia kulturę organizacyjną, dając pracownikom narzędzia do efektywnego komunikowania swoich uprawnień.

Time Harmony automatyzuje planowanie nieobecności wynikających z uprawnień pracowniczych. Pomaga zachować zgodność z prawem i dba o ciągłość procesów w firmie.

Podsumowanie

Oddanie krwi uprawnia pracownika do zwolnienia od pracy w dniu oddania krwi, oraz w dniu następnym, z zachowaniem wynagrodzenia. Obowiązkiem pracodawcy jest prawidłowe udokumentowanie i rozliczenie takiej nieobecności. W systemie Time Harmony każdy pracodawca może zdefiniować typy urlopów – w tym również dzień wolny za oddanie krwi – co umożliwia sprawne planowanie harmonogramów i prowadzenie zgodnej z przepisami ewidencji czasu pracy.

Chcesz lepiej zarządzać czasem pracy w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak Time Harmony wspiera zgodność z przepisami i ułatwia codzienną pracę działu HR.

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy
w Twojej firmie!

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Time Harmony - 2025-07-22 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments

Wczasy pod gruszą – co to jest i komu przysługują? [Kodeks pracy 2025]

Wczasy pod gruszą to jedna z najpopularniejszych form dodatkowego świadczenia socjalnego, oferowanego pracownikom przez pracodawców w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Choć sama nazwa nie występuje bezpośrednio w przepisach, to mechanizm wypłaty tego świadczenia opiera się na obowiązujących regulacjach prawa pracy. W artykule wyjaśniamy, komu przysługują wczasy pod gruszą, ile wynosi świadczenie i jakie warunki trzeba spełnić, by je otrzymać.

Czym są wczasy pod gruszą?

Wczasy pod gruszą to świadczenie pieniężne wypłacane pracownikowi, który wykorzystuje urlop wypoczynkowy – najczęściej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata ta finansowana jest z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, którego zasady działania reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Podstawa prawna:
• art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS – świadczenia przyznawane są z uwzględnieniem kryteriów socjalnych.
• art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS – określa, kto jest zobowiązany do tworzenia funduszu.
• art. 167(2) Kodeksu pracy – odnosi się do udzielania urlopu wypoczynkowego.

Wczasy pod gruszą to świadczenie z ZFŚS wypłacane pracownikom korzystającym z dłuższego urlopu. Przyznawane są na podstawie kryteriów socjalnych.

Kto może skorzystać ze świadczenia?

Prawo do świadczenia w postaci wczasów pod gruszą mają pracownicy zatrudnieni u pracodawców, którzy tworzą ZFŚS. Obowiązek utworzenia funduszu dotyczy:
• jednostek budżetowych i samorządowych bez względu na liczbę zatrudnionych,
• pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na dzień 1 stycznia danego roku).

Uwaga:
Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników mogą utworzyć fundusz dobrowolnie – na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Prawo do świadczenia mają pracownicy firm tworzących ZFŚS – obowiązkowo od 50 etatów lub dobrowolnie przy wsparciu związków zawodowych.

Warunki przyznania wczasów pod gruszą

Najczęstsze kryteria przyznawania świadczenia obejmują:
• złożenie wniosku o wypłatę świadczenia,
• wykorzystanie nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego (najczęściej minimum 14 dni kalendarzowych),
• sytuację materialną pracownika – zgodnie z ustawą o ZFŚS, świadczenia powinny być przyznawane na podstawie kryterium socjalnego.
To oznacza, że wysokość wczasów pod gruszą nie powinna być jednakowa dla wszystkich. Pracodawca ma obowiązek różnicować wysokość świadczeń w zależności od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Aby otrzymać świadczenie, pracownik musi złożyć wniosek i wykorzystać co najmniej 14 dni urlopu. Wysokość wypłaty zależy od sytuacji materialnej.

Ile wynoszą wczasy pod gruszą?

Nie ma jednej, odgórnie ustalonej kwoty. Wysokość świadczenia ustalana jest przez pracodawcę i opisana w regulaminie ZFŚS. W praktyce kwoty te mogą się wahać od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych – w zależności od możliwości finansowych pracodawcy oraz indywidualnej sytuacji pracownika.

Nie ma stałej kwoty należnej pracownikowi z tytułu wczasów pod gruszą. Pracodawca ustala ją w regulaminie ZFŚS, biorąc pod uwagę kryterium socjalne oraz możliwości budżetowe firmy.

Czy świadczenie podlega opodatkowaniu?

Tak, ale z wyjątkiem świadczeń do określonego limitu. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
• świadczenia z ZFŚS do kwoty 2 000 zł rocznie (od 2024 r.) są zwolnione z podatku PIT.
• powyżej tej kwoty – nadwyżka podlega opodatkowaniu.
Warto również pamiętać, że świadczenie to nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS, jeśli jest prawidłowo wypłacone z ZFŚS (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Świadczenie z ZFŚS do 2000 zł rocznie jest zwolnione z PIT i nie podlega składkom ZUS, jeśli jest prawidłowo wypłacone z funduszu.

Jak wprowadzić wczasy pod gruszą w firmie?

Aby móc wypłacać wczasy pod gruszą:
1. Utwórz ZFŚS (jeśli pracodawca ma taki obowiązek lub decyduje się dobrowolnie),
2. Przygotuj regulamin ZFŚS, w którym określisz m.in. zasady przyznawania świadczeń, terminy i kwoty,
3. Zbierz oświadczenia pracowników o ich sytuacji socjalnej (np. o dochodach),
4. Wprowadź procedurę wnioskowania i wypłaty świadczeń,
5. Zadbaj o zgodność z przepisami prawa pracy i ustawą o ZFŚS.

Aby wypłacać świadczenie, pracodawca musi utworzyć ZFŚS, określić zasady w regulaminie i stosować kryterium socjalne przy przyznawaniu świadczeń.

Podsumowanie

Wczasy pod gruszą to nie tylko atrakcyjne świadczenie socjalne, ale również realny sposób na budowanie lojalności pracowników i poprawę wizerunku pracodawcy. Aby jednak wypłata świadczenia była zgodna z przepisami, należy oprzeć się na przepisach ustawy o ZFŚS, Kodeksu pracy oraz regulacjach podatkowych.

Time Harmony - 2025-07-14 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments

Zarządzanie pracownikami sezonowymi – jak Time Harmony wspiera organizację pracy i rozliczanie czasu pracy sezonowej

Zarządzanie pracownikami sezonowymi to jedno z większych wyzwań, przed którymi stają firmy działające w cyklach sezonowych. Wzmożone zapotrzebowanie na pracę w określonych okresach – np. w handlu, logistyce, turystyce czy rolnictwie – wymusza zatrudnianie dodatkowego personelu, często w krótkim czasie. Taka sytuacja wiąże się z szeregiem problemów: od planowania grafików i rozliczania czasu pracy, przez ocenę efektywności, aż po zgodność z przepisami prawa pracy.

Z pomocą przychodzi system Time Harmony, który wspiera zarówno codzienne procesy kadrowe, jak i strategiczne zarządzanie pracownikami sezonowymi w oparciu o dane z poprzednich sezonów.

1. Ewidencja czasu pracy sezonowej – bezpieczna, zgodna i automatyczna

Jednym z najczęstszych problemów w obszarze pracy sezonowej jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Choć sezonowi pracownicy są zatrudniani na różne podstawy prawne (umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło), to obowiązek ewidencjonowania ich czasu pracy nadal spoczywa na pracodawcy (art. 149 Kodeksu pracy).

Time Harmony eliminuje błędy i opóźnienia wynikające z ręcznego rejestrowania czasu pracy. System rejestruje obecność za pomocą kart RCP, aplikacji mobilnej lub terminali biometrycznych. Pracodawca ma natychmiastowy dostęp do rzeczywistych danych: godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, spóźnień, a także nadgodzin – co jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia wynagrodzeń i zapewnienia zgodności z przepisami.

Systemowa ewidencja czasu pracy w Time Harmony eliminuje błędy i skraca czas obsługi kadrowej. Umożliwia rejestrację wejść i wyjść z pracy w czasie rzeczywistym, co zapewnia zgodność z przepisami i pełną transparentność rozliczeń.

2. Efektywność pracowników sezonowych pod kontrolą

W przypadku pracowników sezonowych wyzwaniem jest szybka ocena ich efektywności. Krótki okres zatrudnienia i ograniczony czas wdrożenia powodują, że trudno jest ocenić, czy dana osoba faktycznie przyczynia się do realizacji celów operacyjnych.

Time Harmony umożliwia zarządzanie pracownikami sezonowymi poprzez dokładny pomiar wykonanych czynności i wydajności. Każda aktywność – np. kompletowanie zamówień, pakowanie czy załadunek – może być przypisana do pracownika i zmierzona czasowo. Na tej podstawie tworzony jest obiektywny raport efektywności, który można wykorzystać do podejmowania decyzji personalnych lub do premiowania.

Time Harmony pozwala mierzyć efektywność pracowników sezonowych na podstawie konkretnych działań i czasu ich wykonania. To narzędzie umożliwia bieżącą ocenę jakości pracy, co ma szczególne znaczenie przy krótkim okresie zatrudnienia.

3. Planowanie pracy w oparciu o dane z poprzednich sezonów

Jednym z największych atutów Time Harmony w kontekście zarządzania pracownikami sezonowymi jest możliwość wykorzystania danych historycznych. System gromadzi dane operacyjne z każdego sezonu, umożliwiając analizę trendów, obciążenia zadaniowego i potrzeb kadrowych.

Na tej podstawie można dokładnie zaplanować liczbę potrzebnych pracowników w analogicznym okresie – minimalizując ryzyko niedoboru rąk do pracy lub nadmiaru zatrudnienia. Dane z poprzednich lat pokazują nie tylko liczbę przepracowanych godzin, ale też efektywność zespołów i występowanie wąskich gardeł w procesach.

Dzięki temu zarządzanie pracownikami sezonowymi przestaje być grą w zgadywanie, a staje się przewidywalnym i opartym na faktach procesem planistycznym.

Dzięki analizie danych historycznych z poprzednich sezonów, system wspiera bardziej precyzyjne planowanie zasobów ludzkich. Ułatwia to dostosowanie liczby pracowników do rzeczywistego zapotrzebowania w określonych okresach roku.

4. Rozliczanie pracowników sezonowych – bez błędów i opóźnień

W przypadku pracy sezonowej rozliczenia wynagrodzeń często odbywają się pod presją czasu i przy dużej rotacji kadrowej. Ręczne przepisywanie danych z list obecności do systemów kadrowo-płacowych generuje błędy, które mogą skutkować roszczeniami pracowników lub sankcjami ze strony instytucji kontrolnych.

Time Harmony automatyzuje ten proces. Na podstawie zarejestrowanego czasu pracy generowane są raporty gotowe do eksportu do systemu płacowego. Dzięki temu rozliczenia są szybkie, rzetelne i zgodne z rzeczywistymi danymi. To szczególnie ważne przy pracy sezonowej, gdzie każda pomyłka kosztuje – wprost i wizerunkowo.

Automatyczne zestawienia czasu pracy generowane przez Time Harmony minimalizują ryzyko pomyłek i opóźnień w naliczaniu wynagrodzeń. Proces rozliczania sezonowych pracowników przebiega szybciej i bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

5. Analiza sezonowej efektywności operacyjnej

W dłuższej perspektywie Time Harmony pozwala nie tylko na rozliczenie pracy, ale również na strategiczną analizę efektywności operacyjnej w ujęciu sezonowym. Możliwość porównywania danych z różnych lat umożliwia ocenę skuteczności działań, identyfikację wzorców oraz planowanie przyszłych sezonów z większą precyzją.

W praktyce oznacza to, że zarządzanie pracownikami sezonowymi może być zoptymalizowane z roku na rok – poprzez wyciąganie wniosków, ulepszanie procesów i lepsze przygotowanie się do kolejnych okresów intensywnej pracy.

Kluczowe korzyści z wdrożenia Time Harmony w pracy sezonowej:
Pełna kontrola nad czasem pracy sezonowych pracowników
Automatyzacja rozliczeń i zgodność z Kodeksem pracy
Ocena wydajności pracowników sezonowych na podstawie danych
Lepsze planowanie grafików dzięki analizie danych z poprzednich sezonów
Redukcja kosztów operacyjnych i uniknięcie błędów kadrowych
Skalowalność systemu niezależnie od liczby zatrudnianych sezonowo osób

Gromadzone w systemie dane umożliwiają porównanie efektywności operacyjnej w ujęciu sezonowym. To punkt wyjścia do optymalizacji procesów i lepszego przygotowania organizacji na kolejne okresy wzmożonej pracy.

Zarządzanie pracownikami sezonowymi - podsumowanie

Zarządzanie pracownikami sezonowymi wymaga elastyczności, precyzji i szybkiego reagowania na zmienne warunki. Tradycyjne metody – oparte na ręcznym planowaniu i rozliczaniu – nie sprawdzają się w realiach dynamicznego rynku. Time Harmony to narzędzie, które pozwala zapanować nad procesem pracy sezonowej – od ewidencji czasu, przez kontrolę efektywności, po planowanie przyszłych działań.

Wdrożenie systemu Time Harmony to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale również większe bezpieczeństwo prawne i lepsza organizacja pracy. Dla firm korzystających z sezonowego modelu zatrudnienia to inwestycja, która przekłada się na konkretne korzyści operacyjne i strategiczne.

Zastanawiasz się, jak usprawnić zarządzanie pracownikami sezonowymi w swojej firmie? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak Time Harmony może dostosować się do Twojego sezonowego modelu pracy.

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy
w Twojej firmie!

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Time Harmony - 2025-06-17 - Poradnik przedsiębiorcy, Mierzenie czynności i wydajności, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments

Mierzenie czynności w firmie usługowej. Dlaczego warto?

Mierzenie czynności — niezbędne w nowoczesnej firmie usługowej

W firmach świadczących usługi czas to waluta. To od efektywnego zarządzania zadaniami i ich precyzyjnej ewidencji zależy, czy projekt przyniesie realny zysk. Dlatego mierzenie czynności w firmie usługowej przestaje być jedynie rozwiązaniem „dla dużych”, a staje się standardem, który pozwala usprawniać procesy, poprawiać rentowność i dokładnie rozliczać się z klientami.

Mierzenie czasu czynności – fundament rzetelnych rozliczeń

Wdrażając system do monitorowania czynności, firma zyskuje dostęp do szczegółowej ewidencji wszystkich działań podejmowanych przez pracowników w trakcie realizacji zleceń. Dane te pozwalają:

trafnie wyceniać zlecenia,
oceniać realne zaangażowanie zespołu w konkretne projekty,
identyfikować obszary, w których pojawiają się straty czasowe.

Dzięki temu decyzje biznesowe mogą być podejmowane na podstawie faktów, a nie przypuszczeń.

Time Harmony – narzędzie dopasowane do potrzeb firm usługowych

Time Harmony to system, który automatyzuje rejestrację czynności, przypisując je do konkretnych projektów i klientów. Użytkownicy mogą kategoryzować swoje działania, a cały proces jest prosty i intuicyjny.

Co zyskujesz dzięki Time Harmony?

możliwość szybkiego przypisywania zadań do projektów,
łatwą rejestrację czynności z dowolnego miejsca,
wgląd w czasie rzeczywistym w aktywność zespołu,
możliwość dokładnego i transparentnego rozliczenia z kontrahentem.

Dodatkowo, lokalizator GPS umożliwia rejestrowanie zadań niezależnie od lokalizacji – idealne rozwiązanie dla firm z pracownikami mobilnymi lub pracujących w modelu hybrydowym.

Elastyczność, która ma znaczenie

Każda firma działa według własnych zasad – dlatego Time Harmony pozwala na pełną personalizację. Struktura czynności może być dowolnie rozbudowywana i dopasowywana do profilu działalności. Dzięki temu możliwe jest dokładne odwzorowanie sposobu pracy zespołów oraz efektywna analiza czasu pracy z uwzględnieniem ról, projektów czy typów klientów.

Dlaczego tradycyjne metody zawodzą?

W firmach usługowych wciąż spotykane są ręczne lub półautomatyczne metody ewidencji pracy – zapisy w notatnikach, pliki Excel, wiadomości e-mail czy komunikatory służące do raportowania postępów. Choć pozornie są wygodne, szybko okazuje się, że tego typu rozwiązania generują szereg problemów: brak spójności danych, trudność w ich zestawianiu i ograniczona użyteczność przy analizie efektywności.

W przeciwieństwie do tych metod, [mierzenie czynności w firmie usługowej] za pomocą dedykowanego systemu, takiego jak Time Harmony, umożliwia automatyczne i precyzyjne rejestrowanie wszystkich aktywności pracowników.

Dzięki działaniu online i rejestracji danych w czasie rzeczywistym, osoby zarządzające mają bieżący wgląd w przebieg pracy całego zespołu – niezależnie od lokalizacji, trybu pracy (biurowego, zdalnego, hybrydowego) czy urządzenia, z którego korzystają pracownicy.

System na bieżąco gromadzi informacje o czasie poświęconym na konkretne zadania, stopniu zaangażowania członków zespołu oraz ich obciążeniu operacyjnym. Taka funkcjonalność nie tylko zwiększa transparentność, ale przede wszystkim umożliwia szybsze reagowanie na potencjalne opóźnienia, przeciążenia lub nieefektywne rozłożenie zasobów.

To także realne wsparcie dla team leaderów, którzy – mając pod ręką aktualne dane – mogą podejmować trafniejsze decyzje w zakresie delegowania zadań i zarządzania priorytetami. Rejestracja aktywności w czasie rzeczywistym przekłada się zatem na płynność operacyjną, lepszą komunikację wewnętrzną i zwiększoną przewidywalność realizacji projektów.

Branże, które szczególnie korzystają na mierzeniu czynności

System Time Harmony świetnie sprawdza się w środowiskach, gdzie każda minuta pracy ma wartość rynkową. Oto kilka przykładów:

Agencje marketingowe – mierzenie czasu pracy nad kreacją, kampaniami i obsługą klientów pozwala nie tylko na precyzyjne rozliczenia, ale też na lepszą organizację pracy zespołów kreatywnych.
Biura projektowe – możliwość śledzenia czasu poświęcanego na każdy etap realizacji projektu architektonicznego lub inżynieryjnego zwiększa kontrolę nad budżetem i terminowością.
Kancelarie prawne – ewidencjonowanie pracy prawników przy konkretnych sprawach to podstawa transparentności i profesjonalizmu.
Biura rachunkowe – rejestracja zadań związanych z obsługą klientów księgowych pozwala na realne rozliczenia i analizę opłacalności współpracy.

System do mierzenia czynności online – elastyczność bez kompromisów

Time Harmony działa w pełni online – dostęp do systemu możliwy jest z poziomu przeglądarki internetowej, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania. To ogromna zaleta dla firm działających w rozproszonych zespołach lub w trybie hybrydowym. Niezależnie od miejsca pracy, członkowie zespołu mogą rejestrować swoje czynności, a kadra zarządzająca ma bieżący wgląd w przebieg realizowanych projektów.

Wgląd w realną efektywność zespołu

Time Harmony umożliwia dostosowanie pulpitu zarządzania do potrzeb administratora. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za konkretne obszary w firmie mogą analizować dane w formie, która najlepiej wspiera ich codzienną pracę – od prostych wykresów po zaawansowane zestawienia. Widoki można udostępniać, edytować i powielać, co ułatwia pracę zarówno w małych firmach, jak i w dużych organizacjach.

Integracje i skalowalność

Time Harmony łatwo integruje się z innymi systemami wspierającymi zarządzanie firmą – CRM, ERP czy narzędziami do rozliczeń. Dzięki otwartej strukturze i możliwości tworzenia własnych raportów, system może być skalowany i rozwijany wraz z firmą – od kilkuosobowego zespołu po kilkusetosobowe przedsiębiorstwo.

Taka elastyczność sprawia, że mierzenie czynności w firmie usługowej staje się elementem długoterminowej strategii zarządzania efektywnością.

Podsumowanie

Mierzenie czynności w firmie usługowej to nie tylko sposób na zwiększenie efektywności, ale przede wszystkim narzędzie do podejmowania trafnych decyzji. Dzięki Time Harmony:

eliminujesz domysły na rzecz danych,
rozliczasz się z klientami w sposób przejrzysty i uczciwy,
wyceniasz przyszłe zlecenia w oparciu o realne wskaźniki,
zwiększasz kontrolę nad procesami w firmie.

Zacznij świadomie zarządzać czasem pracy w swojej firmie usługowej — sprawdź, jak Time Harmony może usprawnić Twój biznes.

Optymalizuj
czas pracy i wydajność swojego zespołu!

Poznaj nasz system

Time Harmony - 2025-06-09 - Poradnik przedsiębiorcy, Mierzenie czynności i wydajności - No Comments

Zmiany w stażu pracy 2026 – co muszą wiedzieć pracodawcy?

Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który wprowadza istotne zmiany w stażu pracy 2026 dla pracodawców. Od 1 stycznia 2026 roku do stażu pracy mają być doliczane nie tylko umowy o pracę, ale również okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania zleceń i usług w ramach umów cywilnoprawnych. To fundamentalna zmiana, która bezpośrednio wpłynie na działy kadr – zarówno w zakresie prowadzenia dokumentacji, jak i realizacji nowych obowiązków finansowych wobec pracowników.

Co zmienia się od 2026 roku?

Do stażu pracy będą wliczane:

działalność gospodarcza,
umowy zlecenia i inne cywilnoprawne umowy,
praca za granica po udokumentowaniu,
członkostwo w spółdzielniach rolniczych

Co obejmują zmiany w stażu pracy od 2026 roku?

Zgodnie z projektem nowelizacji, do stażu pracy będą wliczane:

okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia, agencyjnych i o świadczenie usług,
okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem (jeśli opłacano składki ZUS),
członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i kółkach rolniczych,
udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą (inne niż umowa o pracę).

To fundamentalna zmiana w podejściu do stażu pracy, która wpłynie na naliczanie uprawnień pracowniczych – w tym urlopu wypoczynkowego, odpraw czy dodatków stażowych.

Uchwalone przepisy w zakresie zmiany stażu pracy wpłyną na naliczanie uprawnień pracowniczych – takich jak: długość urlopu wypoczynkowego, wysokość odpraw, przyznawanie dodatków stażowych. Pracodawcy muszą przygotować się na nowe zasady wyliczania świadczeń.

Jak pracodawcy mają dokumentować nowy staż pracy?

Nowe przepisy zakładają, że zaliczenie okresów nieetatowego zatrudnienia do stażu pracy będzie wymagało dokumentacji:

w przypadku działalności gospodarczej – zaświadczenie z ZUS o opłacanych składkach,
w przypadku umów zlecenia – analogicznie, potwierdzenie składek ZUS,
w przypadku pracy za granicą – dowody na zasadach ogólnych (np. umowy, rozliczenia, potwierdzenia przelewów).

To oznacza, że pracodawcy będą musieli być przygotowani na dokładne weryfikowanie dokumentów, które wcześniej nie były podstawą do wyliczeń kadrowych.

Jak udokumentować nowy staż pracy?

Zaświadczenia z ZUS (działalność i zlecenia),
Inne dowody – np. umowy, rozliczenia (praca za granicą),
Dokumentacja będzie kluczowa przy wyliczaniu urlopów i świadczeń.

Zmiany w stażu pracy 2026 dla pracodawców – co oznaczają w praktyce?

Zmiany w stażu pracy 2026 dla pracodawców to nie tylko korekta formalna w dokumentacji kadrowej, lecz realne wyzwanie organizacyjne i prawne. Nowe przepisy wpłyną na całą strukturę procesów HR – od naliczania urlopów po systemy raportowania. Oto kluczowe obszary, które wymagają uwagi:

Aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania

Pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia zmian w regulaminach, uwzględniających nowe podstawy ustalania stażu pracy. Dotyczy to m.in. zasad przyznawania urlopów, dodatków stażowych czy progów nagród jubileuszowych.

Weryfikacja polityki urlopowej i świadczeń

Konieczna będzie ponowna analiza polityki urlopowej i zasad naliczania świadczeń. Pracownicy, których staż wzrośnie po doliczeniu okresów samozatrudnienia czy zleceń, mogą nabyć prawo do dłuższego urlopu lub wyższych odpraw.

Aktualizacja systemów kadrowych i RCP

Aby wdrożyć zmiany zgodnie z przepisami, niezbędne może być dostosowanie systemów kadrowo-płacowych oraz RCP (rejestracji czasu pracy). System Time Harmony może wspierać ten proces, zapewniając przejrzystą ewidencję czasu pracy i typów zatrudnienia oraz generując raporty pomocne przy przeliczeniu stażu.

Zasoby ludzkie i finansowe

Firmy będą musiały zaangażować dodatkowe zasoby kadrowe do analizy dokumentacji pracowników, przeliczenia okresów zatrudnienia i weryfikacji prawa do świadczeń. Może to wymagać współpracy z ZUS lub pozyskiwania dokumentów od pracowników.

W przypadku większych organizacji cały proces może potrwać wiele miesięcy i wymagać wdrożenia zespołu projektowego, który połączy kompetencje z obszaru kadr, prawa pracy i IT. Warto rozpocząć działania z wyprzedzeniem, aby w dniu wejścia ustawy w życie – 1 stycznia 2026 roku – organizacja była w pełni gotowa.

Co zmiany będą oznacząć dla pracodawców?

Konieczność przeliczenia stażu pracowników,
Aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania,
Potrzeba uporządkowania dokumentacji zatrudnienia,
Wzrost kosztów świadczeń pracowniczych w niektórych przypadkach.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Nowelizacja ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 roku. To wystarczająco dużo czasu, by zaplanować działania, ale zbyt mało, by pozwolić sobie na zwłokę. Już dziś warto przeanalizować procedury wewnętrzne i zaplanować wdrożenie odpowiednich narzędzi IT.

Podsumowanie: Co zmiany w stażu pracy oznaczają dla pracodawców?

Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie stażu pracy, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku, niesie za sobą konkretne konsekwencje dla pracodawców. Oto najważniejsze z nich:

1. Konieczność ponownego ustalenia stażu pracy pracowników

Pracodawcy będą zobowiązani do weryfikacji i przeliczenia stażu pracy wszystkich zatrudnionych, którzy wcześniej prowadzili działalność gospodarczą, pracowali na umowach cywilnoprawnych lub zdobywali doświadczenie zawodowe za granicą. To może wpłynąć m.in. na prawo do dłuższego urlopu czy wyższe odprawy.

2. Aktualizacja dokumentów wewnętrznych

Regulaminy pracy i wynagradzania powinny zostać dostosowane do nowej definicji stażu pracy. Niezbędne będzie uwzględnienie nowych podstaw wyliczania uprawnień pracowniczych, takich jak dodatki stażowe czy prawo do nagród jubileuszowych.

3. Potrzeba zabezpieczenia budżetu

Zmiany w stażu mogą przełożyć się na zwiększone koszty po stronie pracodawcy – szczególnie w kontekście wydłużonego urlopu, dodatków za staż czy odpraw. Warto zaplanować rezerwy finansowe w budżecie działu HR i kadr.

4. Organizacja procesu gromadzenia dokumentów

Zespół kadrowy będzie musiał przyjąć nowe procedury związane z pozyskiwaniem zaświadczeń i dokumentów od pracowników, które będą podstawą do zaliczenia wcześniejszego zatrudnienia do stażu pracy.

5. Wdrożenie odpowiednich narzędzi IT

Aby usprawnić procesy rozliczania i analizy danych kadrowych, pracodawcy powinni wdrożyć lub dostosować systemy RCP i ewidencji czasu pracy. Przykładem może być Time Harmony, który wspiera w dokumentowaniu czasu pracy, typów zatrudnienia oraz generowaniu raportów przydatnych przy analizie stażu.

Skontaktuj się z naszym zespołem, by zobaczyć, jak możemy pomóc Twojej organizacji w dostosowaniu się do nowej rzeczywistości prawnej.

Time Harmony - 2025-05-29 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments

Jawność płac i neutralność płciowa w ogłoszeniach. Sejm przyjął zmiany w Kodeksie pracy

Jawność płac w ogłoszeniach o pracę staje się obowiązkiem. Poznaj nowe przepisy Kodeksu pracy i ich wpływ na rekrutację oraz wynagrodzenia.

W dniu 9 maja 2025 roku Sejm Rzeczypospolitej Polskiej kontynuował prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, skupiając się na kwestiach jawności wynagrodzeń oraz neutralności płciowej w ogłoszeniach o pracę. Projekt ustawy, będący odpowiedzią na unijną dyrektywę 2023/970, ma na celu wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Czy to faktycznie rewolucja?

W sensie formalnym – nie jest to rewolucja w całym Kodeksie pracy, bo nie zmienia fundamentów stosunku pracy.

Czy w obszarze rekrutacji i wynagradzania to duża zmiana?

Finalnie, nowe przepisy nie spowodują znacznych zmian w temacie jawności wynagrodzeń. Przyjrzyjmy się zatem co dokładnie wprowadzają nowe przepisy:

1. Jawność widełek wynagrodzenia

Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r. wprowadza do art. 183c nowy przepis – art. 183ca, który znacząco porządkuje kwestie informowania kandydatów o wynagrodzeniu. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, pracodawca ma obowiązek poinformowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie o wysokości wynagrodzenia początkowego lub o jego przedziale.

Informacja o wynagrodzeniu musi być przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem – w formie papierowej lub elektronicznej – i może znaleźć się w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

Co istotne, to pierwszy przypadek w polskim prawie pracy, gdy informacja o wynagrodzeniu staje się obowiązkowym elementem procesu rekrutacyjnego. Dotąd pracodawcy mogli operować nieprecyzyjnymi sformułowaniami typu „atrakcyjne wynagrodzenie”, unikając jednoznacznych deklaracji. Wprowadzenie obowiązku jawności płac na etapie rekrutacji ma na celu nie tylko zwiększenie transparentności, ale też przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej, w szczególności ze względu na płeć.

Pracodawca zobowiązany jest również do ujawnienia kandydatom postanowień regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy, jeśli takie obowiązują w danym zakładzie pracy. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek informowania nie tylko o podstawowym wynagrodzeniu, ale również o dodatkach, premiach, benefitach czy innych świadczeniach związanych z pracą, przyznawanych w formie pieniężnej lub niepieniężnej.W ten sposób kandydat uzyskuje pełniejszy obraz warunków finansowych związanych z danym stanowiskiem.

Choć ostateczna wersja przepisów nie nakłada obowiązku publikowania widełek płacowych bezpośrednio w ogłoszeniu, to w praktyce może to stać się preferowanym rozwiązaniem – usprawniającym rekrutację, budującym zaufanie i wspierającym markę pracodawcy. Nowe przepisy mają być krokiem w kierunku rzeczywistej jawności płac i tworzenia kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości.

Z perspektywy kandydatów jawność płac zwiększa przewidywalność procesu rekrutacyjnego i ułatwia porównanie ofert różnych pracodawców.

Jawność płac może również stanowić element przewagi konkurencyjnej w walce o talenty. Organizacje, które otwarcie komunikują wysokość wynagrodzeń, są częściej postrzegane jako transparentne i godne zaufania. W efekcie łatwiej im przyciągnąć wartościowych kandydatów, którzy oczekują przejrzystości i równego traktowania.

2. Zakaz pytania o wcześniejsze wynagrodzenie

To podejście „równości startu” – odcina wpływ poprzednich (często nierównych) pensji na nowe zatrudnienie.
Może to pomóc w walce z tzw. wage anchoring – zaniżaniem ofert na podstawie przeszłych zarobków, szczególnie u kobiet.

Co trzeba będzie zrobić:

– Zmienić formularze rekrutacyjne, procedury rozmów kwalifikacyjnych i briefy dla rekruterów.
– Przeszkolić osoby prowadzące rekrutacje, by nie zadawały pytań o:
• poprzednie zarobki,
• wysokość premii lub dodatków.

Ryzyka:
Potrzeba nowych narzędzi do oceny kandydatów bez odniesienia do ich historycznego wynagrodzenia.

W połączeniu z wymogiem jawności płac, zakaz pytania o wcześniejsze wynagrodzenie może znacząco zmniejszyć luki płacowe i poprawić spójność polityki wynagrodzeń.

Wdrożenie przepisów dotyczących zakazu pytania o wcześniejsze wynagrodzenie może też wymusić na pracodawcach bardziej obiektywne podejście do wyceny kompetencji kandydatów. Będzie to wymagało rozbudowania wewnętrznych systemów oceny stanowisk i wartościowania pracy, co może dodatkowo wzmocnić jawność płac i ułatwić jej egzekwowanie.

3. Neutralność ogłoszeń pod względem płci

Obowiązek formułowania treści w sposób wolny od stereotypów płciowych może wydawać się drobiazgiem, ale w praktyce zmusza do głębszego przemyślenia języka, co wpływa na większą inkluzywność.

Co trzeba będzie zrobić:

– Przejrzeć wzory ogłoszeń i materiały rekrutacyjne.
– Używać neutralnych sformułowań:
Zamiast „szukamy młodego, energicznego handlowca” → „szukamy osoby do działu sprzedaży”
– Unikać stereotypów związanych z cechami „męskimi” lub „żeńskimi”.

Ryzyka:
Potencjalne zgłoszenia do PIP lub UODO, jeśli język będzie dyskryminujący.

W kontekście nowych regulacji, jawność płac oraz język wolny od stereotypów stają się kluczowymi elementami etycznej rekrutacji.

Zwiększenie inkluzywności językowej w ogłoszeniach może przełożyć się nie tylko na większą różnorodność zespołów, ale także na poprawę wizerunku firmy jako nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy. W połączeniu z polityką jawności płac, organizacje mogą skutecznie budować przewagę reputacyjną.

Jawność płac w praktyce – od kiedy obowiązek informacyjny dla pracodawców?

Warto podkreślić, że omawiane zmiany nie są jeszcze prawem obowiązującym. Ustawa z dnia 9 maja 2025 r. została przyjęta przez Sejm i obecnie trafiła do Senatu, gdzie trwają dalsze prace legislacyjne. Jej wejście w życie planowane jest po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia, co oznacza, że nowe przepisy zaczną obowiązywać najprawdopodobniej pod koniec 2025 lub na początku 2026 roku. Pracodawcy mają więc ograniczony czas na przygotowanie organizacyjne i procedury zgodne z wymogami nowelizacji.

Podsumowanie

Nie mamy do czynienia z całościową rewolucją w Kodeksie pracy, ale to znaczący krok naprzód w obszarach, które przez lata pozostawały poza realną kontrolą – czyli rekrutacja i jawność płac.
To zmiana, która będzie wymagała od działów HR i pracodawców konkretnych działań, nie tylko drobnych korekt.

Jawność płac to nie tylko zgodność z prawem – to także narzędzie budowania zaufania, wizerunku pracodawcy i kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości.

Jak technologia wspiera jawność płac i równe traktowanie?

Wdrażanie zasad jawności płac wymaga nie tylko zmian prawnych, ale również danych, które pozwolą obiektywnie oceniać efektywność pracy i czas poświęcony na realizację obowiązków. System Time Harmony może pośrednio wspierać politykę płacową – dostarczając precyzyjnych informacji o rzeczywistym czasie pracy, zaangażowaniu oraz wydajności zespołów. To narzędzie, które pomaga organizacjom tworzyć bardziej przejrzyste i sprawiedliwe środowisko pracy, oparte na rzetelnych danych, a nie subiektywnych ocenach.

Time Harmony - 2025-05-14 - Poradnik przedsiębiorcy, Prawo pracy - No Comments

Równoważny system czasu pracy w praktyce – jak Time Harmony ułatwia jego stosowanie

Współczesne organizacje coraz częściej sięgają po elastyczne modele organizacji czasu pracy. Jednym z nich jest równoważny system czasu pracy, który – jeśli jest stosowany poprawnie – pozwala dostosować rozkład czasu pracy do specyfiki działalności, sezonowości czy zmiennych potrzeb kadrowych. W praktyce jednak zarządzanie tym systemem może być trudne, zwłaszcza w większych firmach lub środowiskach o zróżnicowanych grafikach.

Z pomocą przychodzi Time Harmony – zaawansowany system do planowania, rejestrowania i rozliczania czasu pracy, który wspiera pracodawców w pełnym, zgodnym z prawem wdrożeniu równoważnego systemu.

Czym jest równoważny system czasu pracy?

Zgodnie z art. 135 Kodeksu pracy, w równoważnym systemie czasu pracy dobowy wymiar pracy może zostać przedłużony – do 12 godzin (a w niektórych przypadkach nawet do 16 lub 24 godzin), o ile w przyjętym okresie rozliczeniowym średni tygodniowy czas pracy nie przekracza normy 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

równoważny system czasu pracy

Wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy może być wprowadzone jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją w zakładzie pracy. Aby wprowadzić równoważny system czasu pracy, należy uregulować tę kwestię w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jeśli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym.

Równoważny system czasu pracy wymaga:

planowania harmonogramu na co najmniej jeden miesiąc i przekazania go pracownikom na minimum 7 dni przed jego obowiązywaniem
zapewnienia minimalnych odpoczynków dobowych (11 godzin) i tygodniowych (35 godzin),
prawidłowego rozliczania nadgodzin,
przestrzegania zasad wynikających z okresów rozliczeniowych (np. 1 miesiąc, 3 miesiące, w szczególnych przypadkach do 12 miesięcy).
Uwaga! Zgodnie z art. 129 § 2 Kodeksu Pracy tak jak w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy w równoważnym systemie czasu pracy, może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przykładowe branże i firmy, w których sprawdza się równoważny system czasu pracy:

Służba zdrowia – szpitale, pogotowie ratunkowe (dyżury, praca zmianowa).
Transport i logistyka – kierowcy, operatorzy magazynów.
Produkcja przemysłowa – szczególnie przy liniach produkcyjnych działających w ruchu ciągłym.
Hotele i gastronomia – praca w weekendy i święta, sezonowość.
Ochrona osób i mienia – praca zmianowa, konieczność ciągłej obecności.
Handel detaliczny i centra handlowe – wydłużone godziny otwarcia, zwiększony ruch w wybrane dni tygodnia.
Rolnictwo i leśnictwo – uzależnienie od warunków pogodowych i sezonowości.

Wdrożenie równoważnego systemu czasu pracy pozwala efektywniej zarządzać zasobami ludzkimi w warunkach zmiennego zapotrzebowania na pracę, ale wymaga prawidłowego uregulowania w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym.

Równoważny system czasu pracy - ograniczenia

Równoważny system czasu pracy nie może być stosowany wobec wszystkich pracowników. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, nie można go stosować wobec pracownic w ciąży oraz pracowników młodocianych, ze względu na szczególną ochronę ich zdrowia i bezpieczeństwa. Dodatkowo, pracownicy niepełnosprawni co do zasady nie mogą pracować w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, chyba że lekarz wyrazi na to zgodę w orzeczeniu lekarskim.

Równoważny system czasu pracy nie może być również stosowany wobec pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, jeśli nie wyrażą oni na to zgody (art. 178 § 2 Kodeksu pracy). Ochrona ta dotyczy zarówno matek, jak i ojców lub innych opiekunów prawnych, niezależnie od rodzaju umowy czy wymiaru etatu. Pracodawca ma obowiązek respektować ich wolę, a brak zgody na pracę w systemie z wydłużonym dobowym wymiarem czasu nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek negatywnych konsekwencji ze strony pracodawcy. W praktyce oznacza to, że pracownicy ci nie mogą być planowani do pracy np. po 10 czy 12 godzin dziennie, jeśli sami się na to nie zgodzą.

Główne wyzwania w zarządzaniu czasem pracy w systemie równoważnym

Wdrożenie równoważnego systemu często wiąże się z wieloma trudnościami organizacyjnymi. Najczęstsze problemy to:

błędy w planowaniu grafików, prowadzące do naruszeń przepisów,
brak narzędzi do kontroli odpoczynków – co może skutkować nieuprawnionymi roszczeniami pracowniczymi,
trudności w rozliczaniu nadgodzin, szczególnie przy zmianach planu pracy lub zastępstwach,
niespójna ewidencja czasu pracy, co jest istotne w przypadku kontroli PIP lub sporów pracowniczych.

Ręczne prowadzenie harmonogramów czy ewidencji w Excelu zwiększa ryzyko błędów i obciąża dział kadr nadmiarem zadań operacyjnych. Tutaj właśnie ujawnia się rola nowoczesnych systemów RCP, takich jak Time Harmony.

Jak Time Harmony wspiera firmy w stosowaniu systemu równoważnego?

Time Harmony to system zaprojektowany z myślą o pełnej zgodności z Kodeksem pracy i potrzebami działów HR, menedżerów liniowych oraz kadry zarządzającej. Jego funkcjonalności znacząco ułatwiają organizację pracy w systemie równoważnym.

1. Automatyczne planowanie zgodne z przepisami

System pozwala tworzyć harmonogramy z uwzględnieniem:

maksymalnych dopuszczalnych długości zmian,
odpoczynków dobowych i tygodniowych,
cykli pracy i dni wolnych,
dni ustawowo wolnych od pracy.

Wszystko to odbywa się automatycznie – Time Harmony od razu sygnalizuje konflikty z przepisami, zanim dojdzie do ich naruszenia.

2. Prawidłowe rozliczanie nadgodzin

System rozróżnia nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, automatycznie je ewidencjonując i przypisując do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Ułatwia to ustalenie:

liczby nadgodzin płatnych,
przysługującego czasu wolnego za nadgodziny,
dodatków zgodnie z art. 151(1) KP.

Dzięki temu dział kadrowo-płacowy nie musi ręcznie analizować i rozliczać każdego przypadku.

3. Monitoring odpoczynków

Time Harmony analizuje każdą zaplanowaną i zrealizowaną zmianę pod kątem zapewnienia odpoczynków:

11-godzinnego dobowego (art. 132 KP),
35-godzinnego tygodniowego (art. 133 KP).

W razie naruszenia – system generuje alerty, które pozwalają na natychmiastową korektę grafiku.

4. Gotowe raporty i zgodna z prawem ewidencja

System automatycznie generuje ewidencję czasu pracy, zgodną z wymogami art. 149 KP. Raporty zawierają:

godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
godziny nadliczbowe,
wykorzystane dni wolne,
bilans czasu pracy za okres rozliczeniowy.

To oszczędność czasu i minimalizacja ryzyka przy kontroli ze strony PIP lub ZUS.

5. Elastyczność i dostosowanie do specyfiki firmy

Time Harmony umożliwia dynamiczną aktualizację grafików, przesuwanie zmian, planowanie pracy w weekendy z odbiorem wolnego i bieżące monitorowanie wykorzystania czasu pracy.

Dzięki temu firmy zyskują większą kontrolę operacyjną i mogą dostosować zasoby ludzkie do zmiennego zapotrzebowania.

Podsumowanie

Równoważny system czasu pracy to rozwiązanie o dużym potencjale, ale wymaga precyzyjnego wdrożenia, zgodnego z Kodeksem pracy. Time Harmony eliminuje największe ryzyka związane z błędnym planowaniem czy rozliczaniem, pozwalając firmom w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje ten system organizacji czasu pracy.

Dzięki Time Harmony pracodawca zyskuje:

zgodność z przepisami,
automatyzację procesów kadrowych,
przejrzystą ewidencję czasu pracy,
realną poprawę efektywności organizacyjnej.

Chcesz zobaczyć, jak działa Time Harmony w praktyce? Skontaktuj się z nami i umów się na prezentację systemu – dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji.

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy
w Twojej firmie!

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Time Harmony - 2025-04-23 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments

Wymiar czasu pracy w maju 2025 – ile godzin wynika z Kodeksu pracy?

Maj to jeden z miesięcy, w których szczególnie ważne jest prawidłowe zaplanowanie czasu pracy – głównie z powodu dni świątecznych i długich weekendów. W tym artykule omawiamy, jak zgodnie z Kodeksem pracy ustalić wymiar czasu pracy w maju 2025 roku, z uwzględnieniem świąt 1 i 3 maja.

Podstawa prawna – art. 130 Kodeksu pracy

Miesięczny wymiar czasu pracy ustala się:

mnożąc 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni,
dodając po 8 godzin za każdy dzień roboczy „wystający” poza pełne tygodnie,
odejmując 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela

Maj 2025 – jak wygląda kalendarz?

Liczba dni w miesiącu: 31
Liczba dni roboczych: 20
Liczba dni wolnych (weekendy + święta): 11
Święta:
- 1 maja (czwartek) – Święto Pracy (ustawowo wolne, obniża wymiar),
- 3 maja (sobota) – Święto Konstytucji 3 Maja (przypada w sobotę – dzień wolny do odbioru, wymagający obniżenia wymiaru czasu pracy o 8 godzin.
  Zgodnie z Kodeksem Pracy (Art.130 par.2)Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Wymiar czasu pracy – maj 2025

4 pełne tygodnie × 40 godz. = 160 godz.
2 dni wystające ponad pełne tygodnie → 2x 8 godzin = 16 godzin
1 maja – święto w dzień roboczy → obniża wymiar o 8 godz.
3 maja – święto w sobotę → pracodawca musi oddać inny dzień wolny, obniżając wymiar czasu pracy łącznie o 8 godzin

Zgodnie Kodeksem Pracy (art. 130 par. 2) każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

➡️ Ostateczny wymiar czasu pracy w maju 2025 r. wynosi: 160 godzin

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawca zobowiązany jest:

zaplanować 160 godzin pracy dla pracownika pełnoetatowego,
udzielić dnia wolnego za 3 maja, ponieważ święto przypada w sobotę będącą dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
prawidłowo rozplanować grafik pracy w sposób zapewniający zgodność z przepisami dotyczącymi odpoczynków i dobowych norm czasu pracy.

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy
w Twojej firmie!

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Wymiar czasu pracy w maju 2025 – planuj i rozliczaj z Time Harmony

Maj 2025 roku to miesiąc, w którym występują dwa dni ustawowo wolne od pracy: 1 i 3 maja. Święto 1 maja przypada w czwartek – obniża wymiar czasu pracy. 3 maja (sobota) przypada w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy – pracodawca zobowiązany jest do udzielenia dnia wolnego w innym terminie, oraz zgodnie z Kodeksem Pracy obniżyć miesięczny wymiar czasu pracy.

Dla pracowników zatrudnionych na pełen etat, wymiar czasu pracy w maju 2025 r. wynosi 160 godzin.

Time Harmony – Twoje wsparcie w planowaniu

Dzięki systemowi Time Harmony:

✅ Tworzysz zgodne z prawem harmonogramy, które automatycznie uwzględniają dni ustawowo wolne od pracy i limity godzinowe,
✅ Zarządzasz grafikami w systemie podstawowym i równoważnym z eliminacją ryzyka błędów.

Ewidencja i rozliczanie w jednym miejscu

✅ Rejestracja wejść i wyjść pracowników w czasie rzeczywistym,
✅ Automatyczne rozliczanie nadgodzin, z uwzględnieniem nadgodzin dobowych i średnio-tygodniowych oraz wyliczeniem stosownych dodatków +50% i +100%
✅ Rejestrowanie pracy w dni świąteczne, ze wskazaniem należnych dodatków oraz możliwością łatwego planowania odbioru innego dnia wolnego.

Wymiar czasu pracy w maju 2025 - oszczędzaj czas i zachowaj zgodność z Kodeksem pracy

Z Time Harmony możesz nie tylko poprawnie zaplanować maj 2025, ale także utrzymać pełną zgodność z wymogami prawa pracy – bez konieczności ręcznego przeliczania wymiaru czasu pracy.