Polski

Ark / Polski

Polski

Featured Image

System do rozliczeń z Klientami

W każdej firmie współpracującej z kontrahentami kluczowym elementem jest precyzyjne zarządzanie rozliczeniami. Dobre relacje biznesowe wymagają nie tylko transparentności, ale także efektywnego monitorowania czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań.

Odpowiedzią na te potrzeby jest Time Harmony, który z powodzeniem może być stosowany jako system do rozliczeń z Klientami, gdyż umożliwia kompleksowe zarządzanie czasem pracy i tworzenie precyzyjnych raportów oraz rozliczeń z kontrahentami.

 

System do rozliczeń z Klientami

Time Harmony jako system do rozliczeń z Klientami

Time Harmony to innowacyjny system służący do rejestrowania czasu pracy i zarządzania wydajnością. Został stworzony z myślą o firmach, które potrzebują narzędzia nie tylko do monitorowania czasu pracy pracowników, mierzenia czasu czynności i wydajności, ale także do dokładnego rozliczania projektów realizowanych na rzecz kontrahentów.

Time Harmony, wyposażony w funkcjonalność mierzenia czasu czynności, umożliwia rejestrację wszystkich wykonywanych czynności i przypisania ich do konkretnego Klienta bądź projektu, co pozwala na precyzyjne rozliczanie się z Klientami.

Jak Time Harmony wspiera rozliczenia z kontrahentami?

Zarządzanie projektami realizowanymi dla kontrahentów wymaga nie tylko precyzyjnego monitorowania czasu pracy, ale także generowania szczegółowych raportów. Time Harmony umożliwia rejestrowanie każdej czynności wykonywanej przez pracowników, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą z łatwością tworzyć rozliczenia oparte na rzeczywistym czasie pracy. Oto, jak system wspiera te procesy:

1. Rejestracja czasu czynności
Każdy pracownik może w prosty sposób rejestrować czas poświęcony na realizację konkretnego zadania. Time Harmony wyliczy precyzyjnie czas poświęcony na wykonanie konkretnej czynności, co pozwala na dokładne rozliczanie się na podstawie rzeczywistego zaangażowania. Automatyczne rejestrowanie czasu minimalizuje ryzyko błędów, jakie mogą wystąpić w przypadku tradycyjnych metod, np. ręcznego zapisywania godzin.

2. Tworzenie raportów i rozliczeń
Na podstawie zarejestrowanych danych, system Time Harmony generuje szczegółowe raporty, które mogą być wykorzystywane jako podstawa do rozliczeń z kontrahentami. Raporty te mogą obejmować:

  • szczegółowy wykaz czynności, daty realizacji oraz czas poświęcony na każde zadanie.
  • liczbę dokumentów, faktur wygenerowanych na rzecz określonego Klienta

Tego typu dokumenty są nieocenione przy rozliczaniu projektów w modelu godzinowym lub przy umowach, gdzie istotne jest dokładne rozliczenie kosztów. Dodatkową opcją jest możliwość wpisania komentarza do wykonywanej czynności, co może być doskonałym uzupełnieniem informacji potrzebnych do rozliczeń z Klientem.

3. Transparentność i zaufanie
Dzięki szczegółowym raportom generowanym przez Time Harmony, kontrahenci zyskują pełną przejrzystość w zakresie czasu poświęconego na realizację ich zleceń. Time Harmony to więc system do rozliczeń z Klientami, który pozwala budować zaufanie i unikać nieporozumień dotyczących rozliczeń. Przedsiębiorstwa mogą udostępniać raporty swoim klientom, co ułatwia negocjacje oraz wzmacnia długofalowe relacje.

Elastyczność dopasowana do potrzeb firmy

Time Harmony jest systemem elastycznym, co oznacza, że może być dostosowany do specyficznych potrzeb różnych branż i modeli biznesowych. Niezależnie od tego, czy firma rozlicza się na podstawie godzin pracy, zrealizowanych etapów projektu, czy innych wskaźników, system pozwala na pełne dopasowanie do indywidualnych wymagań.

W pełni definiowalne drzewo czynności sprawia że Time Harmony może być dostosowany do potrzeb dowolnej firmy.

Time Harmony jako narzędzie do precyzyjnej wyceny przyszłych zleceń

Jednym z dodatkowych atutów systemu Time Harmony jest możliwość wykorzystania zgromadzonych danych do efektywnego planowania i wyceny przyszłych zleceń. Dzięki szczegółowym raportom dotyczącym czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań, firmy zyskują cenną bazę danych historycznych. Analizując te informacje, można precyzyjnie oszacować, ile czasu zajmą podobne projekty w przyszłości, co pozwala na bardziej trafne i realistyczne kalkulacje kosztów. To z kolei umożliwia firmom przygotowanie konkurencyjnych, a jednocześnie rentownych ofert dla Klientów.

Time Harmony nie tylko zwiększa precyzję wycen, ale również minimalizuje ryzyko niedoszacowania lub przeszacowania kosztów, co ma bezpośredni wpływ na rentowność projektów i satysfakcję klientów.

 Korzyści płynące z wdrożenia Time Harmony

Wdrożenie systemu Time Harmony przynosi firmom wiele korzyści, w tym:

  • Transparentność rozliczeń z Klientami dzięki precyzyjnemu rejestrowaniu czynności
  • Prawidłowość rozliczeń – zyskujesz pewność że każda czynność zostanie  zarejestrowana i uwzględniona w rozliczeniu
  • Raporty z czasem czynności, które możesz załączyć do rozliczeń z Klientem
  • Szybki dostęp do danych o czasie czynności na rzecz określonego Klienta
  • Zwiększenie efektywności poprzez lepsze zarządzanie czasem pracy i alokację zasobów
  • Oszczędność czasu poprzez automatyzację procesów administracyjnych

 System do rozliczeń z Klientami - podsumowanie

System Time Harmony to nowoczesne narzędzie, które poza funkcjonalnością pełnowymiarowego systemu do rejestracji czasu pracy wyposażony jest w zaawansowany moduł mierzenia czasu czynności i wydajności a zatem może z powodzeniem być używany jako system do rozliczeń z Klientami, znacząco ułatwiając zarządzanie rozliczeniami z kontrahentami. Dzięki możliwości rejestrowania czasu pracy, tworzenia raportów oraz automatyzacji rozliczeń, firmy mogą zwiększyć swoją efektywność, zredukować koszty i poprawić relacje z partnerami biznesowymi. Transparentność i precyzja, jakie oferuje Time Harmony, sprawiają, że jest to rozwiązanie idealne dla firm stawiających na profesjonalizm i dbałość o szczegóły.

laptop-ec-bez-tla

Optymalizuj
czas pracy i wydajność swojego zespołu!

Zobacz co mierzymy
Time Harmony - 2024-11-12 - Poradnik przedsiębiorcy, Mierzenie czynności i wydajności - No Comments
Featured Image

Labour Management System. Case story z wdrożenia Time Harmony w RPA.

Time Harmony to system klasy LMS (Labour Management System) z powodzeniem wykorzystywany w firmach z sektora operatorów magazynowych i logistycznych.

Możliwość mierzenia czasu wykonywanych czynności, przypisania czynności do konkretnego zleceniodawcy, wyliczanie wydajności pracowników w poszczególnych czynnościach, a wszystko to połączone z funkcjonalnością rejestracji, pełnej ewidencji i rozliczania czasu pracy, to funkcjonalności systemu, które doskonale sprawdzają się w analityce magazynowej.

Dla jednego z naszych Klientów, globalnego operatora transportowo – magazynowego, w ramach realizacji toczącego się w tej organizacji, międzynarodowego projektu #LabourManagement dokonaliśmy wdrożenia kolejnej instancji systemu, tym razem w RPA.

Główne funkcjonalności systemu wykorzystane w tym wdrożeniu:
mierzenie czasu trwania czynności, przypisywanie czynności do konkretnych projektów/zleceń/zleceniodawców, mierzenie wydajności

Time Harmony – Labour Management System

Time Harmony doskonale wpisał się w założenia projektu, który swoim zasięgiem ma objąć wszystkie lokalizacje, w których operują centra logistyczno-magazynowe Klienta. W ramach projektu Labour Management zadaniem systemu Time Harmony jest dostarczanie danych na temat wykonywanych czynności, z wyliczeniem czasu ich trwania, określanie nakładu pracy, wydajności oraz identyfikacja czasów jałowych. Dane te posłużą do kompleksowej analizy tego, jak wykorzystywany jest czas pracy w poszczególnych hubach operacyjnych oraz docelowo wskazanie obszarów w których możliwa jest optymalizacja procesów.

Realizacja projektu

Pierwszym z krajów, w którym wdrożyliśmy nasz system była Polska. Dane dostarczane przez system okazały się na tyle cenne, iż zdecydowano o dalszych wdrożeniach Time Harmony w kolejnych krajach Europejskich, Ameryce Północnej i Południowej, a ostatnio przyszła kolej na jeden z magazynów Klienta w Republice Południowej Afryki.

System Time Harmony rejestruje dane o przebiegu pracy z wykorzystaniem wbudowanych stref czasowych, dlatego dane analityczne dostępne są w czasie rzeczywistym nie tylko dla kierownictwa danej lokalizacji, lecz również dla kadry zarządzającej w Centrali Spółki. System oferuje bogate raportowanie na bazie zarejestrowanych danych.

 

Wdrożenie w RPA

W ramach wdrożenia w Republice Południowej Afryki systemem Time Harmony objęto ponad 110 pracowników magazynowych. Pracownicy, korzystając z dostarczonych przez nas terminali, rejestrują wykonywane czynności, co pozwala na dokładne śledzenie efektywności pracy. Dodatkowo wprowadziliśmy parametr, który identyfikuje na rzecz jakiego klienta wykonywana jest dana czynność. Jest to kluczowe w kontekście obsługi kilkunastu klientów w jednym magazynie, co pozwala na precyzyjne rozliczanie nakładu pracy dla każdego z nich oraz optymalne przydzielanie zasobów ludzkich do zadań.

Na początku parametr ten pracownicy wybierają ręcznie, jednak planowana integracja z systemem WMS (SAP) umożliwi automatyczne pobieranie danych dotyczących klientów, ilości towarów oraz jednostek (np. sztuki, paczki, palety), co usprawni proces i zminimalizuje ryzyko błędów.

Labour Management System - Korzyści z wdrożenia

Już w pierwszych dniach po wdrożeniu Klient dostrzegł liczne korzyści, takie jak:

  • Zwiększona transparentność pracy – rejestrowanie czynności pozwala na lepszą kontrolę nad realizacją zadań.
  • Optymalizacja alokacji zasobów – dane o obciążeniu pracą per klient pozwalają na lepsze planowanie i przydzielanie personelu.
  • Poprawa efektywności operacyjnej – dzięki monitorowaniu czasu pracy i eliminacji czasów jałowych.

 

Kolejne kroki

W zależności od postępów projektu i oceny korzyści wynikających z wdrożenia, będą podejmowane decyzje dotyczące potencjalnego rozszerzenia projektu RPA o kolejne magazyny. Ponadto, już w pierwszych dniach po wdrożeniu system wykazał, że może być również pomocny w rozliczeniach z pracownikami, opartych na danych z raportów dotyczących wykonywanych czynności.

 Obawy pracowników

Jednym z większych wyzwań, na jakie napotykamy przy realizacji wdrożeń są obawy pracowników co do wpływu systemu na ich zatrudnienie bądź poziom wynagrodzenia. Ważną rolą managerów odpowiedzialnych za realizację projektu po stronie Klienta, przy naszym wsparciu wynikającym z  doświadcza w dotychczasowych realizacjach, jest wytłumaczenie podstawy biznesowej i przybliżenie pracownikom realnych, wymiernych korzyści z wdrożenia. Ponieważ to co warte jest podkreślenia to fakt, iż Time Harmony nie tylko dostarcza danych analitycznych dla kierownictwa firmy, lecz również poprawia organizację pracy, wspiera bardziej zrównoważone przydzielanie zadań, w tym wyrównanie obciążenia pracą, przyczynia się do poprawy samoorganizacji i samokontroli pracy. W efekcie ma to wpływ na pozytywną ocenę pracownika, dzięki dostarczaniu wymiernych danych uwzględnianych następnie w procesie oceny i premiowania.

 

 

 

laptop-ec-bez-tla

Optymalizuj
czas pracy i wydajność swojego zespołu!

Zobacz co mierzymy
Time Harmony - 2024-09-24 - Poradnik przedsiębiorcy, Mierzenie czynności i wydajności - No Comments
Featured Image

Przerwa pracownicza - 7 faktów, które musisz znać

W polskim systemie prawnym przepisy dotyczące przerw w pracy są precyzyjnie określone w Kodeksie pracy. Ich celem jest ochrona zdrowia pracowników, zapewnienie odpowiednich warunków pracy oraz utrzymanie równowagi między czasem pracy a odpoczynkiem. Przerwa pracownicza jest nie tylko prawem pracownika, ale także obowiązkiem pracodawcy, który musi je zapewnić.

Płatna przerwa pracownicza – ile trwa?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje płatna przerwa pracownicza, wliczana do czasu pracy, pod warunkiem, że pracuje on co najmniej 6 godzin dziennie. Długość tej przerwy może różnić się w zależności od zaplanowanego czasu pracy.

przerwa pracownicza

 

Płatna przerwa pracownicza w przypadku 8-, 12- i 16-godzinnego dnia pracy

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzoną w 2023 roku, długość płatnych przerw zwiększa się w zależności od długości dnia pracy:

  • 8-godzinny dzień pracy – 15 minut przerwy płatnej, wliczanej do czasu pracy.
  • 10- i 12-godzinny dzień pracy – 2 x 15 minut, łącznie 30 minut płatnych przerw, jeśli czas pracy przekracza 9 godzin.
  • 16-godzinny dzień pracy – 3 x 15 minut, łącznie 45 minut przerw płatnych, przy dniu pracy dłuższym niż 16 godzin.

Są to minimalne długości przerw, jakie musi zapewnić pracodawca zgodnie z przepisami. Może on jednak zdecydować o wydłużeniu płatnych przerw.

Pracodawca może zdecydować o wydłużeniu przerw pracowniczych wliczanych w czas pracy.

60-minutowa przerwa bezpłatna

Art. 141 Kodeksu pracy umożliwia pracodawcy wprowadzenie dodatkowej, maksymalnie 60-minutowej przerwy, która nie jest wliczana do czasu pracy, co oznacza, że pracownik nie otrzyma za nią wynagrodzenia. Przepisy wyraźnie określają cel tej przerwy, którym jest spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych przez pracownika. Należy pamiętać, że pracownik musi w takim wypadku pozostać w pracy o godzinę dłużej. Przerwę tę wprowadza się poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub umowę o pracę, jeśli brak jest układu lub regulaminu.

Wprowadzenie w zakładzie przerwy bezpłatnej nie pozbawia pracownika prawa do przerwy 15 minutowej.

Jeśli pracownik nie chce korzystać z dodatkowej, bezpłatnej przerwy, może złożyć stosowny wniosek w tej sprawie. Pracodawca może, lecz nie musi, uwzględniać takiego wniosku.

Dodatkowe przerwy pracownicze

Niektóre grupy pracowników mają prawo do dodatkowych przerw:

  • Pracownicy pracujący przy komputerze – przysługuje im 5-minutowa przerwa po każdej godzinie pracy, wliczana do czasu pracy, co ma na celu zmniejszenie obciążenia związanego z pracą przy monitorze.
  • Matki karmiące – mają prawo do jednej półgodzinnej przerwy, jeśli pracują od 4 do 6 godzin dziennie, oraz dwóch półgodzinnych przerw, gdy pracują ponad 6 godzin. W przypadku karmienia więcej niż jednego dziecka, przerwy te wydłużają się do 45 minut każda. Przerwy mogą być połączone na wniosek pracownicy.
  • Młodociani pracownicy – osoby w wieku od 15 do 18 lat mają prawo do 30-minutowej przerwy, jeśli ich dzienny czas pracy przekracza 4,5 godziny.
  • Pracownicy w uciążliwych lub szkodliwych warunkach pracy – pracodawca ma obowiązek skrócić ich czas pracy, wprowadzając dodatkowe przerwy wliczane do czasu pracy.
  • Osoby z niepełnosprawnością – przysługuje im dodatkowa 15-minutowa przerwa dziennie.

Przerwy dla zawodowych kierowców

W przypadku zawodowych kierowców przepisy są szczególnie rygorystyczne. Zgodnie z regulacjami unijnymi i polskimi, kierowcy po 4,5 godziny ciągłej jazdy muszą zrobić co najmniej 45 minut przerwy.

Przerwa pracownicza rejestrowana w systemie Time Harmony

Time Harmony to system rejestracji czasu pracy, który między innymi umożliwia monitorowanie długości i częstotliwości przerw pracowniczych. Pracownicy mogą rejestrować wyjście na przerwę za pomocą kart RFID lub aplikacji mobilnej.

Dzięki automatycznym interfejsom wyjście i powrót z przerwy może zapisać się w systemie automatycznie. W takim wypadku sam fakt przejścia przez bramkę obrotową wyśle do systemu odpowiedni komunikat.

Dzięki odpowiednim ustawieniom systemowym, osoby odpowiedzialne za nadzór nad pracą zespołu mogą otrzymywać alerty z powiadomieniem o przedłużającej się przerwie. System daje możliwość ustalenia długości przerwy płatnej, zgodnie z przyjętą w zakładzie pracy zasadą.

Time Harmony w przejrzysty sposób pokazuje bieżący przebieg pracy. Jednym z wielu dostępnych dashboardów systemowych jest ten pokazujący ilość pracowników przebywających na przerwie.

Dostępne raporty czasu pracy pokazują jak w zakładzie pracy kształtuje się rozkład czasu pracy z uwzględnieniem przerw. Dane można porównywać pomiędzy zespołami czy lokalizacjami.

Dane w czasie rzeczywistym dostępne w Time Harmony pozwalają na bieżące monitorowanie ilości pracowników przebywających na przerwie.
Dane historyczne umożliwiają analizę, jak procentowo rozkłada się czas pracy w porównaniu do czasu przerw.

Konsekwencje braku przerw

Brak przerw pracowniczych jest naruszeniem prawa i może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma prawo kontrolować, czy pracodawca przestrzega przepisów dotyczących przerw, a w razie stwierdzenia naruszeń, może nałożyć grzywnę.

Pracodawca może monitorować sposób, w jaki pracownicy korzystają z przysługujących im przerw, a systemy takie jak Time Harmony pozwalają na pełne zarządzanie czasem pracy, co zwiększa efektywność i kontrolę nad procesami pracy.

laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system
Time Harmony - 2024-09-10 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments
Featured Image

35-godzinny tydzień pracy

Wielkimi krokami nadchodzą rewolucyjne zmiany w Kodeksie Pracy. 35-godzinny tydzień pracy to oficjalny projekt, którym zajmuje się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Według zapowiedzi Ministry Agnieszki Dziemianowicz – Bąk, zmiany w tym zakresie zostaną wprowadzone jeszcze w bieżącej kadencji rządu, a więc do 2027 roku. W niniejszym artykule przyjrzymy się korzyściom i wyzwaniom związanym z 35-godzinnym tygodniem pracy, a także przykładom krajów i firm, które zdecydowały się na ten odważny krok.

Według zapowiedzi Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmiany w Kodeksie Pracy wprowadzajace 35-godzinny tydzień pracy powinny zostać uchwalone do 2027 roku.

Polska na tle krajów europejskich

Polska plasuje się w czołówce najbardziej zapracowanych krajów w Unii Europejskiej. Zgodnie z bieżącymi przepisami obowiązujący wymiar czasu pracy wynosi 40 godzin tygodniowo, co oznacza, że pracujemy 8 godzin dziennie przez 5 dni w tygodniu. Kodeks Pracy dopuszcza wprawdzie inne modele organizacji czasu pracy (równoważny, w ruchu ciągłym, przerywany, zadaniowy, weekendowy), jednak dla większości z nas tydzień pracy sprowadza się do modelu 8 godzin dziennie przez 5 dni w tygodniu.

Potrzebę skrócenia 40-godzinnego tygodnia pracy Ministerstwo argumentuje koniecznością dostosowania do oczekiwań młodej generacji pracowników wchodzących na rynek pracy oraz koniecznością zadbania o większą równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym pracowników. Ponadto jest to krok w kierunku, którym podąża już znaczna część krajów europejskich.

Obecnie Polska znajduje się w czołówce krajów europejskich o najdłuższym tygodniowym wymiarze czasu pracy.

35 godzin a nawet mniej. Gdzie w Europie pracuje się najkrócej.

Jako pierwsi tydzień pracy skrócili Francuzi, którzy już w 2000 roku wprowadzili tzw. „prawo Aubry” na mocy, którego standardowy tydzień pracy został skrócony do 35 godzin tygodniowo. Według danych Eurostatu jeszcze mniej godzin w tygodniu przepracowują Norwedzy (34,2 godziny tygodniowo) i Holendrzy (31,6 godziny tygodniowo). Belgowie korzystają z 4 dniowego tygodnia pracy od 2022 roku, natomiast w Niemczech plan wprowadzenia 35-godzinnego tygodnia pracy jest już w fazie pilotażu.

Trochę historii

Dla przypomnienia - koncepcja skrócenia tygodnia pracy ma długą historię, sięgającą końca XIX wieku, kiedy to ruchy robotnicze walczyły o ograniczenie czasu pracy do 8 godzin dziennie. W szczytowym momencie industrializacji dzień pracy wynosił aż 18 godzin! W Polsce, obecny do dziś,  pięciodniowy tydzień pracy stał się faktem wraz z nadejściem zmian ustrojowych po 1989 roku. Wolne soboty wprowadzano stopniowo. W roku 1973 przyznano pracownikom dwie w roku soboty wolne od pracy, potem zwiększono ich liczbę do 6 a od 1975 roku pracownicy zyskali 12 wolnych sobót rocznie, czyli jedną na miesiąc. Dziś wolna sobota to dla nas coś oczywistego. Wszystko wskazuje na to, że podobnie będzie z piątkiem. Współcześnie, dyskusja o 35-godzinnym tygodniu pracy zaczęła nabierać tempa w latach 90.

35-godzinny tydzień pracy. Pionierzy na rynku polskim

Choć skrócenie tygodnia pracy w Polsce to dopiero projekt, który wymaga opracowania i uchwalenia, coraz częściej słyszymy o firmach i instytucjach, które zdecydowały się na taki krok.

Mimo braku przepisów regulujących zasady skrócenia czasu pracy część firm i instytucji w Polsce zdecydowała się już na wprowadzenie 35-godzinnego czasu pracy na zasadach pilotażu.

Przykładem jest tutaj Urząd Włocławskiego Ratusza, który już od września tego roku wprowadza model zakładający pracę 7 godzin dziennie przez 5 dni w tygodniu. Prezydent Włocławka, Krzysztof Kukucki, traktuje zmianę jako model docelowy, a ostateczny jego kształt tj. praca 7 godzin dziennie przed 5 dni w tygodniu vs. 8 godzin dziennie przez 4 dni w tygodniu, został wybrany przez pracowników w drodze głosowania, choć jak przyznał włodarz Włocławka, różnica głosów była bardzo niewielka.

Przykładem firmy z sektora prywatnego, która zdecydowała się na pilotażowy projekt skrócenia czasu pracy jest Herbapol Poznań. Wprowadzony w styczniu 2024 roku projekt był poprzedzony konsultacjami z pracownikami i rozległymi analizami prawnymi, z racji tego że takie rozwiązanie nie funkcjonuje jeszcze w polskim systemie prawnym. Opracowany przez Zarząd Spółki plan działania zakłada, że w każdym kolejnym kwartale pracownicy firmy zyskują jeden dodatkowy wolny piątek. W pierwszym kwartale wolny od pracy był jeden piątek w miesiącu, w drugim dwa i tak dalej. Docelowo, według założeń projektu, pracownicy będą pracować 4 dni w tygodniu. Dzięki stopniowemu skracaniu tygodnia pracy firma dała sobie czas na dostosowywanie procesów i bieżącą analizę skutków wprowadzanych zmian.

Procesowanie zmian na gruncie polskim

Na tę chwilę Ministerstwo pracuje nad wyborem optymalnego modelu, w ramach którego obowiązywać będzie nowy, skrócony tygodniowy wymiar czasu pracy. W grę wchodzą dwa wspomniane powyżej scenariusze, czyli praca 7 godzin dziennie przed 5 dni w tygodniu lub praca 8 godzin dziennie przez 4 dni w tygodniu. Warto zaznaczyć, że skrócenie czasu pracy ma odbyć się bez wpływu na poziom wynagrodzeń.

Projekt przepisów wprowadzających 35-godzinny tydzień pracy zyskał pozytywną opinię Szefa Państwowej Inspekcji Pracy ze względu na wykazaną w dostępnych badaniach przewagę korzyści nad potencjalnymi zagrożeniami i wyzwaniami. Projekt wymaga jednak szerokich, zaplanowanych na kilka lat konsultacji i analiz prawnych, ekonomicznych i gospodarczych.

Szef Państwowej Inspekcji Pracy Marcin Stanecki pozytywnie zaopiniował kierunek omawianych zmian, podkreślając że ich wprowadzenie jest jedynie kwestią czasu. Poinformował również, iż Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwróciło się do Centralnego Instytutu Ochrony Pracy o przeanalizowanie wpływu zmian na wypadkowość w miejscu pracy i stan zdrowia pracowników. Taka analiza miałaby być zwieńczeniem wieloletniego programu rządowego dotyczącego poprawy bezpieczeństwa i warunków pracy, w ramach którego skrócenie czasu pracy będzie konfrontowane z realiami gospodarczymi, demograficznymi i rynkowymi.

Wyzwania dla pracodawców a rozwój technologii

Skrócenie czasu pracy wzbudza wiele kontrowersji wynikających głównie z obaw o wzrost kosztów, związanych z koniecznością dostosowania procesów oraz zatrudnienia większej liczby pracowników w celu zapewnienia ciągłości produkcyjnej czy usługowej.
Nowe przepisy mogą być dużym wyzwaniem również dla sektora publicznego, w którym już dziś brakuje chętnych rąk do pracy. Polski Instytut Ekonomiczny w niedawnym opracowaniu dotyczącym skrócenia czasu pracy podał, że 51 proc. firm uważa, iż przejście na 4-dniowy tydzień pracy jest niemożliwe ze względu na specyfikę ich branży.
Zwolennicy zmian argumentują natomiast, iż rozwój nowych technologii, automatyzacja i robotyzacja procesów mogą być odpowiedzią na wyzwania rynku pracy.

Przedsiębiorcy obawiają się wzrostu kosztów pracowniczych i wzrostu nakładów na dostosowanie procesów.

Czy korzyści przeważą nad wyzwaniami?

Według przytoczonego już wcześniej Szefa Państwowej Inspekcji Pracy – tak. Dostępne wyniki badań przeprowadzonych na świecie wskazują, iż skrócenie czasu pracy może mieć wiele pozytywnych skutków. Między innymi poprawę równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym, wydłużenie czasu na regenerację, poprawę organizacji pracy, poprawę jakości i długości snu, obniżenie poziomu stresu, obniżenie poziomu wypalenia zawodowego czy poprawę zdrowia fizycznego wynikającą z większej ilości ruchu. Jak zauważa Marcin Stanecki, należy jednak zwrócić uwagę na ryzyko, które może zmaterializować się zwłaszcza w polskich realiach, iż pracownicy wypełnią dodatkowy dzień wolny dodatkową pracą zarobkową i utracą tym samym wymienione pozytywne efekty skróconego tygodnia pracy.

Badania wykazują szereg korzyści płynących ze skrócenia czasu pracy, zwłaszcza pozytywny wpływ na dobrostan pracowników, który może się przełożyć na bardziej wydajną pracę.

Rola systemów mierzenia wydajności w redukcji godzin pracy

W kontekście redukcji tygodnia pracy z 40 do 35 godzin, wdrożenie zaawansowanych systemów do mierzenia wydajności staje się kluczowe. Współczesne narzędzia analityczne pozwalają na precyzyjne monitorowanie efektywności pracowników, co jest niezbędne do oceny, czy krótszy czas pracy przekłada się na oczekiwane rezultaty.

Narzędzia analityczne, mierzące czas wykonywania czynności i dostarczające danych na temat przebiegu procesów mogą w ogromnym wymiarze wpłynąć na dostosowanie przedsiębiorstw do nowych realiów i dostarczyć wiedzy na temat rzeczywistych skutków wprowadzanych zmian i ich wpływu na wydajność pracowników i procesów.

35-godzinny tydzień pracy. Precyzyjne monitorowanie efektywności w systemie Time Harmony

Time Harmony to zaawansowany systemy do mierzenia wydajności, oparty na gromadzeniu i analizie danych, umożliwiający szczegółowe śledzenie czasu pracy, efektywności realizowanych zadań oraz poziomu zaangażowania pracowników. Dzięki temu pracodawcy mogą lepiej zrozumieć, które procesy wymagają optymalizacji, co jest kluczowe przy skróceniu tygodnia pracy. System dostarcza danych w czasie rzeczywistym umożliwiając bieżący wgląd w przebieg procesów, gromadzi dane historyczne i generuje raporty niezbędne do oceny i analizy efektywności oraz podejmowania kroków optymalizacyjnych.

Czas na dostosowanie

Na tę chwilę nie wiadomo kiedy zostaną uchwalone zapowiadane przez Ministerstwo przepisy skracające tydzień pracy. Jednakże ich wprowadzenie wydaje się nieuniknione, dlatego osoby zarządzające firmami i instytucjami już dziś powinny zastanowić się nad tym jak przygotować na zmianę swoje przedsiębiorstwa, jakie procesy należy dostosować i zoptymalizować i jakich w tym celu użyć narzędzi.

 

 

laptop-ec-bez-tla

Optymalizuj
czas pracy i wydajność swojego zespołu!

Zobacz co mierzymy
Time Harmony - 2024-09-02 - Mierzenie czynności i wydajności, Poradnik przedsiębiorcy - No Comments
Featured Image

Sierpień 2024 - wymiar czasu pracy

Sierpień 2024 - drugi a za razem ostatni z wakacyjnych miesięcy. Przyjrzyjmy się, ile godzin pracownicy będą musieli przepracować w sierpniu 2024 roku oraz jak kształtują się dni wolne od pracy w tym okresie.

Podstawowe Zasady Ustalania Wymiaru Czasu Pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, wymiar czasu pracy oblicza się na podstawie liczby dni roboczych w danym miesiącu.

Aby to zrobić, należy:

  1. Pomnożyć liczbę pełnych tygodni w miesiącu przez 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy).
  2. Dodać do wyniku iloczyn liczby dni pozostałych do końca miesiąca i 8 godzin.
  3. Odjąć 8 godzin za każdy dzień ustawowo wolny od pracy przypadający w danym miesiącu.

 

Sierpień 2024 - Liczba Dni Roboczych

W sierpniu 2024 roku mamy 31 dni kalendarzowych, z czego:
• 5 dni przypada na soboty (3, 10, 17, 24, 31 sierpnia),
• 4 dni przypada na niedziele (4, 11, 18, 25 sierpnia),
• 1 dzień przypada na święto ustawowe, którym jest 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny.

Pozostałe dni to dni robocze.

Zatem w sierpniu 2024 roku mamy 21 dni roboczych (31 dni - 5 sobót - 4 niedziele - 1 dzień świąteczny).

Sierpień 2024 - Obliczenie Wymiaru Czasu Pracy

Krok po kroku, obliczenia dla sierpnia 2024 prezentują się następująco:

1. Liczba pełnych tygodni: 4 tygodnie × 40 godzin = 160 godzin.
2. Pozostałe dni robocze: 2 dni × 8 godzin = 16 godzin.
3. Odjęcie godzin za święto ustawowe: 1 dzień x 8 godzin.

Sumując powyższe wyniki, otrzymujemy: 160 godzin + 16 godzin - 8 godzin = 168 godzin.
Zatem wymiar czasu pracy w sierpniu 2024 roku wynosi 168 godzin.

Znaczenie Prawidłowego Wyliczenia Wymiaru Czasu Pracy

Prawidłowe wyliczenie wymiaru czasu pracy jest kluczowe dla pracodawców, którzy muszą odpowiednio planować harmonogramy pracy, a także dla pracowników, którzy chcą wiedzieć, ile godzin będą musieli przepracować. Dzięki temu możliwe jest także prawidłowe rozliczenie wynagrodzeń oraz uniknięcie ewentualnych sporów dotyczących czasu pracy.

Urlopy i Odpoczynek

Sierpień jest również popularnym miesiącem urlopowym. Zgodnie z przepisami, każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego.

Długość urlopu zależy od stażu pracy i wynosi:
• 20 dni – dla pracowników ze stażem pracy krótszym niż 10 lat,
• 26 dni – dla pracowników ze stażem pracy wynoszącym co najmniej 10 lat.

Pracodawcy powinni również pamiętać o obowiązku zapewnienia pracownikom minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego. Pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.

Wymiar czasu pracy w 2024 roku

Jak wygląda wymiar czasu pracy miesiąc po miesiącu w całym 2024  roku?
O tym w tabelce poniżej:

wymiar czasu pracy 2024

W firmach, w których obowiązują trzymiesięczne okresy rozliczeniowe wymiar czasu będzie przedstawiał się następująco:

Planowanie pracy w Time Harmony

Time Harmony to system do elektronicznej ewidencji czasu pracy, który oprócz funkcji związanych z rejestrowaniem i rozliczaniem czasu pracy oferuje możliwość planowania pracy i tworzenia harmonogramów. System automatycznie uwzględni wszystkie ustawowo wolne od pracy dni wolne, wyliczy wymiar pracy a dodatkowo w procesie planowania harmonogramów poinformuje o wszelkich ewentualnych niezgodnościach w planowaniu.

W sytuacji konieczności zaharmonogramowania pracy w dniu ustawowo wolnym od pracy system pozwoli na sprawne zaplanowanie odbioru dnia wolnego lub wyliczy wysokość rekompensaty pieniężnej, a dane zostaną wysłane do systemu kadrowo-płacowego.
laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Sierpień 2024 - Podsumowanie

W sierpniu 2024 roku pracownicy w Polsce będą musieli przepracować 168 godzin. Warto jednak pamiętać, że ten czas może być zróżnicowany w zależności od indywidualnych harmonogramów pracy, które mogą uwzględniać różne systemy i rozkłady czasu pracy. Dla wielu osób sierpień będzie także czasem urlopowym, co dodatkowo wpłynie na indywidualny wymiar czasu pracy.
Pracodawcy i pracownicy powinni zawsze dokładnie zapoznać się z przepisami oraz indywidualnymi ustaleniami, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem pracy oraz zapewnić sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Time Harmony - 2024-07-19 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments
Featured Image

Rejestracja czasu pracy i mierzenie czynności w magazynie

Czas pracy pracownika, wykonywane czynności i wydajność pracy to kluczowe wskaźniki efektywności operacyjnej w magazynie. Zazwyczaj do zebrania kompletu danych na temat pracy zespołu potrzeba wielu systemów i analizy licznych raportów i baz danych.

Rejestracja czasu pracy i mierzenie czynności w jednym narzędziu dostarcza kompletnych danych na temat przebiegu pracy, eliminując konieczność przeglądania wielu baz danych.

Time Harmony to pełnowymiarowy system rejestracji czasu pracy (RCP) z funkcjonalnością ewidencji, planowania i pełnego rozliczania czasu pracy, uzupełniony modułem do mierzenia czynności i wydajności.

 

rejestracja czasu pracy i mierzenie czynności

Dzięki temu holistycznemu spojrzeniu na czas pracy pracownika, system dostarcza kompletnej wiedzy na temat przebiegu pracy od momentu przyjścia do pracy, poprzez wszystkie wykonywane w trakcie dnia czynności wraz z wyliczeniem wydajności, aż po wyjście z pracy.

Ta szczegółowa wiedza przyczynia się do usprawnienia procesów kadrowych oraz operacji magazynowych.

Dodatkowo, połączenie funkcjonalności obu modułów umożliwia identyfikację bezproduktywnego czasu jałowego, prowadząc do eliminacji marnotrawstw i zwiększenia wartości dodanej usług zgodnie z zasadami lean management.

Informacje na temat czasu jałowego

Poza czasem poświęconym na wykonywanie czynności procesowych rejestrowanych w systemie magazynowym, znaczną część całkowitego czasu pracy stanowi bezproduktywny czas jałowy. Jest to okres, w którym pracownik nie wykonuje czynności przekładających się na zwiększenie wartości dodanej produktu lub usługi końcowej.

Jednym z obszarów, w którym generuje się czas jałowy, jest czas pomiędzy przyjściem do pracy lub powrotem z przerwy a podjęciem pierwszej czynności. W dążeniu do optymalizacji procesów warto przyjrzeć się takim jednostkom czasu, zmierzyć je i poddać ocenie, aby w ramach działań optymalizacyjnych dążyć do ich redukcji bądź eliminacji.

rejestracja czasu pracy i mierzenie czynności

Automatyzacja dzięki współdziałaniu obu modułów

W pracach nad rozwojem funkcjonalności Time Harmony kluczowe było maksymalne zautomatyzowanie procesów rejestracji czasu pracy i czynności. Oba moduły zaprojektowane są tak, by współdziałać ze sobą i wzajemnie na siebie wpływać, co ogranicza ilość interakcji pracownika z terminalem, jednocześnie rejestrując jak największą ilość danych.

Automatyczne otwieranie lub zamykanie karty pracownika w momencie przejścia przez bramkę obrotową, wyliczanie czasu jałowego pomiędzy przejściem przez bramkę a rozpoczęciem pierwszej czynności skanerowej bądź czynności pozasystemowej to wybrane przykłady automatycznych interakcji obu modułów.
rejestracja czasu pracy i mierzenie czynności

Przykładowe powiązanie modułu RCP i modułu Ewidencja Czynności:

  • Przejście pracownika przez bramkę obrotową automatycznie otwiera kartę pracy z czynnością przygotowanie do pracy.
  • Podjęcie pierwszej czynności skanerowej lub zarejestrowanie jej na terminalu  automatycznie kończy czynność przygotowanie do pracy i wylicza czas jałowy.
  • Przejście przez bramkę obrotową w trakcie zaharmonogramowanego dnia pracy automatycznie generuje czynność przerwa.
  • Czas pomiędzy przejściem przez bramkę obrotową po powrocie z przerwy a podjęciem pierwszej czynności znów automatycznie rejestruje się w systemie jako czynność przygotowanie do pracy i zalicza do czasu jałowego.
  • Przejście przez bramkę w czasie zbliżonym do zaharmonogramowanego końca dnia pracy automatycznie zamyka kartę pracy pracownika w danym dniu.

Rejestracja czasu pracy i mierzenie czynności w jednym narzędziu

Na rynku dostępnych jest wiele systemów rejestrujących czas pracy. To co wyróżnia Time Harmony to kompleksowy wgląd we wszystkie aspekty czasu pracy w ciągu dnia pracy pracownika. Rejestrowanie, planowanie i rozliczanie czasu pracy, uzupełnione o bieżące dane na temat wykonywanych czynności i wydajności, stanowi unikatowe na naszym rynku rozwiązanie. Osoby zarządzające pracą zespołów zyskują system zbierający dane na temat każdego aspektu związanego z czasem pracy.

Scentralizowane dane, przesyłane do systemu interfejsem z licznych systemów magazynowych i rejestrowane na urządzeniach Time Harmony, składają się na pełen obraz czasu pracy. Dashboardy systemowe i rozbudowane raporty umożliwiają szczegółową analizę zebranych danych.

Zobacz nasze raporty.

Dzięki dostępnym integracjom, dane zarejestrowane przez Time Harmony są wysyłane do systemów kadrowo-płacowych, aby na ich podstawie wyliczyć należne wynagrodzenie.

Dane na temat wykonywanych czynności i wydajności pracowników mogą być natomiast przesłane do systemu PowerBi w celu analizy zebranych danych. System posiada również bogate funkcje raportowania, co umożliwia szczegółowe analizy i podejmowanie lepszych decyzji operacyjnych.

Analiza danych i strategiczne korzyści

Time Harmony pozwala na zaawansowaną analizę zebranych danych, co przynosi szereg strategicznych korzyści dla przedsiębiorstwa. Możliwość śledzenia wydajności w czasie rzeczywistym i analizowania danych historycznych pozwala menedżerom na lepsze planowanie i prognozowanie przyszłych potrzeb kadrowych oraz logistycznych.

Identyfikacja trendów w wydajności pracy oraz wykrywanie sezonowych wzorców mogą prowadzić do bardziej efektywnego zarządzania zasobami i lepszego przygotowania na wzmożone okresy działalności.

Dzięki szczegółowym raportom i analizom, firmy mogą również optymalizować swoje procesy operacyjne, wdrażać best practices i eliminować marnotrawstwo. Wykorzystanie danych z Time Harmony wspiera również decyzje dotyczące inwestycji w automatyzację i nowe technologie, pozwalając na bardziej świadome alokowanie budżetu i zasobów. Integracja z innymi systemami, takimi jak kadrowo-płacowe czy analityczne, dodatkowo zwiększa wartość zgromadzonych danych, umożliwiając tworzenie kompleksowych strategii zarządzania operacjami magazynowymi.

 

 

laptop-ec-bez-tla

Optymalizuj
czas pracy i wydajność swojego zespołu!

Zobacz co mierzymy
Time Harmony - 2024-07-12 - Poradnik przedsiębiorcy, Mierzenie czynności i wydajności - No Comments
Featured Image

System RCP online – 10 podstawowych funkcjonalności Time Harmony

Tradycyjne metody rejestracji czasu pracy, takie jak ręcznie wypełniane listy obecności powoli odchodzą do lamusa. Na rynku dostępnych jest wiele systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy, które automatyzują proces monitorowania godzin pracy, przynosząc szereg dodatkowych korzyści mających wpływ na efektywność, produktywność i przejrzystość procedur związanych z tym procesem kadrowym.

Time Harmony to zaawansowany, elektroniczny system RCP, który w sposób kompleksowy adresuje wszystkie obszary związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, począwszy od procesu rejestracji poprzez planowanie aż po rozliczenie przepracowanych godzin.

 

 

Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym funkcjonalnościom systemu Time Harmony:

1. Rejestracja obecności

ELIMINACJA PAPIEROLOGII I RZETELNE DANE
Przewagą systemów RCP online  nad tradycyjnymi formami ewidencji czasu pracy jest między innymi możliwość eliminacji papierologii. Pracownicy nie muszą wpisywać się ręcznie na papierowej liście, otrzymując w zamian elastyczne formy rejestracji. Z drugiej strony system gwarantuje rzetelność danych zapobiegając ewentualnym niezgodnościom czy przekłamaniom w deklarowanym czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy.

W Time Harmony udostępniamy aż 6 metod rejestrowania obecności pracowników:

- rejestracja za pomocą kart RFID. To najczęściej wybierana forma rejestracji, w której pracownicy rejestrują czas przyjścia i wyjścia z pracy za pomocą karty RFID. Do celów rejestracji Klienci najczęściej wybierają oferowane przez nas urządzenie, które już skonfigurowane, dostarczane jest do lokalizacji Klienta.

Nasze urządzenie może być zainstalowane w dowolnym, dogodnym dla pracowników miejscu, nie wymaga skomplikowanego montażu. Do instalacji potrzebny jest jedynie dostęp do gniazdka elektrycznego i Internetu (WiFi lub łącze). Ponieważ system udostępniany jest z poziomu przeglądarki internetowej można go z powodzeniem zainstalować na tabletach Klienta. W takim wypadku prosty proces instalacji oprogramowania pozostaje po stronie Klienta, z możliwością wsparcia naszego zespołu.

Time Harmony może zostać zintegrowany z systemem bramek obrotowych. Wejście i wyjście z pracy jak również wyjście i powrót z przerwy zostaną dzięki takiemu rozwiązaniu automatycznie zarejestrowane w systemie bez konieczności dodatkowego odbijania karty na urządzeniu.

- rejestracja za pomocą PINu. W sytuacji gdy pracownik nie ma ze sobą karty RFID możliwa jest rejestracja przy pomocy osobistego kodu PIN, który pracownik wpisze do aplikacji na urządzeniu rejestrując  w ten sposób czas swojego przyjścia lub wyjścia z pracy.

- czytniki kodów QR. Nasz system umożliwia rejestrację za pomocą kodu QR. Rejestracja tą metodą jest równie szybka i dostępna jest na oferowanych przez nas urządzaniach, dzięki temu że posiadają w standardzie wbudowaną kamerę.

- aplikacja mobilna na urządzeniach osobistych. Pracownicy mogą również zarejestrować swój czas pracy na urządzeniach osobistych  za pomocą aplikacji na Android do pobrania z Google Play.

- rejestracja za pomocą kodu kreskowego. To rozwiązanie dla firm, które nie chcą inwestować w zakup lub najem urządzeń dostępowych. Panel rejestrujący wejście/wyjście dostępny jest z poziomu przeglądarki. Oznacza to, że nie ma konieczności instalowania systemu na komputerze i logowania się. Za pomocą skanera pracownik sczyta swój indywidualny kod kreskowy i zadeklaruje wejście lub wyjście z pracy.

- osobisty panel pracownika na urządzeniu stacjonarnym. Ta metoda rejestracji sprawdza się w przypadku pracowników biurowych wykonujących pracę za pomocą komputera. Panel rejestrujący dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej umożliwiając pracownikom zarejestrowanie startu lub końca pracy.

2. Lista obecności online

DANE NA TEMAT AKTUALNEJ OBSADY
Na podstawie zarejestrowanych danych na temat czasu przyjścia system generuje listy obecności online i w postaci dashboardów prezentuje dane na temat aktualnej obsady.

Ekran startowy modułu RCP w Time Harmony udostępnia informacje takie jak:
• lista pracowników obecnych w pracy w zestawieniu z dokładną godziną zarejestrowanego przyjścia do pracy i w odniesieniu do zaplanowanego harmonogramu
• ilość pracowników przebywających na przerwie
• informacje o ilości pracowników nieobecnych w pracy z podziałem na nieobecności usprawiedliwione wraz z danymi na temat powodu nieobecności
• informacje o ilości nieobecności nieusprawiedliwionych
• planowana obsada na 24h wprzód

3. Tworzenie harmonogramów

SZYBKIE I SPRAWNE PLANOWANIE PRACY
System RCP online jakim jest Time Harmony pozwala na szybkie i sprawne planowanie pracy zespołu. System wyliczy wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym oraz uwzględni zaplanowane urlopy i święta. Po stronie administratora pozostaje zaznaczenie przyjętego w organizacji dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz zaznaczenie czy niedziela jest dniem wolnym od pracy.

ZGODNOŚĆ Z KODEKSEM PRACY
Time Harmony automatycznie sprawdzi zgodność harmonogramu z Prawem Pracy i powiadomi o ewentualnych niezgodnościach, takich jak:

  •  niewłaściwie zaplanowana liczba godzin w ramach okresu rozliczeniowego
  •  konieczność zaplanowania co 4 wolnej niedzieli
  •  brak 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego
  •  brak 11-godzinnego odpoczynku dobowego

 

4. Rozliczanie czasu pracy 

SKŁADNIKI DO WYLICZENIA WYNAGRODZENIA
Rozliczanie czasu pracy to kolejna potężna funkcjonalność, która przyczynia się do usprawnienia i automatyzacji procesów kadrowych, a dodatkowo zapewnia rzetelność rozliczeń dzięki eliminacji ewentualnych błędów w rozliczeniu przepracowanego czasu.

System dostarcza danych potrzebnych do wyliczenia wynagrodzenia z uwzględnieniem nadgodzin i godzin pracy w porze nocnej. Dane na temat przepracowanego czasu są wysyłane do programu kadrowo-płacowego automatycznym interfejsem. Można je też pobrać ręcznie i wczytać samodzielnie do programu wyliczającego wynagrodzenie.

ZAOKRĄGLANIE I WYGŁADZANIE CZASU PRACY
Time Harmony pozwala na zaokrąglanie oraz wygładzanie czasu pracy. Zaokrąglanie czasu pracy to ustawienie systemowe, dzięki któremu administrator może zdefiniować liczbę minut, która zaokrąglać się będzie do pełnych 5, 10, 15 minut. Wygładzanie czasu pracy  to czas z przyjętymi marginesami czasowymi na przyjście, wyjście, spóźnienie do pracy.

SYSTEMOWE USTAWIANIE PRZERWY PŁATNEJ, GODZIN NOCNYCH I ROZPOCZĘCIA ŚWIĄT
System  daje możliwość systemowego ustawienia przerwy płatnej zgodnie z przyjętą polityką firmy. Przerwa płatna jest w takim przypadku wliczana w czas pracy pracownika, lecz wyodrębniona i widoczna w zestawieniach.

Time Harmony daje też możliwość zdefiniowania o której godzinie zaczynają się godziny nocne oraz święta.

5. Rozliczanie nadgodzin

NALICZANIE DODATKÓW DO WYNAGRODZENIA
Time Harmony daje możliwość kompleksowego rozliczenia pracy w nadgodzinach. System wylicza liczbę nadgodzin przypisując im odpowiedni dodatek +50% lub +100% zgodnie z obowiązującymi przepisami. System daje też możliwość rozliczenia nadgodzin na wniosek pracownika lub pracodawcy. Więcej o rozliczeniu nadgodzin przeczytasz w naszym artykule.

6. Raporty o czasie pracy

DANE ONLINE ZAWSZE POD RĘKĄ
Time Harmony to rozwiązanie on-line więc zebrane dane o czasie pracy są zawsze pod ręką dostępne z każdego urządzenia, w dowolnym miejscu i czasie. W standardzie oferujemy raporty:

- czas pracy pracownika – dane na temat wejścia i wyjścia z pracy w danym dniu/okresie wraz z podsumowaniem przepracowanego czasu pracy, informacją o nadgodzinach, nieobecnościach i pracy w porach nocnych

- wykorzystanie absencji – dane historyczne na temat nieobecności pracowników w tym wykorzystanych urlopów, dostępnych limitów urlopowych i innych typów nieobecności zebrane w jednym miejscu

- lista obecności – dane na temat obecności pracowników można na bieżąco monitorować na dostępnych online dashboardach systemowych lub wygenerować raport z podsumowaniem informacji za dany okres. Dane można filtrować według różnych kategorii: lokalizacja, dział, stanowisko. W razie potrzeby raport może zawierać dane pracowników archiwalnych.

7. Planowanie okresów rozliczeniowych 

DOSTOSOWANIE OKRESÓW ROZLICZENIOWYCH
Time Harmony daje możliwość planowania i rozliczania czasu pracy zgodnie z przyjętą w organizacji długością okresu rozliczeniowego. Ze względu na specyfikę działalności w danym przedsiębiorstwie może być stosowany 1-miesięczny , 3 -miesięczny a nawet roczny okres rozliczeniowy. Nasz system umożliwia tworzenie harmonogramów oraz wyliczy czas pracy wraz z nadgodzinami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy dla każdego z rodzajów okresów rozliczeniowych. Co więcej, w razie potrzeby długość okresów rozliczeniowych może się różnić w zależności od działu czy lokalizacji. Przykładowo dla pracowników magazynowych możemy ustawić 3-miesięczny okres rozliczeniowy a dla pracowników administracji 1-miesięczny.

 8. Obsługa wniosków 

WNIOSKI O KAŻDY RODZAJ NIEOBECNOŚCI LIMITOWANEJ
Time Harmony to również pełna obsługa wniosków pracowniczych. System daje możliwość wystawienia wniosku urlopowego, wniosku o opiekę nad dzieckiem oraz wniosku o każdy inny rodzaj absencji limitowanej. Dostępne raporty dostarczają informacji na temat  wykorzystanych urlopów i dostępnych limitów urlopowych. Podsumowanie wszystkich parametrów o czasie pracy, w tym wszystkich rodzajów nieobecności, dostępne jest w jednym widoku w systemie.

 

 

9. Rejestracja pracy zdalnej

WYMÓG EWIDENCJI PRACY ZDALNEJ
Dzięki Time Harmony możliwa jest również rejestracja pracy zdalnej. Warto pamiętać, że umożliwienie pracownikom pracy zdalnej nie zwalania przedsiębiorcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule. Time Harmony to system dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, w którym pracownik ma możliwość zalogowania do osobistego panelu pracownika tak by zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy z dowolnego miejsca, w którym wykonuje swoją pracę zdalnie.

10. Integracje

INTEGRACJE Z PROGRAMAMI KADROWO-PŁACOWYMI
Otwarty interfejs systemu Time Harmony pozwala na integrację z najpopularniejszymi na rynku polskim programami kadrowo-płacowymi, takimi jak Unit4 Teta, Optima, Enova, SAP ERP. Lista integracji jest otwarta, integrację z innym systemem możemy zaplanować w ramach prac wdrożeniowych.

laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Time Harmony system RCP online - podsumowanie

KOMPLEKSOWE NARZĘDZIE DO OPTYMALIZACJI I ZARZĄDZANIA CZASEM PRACY
Time Harmony to system w pełni adresujący potrzeby przedsiębiorców w zakresie automatyzacji i usprawnienia procesu rejestracji i rozliczania czasu pracy.

Dodatkowo Time Harmony jest wyposażony w  moduł pozwalający na mierzenie czasu wykonywania czynności i wydajności pracowników . To olbrzymia funkcjonalność pozwalająca zrozumieć jak w firmie wykorzystywany jest czas pracy, jak wydajnie pracują pracownicy i które procesy należałoby zoptymalizować.

Opisany powyżej set funkcjonalności  nie zamyka katalogu dostępnych w systemie udogodnień i rozwiązań związanych z zarządzaniem pracownikami. System jest narzędziem monitorowania i zarządzania urlopami pracowniczymi, daje możliwość prowadzenia teczek pracowników, w których odpisywane są daty obowiązkowych badań lekarskich, szkoleń czy kompetencje i uprawnienia pracowników (np. uprawnienia do prowadzenia wózków widłowych czy pracy na wysokościach), jest wreszcie narzędziem ułatwiającym ocenę pracownika dzięki danym na temat wykorzystania czasu pracy i wydajności.

Wszystko to sprawia, że Time Harmony to nie tylko system RCP online lecz również  potężne, kompleksowe narzędzie do monitorowania, zarządzania i optymalizacji procesów związanych z czasem pracy.

 

 

 

Time Harmony - 2024-06-19 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments
Featured Image

Odwołanie urlopu, przesunięcie urlopu – 10 faktów, które warto znać

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niewykorzystany urlop powinien być udzielony do  30 września następnego roku kalendarzowego.

Może jednak zdarzyć się sytuacja kiedy pracodawca decyduje się na odwołanie lub przesunięcie urlopu pracownikowi . Z wykorzystania urlopu w ustalonym terminie może ze względu na różne okoliczności zrezygnować również sam pracownik.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej jak odwołanie urlopu lub jego przesunięcie  wygląda z punktu widzenia Kodeksu Pracy i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Odwołanie urlopu - Time Harmony

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Kodeks Pracy dopuszcza sytuację, w której pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego i bezpłatnego.

Za odwołaniem pracownika z urlopu muszą stać ważne powody uzasadniające takie działanie.

Kodeks nie precyzuje katalogu przyczyn, mówi jedynie o sytuacjach, kiedy obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna i wymagana przez okoliczności nie dające się przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu (Art. 167 KP).

Decyzja pracodawcy jest traktowana jako polecenie służbowe a niewykonanie go może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Odwołanie z urlopu zobowiązuje więc pracownika do stawienia się w pracy w wyznaczonym przez pracodawcę terminie. Jednakże należy pamiętać, iż termin powrotu do pracy z urlopu powinien uwzględniać czas jaki potrzebny jest pracownikowi na powrót z wypoczynku.

Forma odwołania z urlopu i termin powrotu do pracy

Prawo pracy nie precyzuje również formy w jakiej powinno pracownikowi zostać przedstawione odwołanie z urlopu.

Polecenie odwołania pracownika z urlopu może odbyć się zarówno drogą telefoniczną, mailową, pisemną a nawet sms-em  – ważne by komunikacja była skuteczna a pracownik mógł się zapoznać z jej treścią.

Niewykorzystaną część urlopu pracownik może zrealizować w późniejszym terminie. Więcej o niewykorzystanym urlopie, czy przepada, do kiedy należy go wykorzystać i kiedy przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop dowiesz się z naszego artykułu.

Rekompensata za odwołanie pracownika z urlopu

Art. 167 Kodeksu Pracy stanowi o tym, iż pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Wydatki te muszą być udokumentowane rachunkami lub inną formą potwierdzenia (np. bilet lotniczy czy kolejowy, opłacony pobyt w hotelu). Do wydatków należy również doliczyć koszty wypoczynku rodziny pracownika, jeżeli na skutek odwołania członkowie rodziny (np. dzieci) nie mogli kontynuować wypoczynku.

Zwrot kosztów urlopu poniesionych przez pracownika a zrekompensowanych przez pracodawcę w związku z odwołaniem z urlopu nie powoduje powstania przychodu podatkowego po stronie pracownika.

Jeśli natomiast pracodawca zgodził się na pokrycie dodatkowych kosztów, które nie pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, wówczas stanowią one dodatkowy przychód podlegający opodatkowaniu.

Dla pracodawcy z kolei zwrot kosztów obligatoryjnych związanych z odwołaniem pracownika z urlopu, to koszty obowiązkowe i podlegające kosztom uzyskania przychodów.

Dodatkowe koszty, nie związane bezpośrednio ze zwrotem wydatków pracownika nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny jest udzielany tylko na pisemny wniosek pracownika. Na ten czas pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i nie pobiera wynagrodzenia. Jednak stosunek pracy pozostaje zachowany, jak również prawo pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu.

Odwołanie urlopu przez pracownika

Jak kwestia odwołania urlopu wygląda jeśli następuje ono z inicjatywy pracownika?

Odwołanie urlopu przez pracownika może zdarzyć się z różnych przyczyn. Może na to wpłynąć zmiana planów osobistych czy nagłe zdarzenia losowe.

Pracownik ma prawo złożyć wniosek o anulowanie zaplanowanego urlopu, jednak zmiana taka wymaga akceptacji przełożonego.

Pracodawca musi wziąć pod uwagę organizację pracy w przedsiębiorstwie i to jak zmiana, w często wcześniej zaplanowanym planie urlopowym wpłynie na ciągłość pracy.

Anulowany urlop w żadnym razie nie przepada. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlop w innym terminie.

Przesunięcie terminu urlopu

Przesunięcie ustalonego w planie urlopów, lub uzgodnionego przez strony terminu urlopu może nastąpić z inicjatywy zarówno pracodawcy jak i pracownika. Różna jest jednak procedura postępowania w obu przypadkach.

Przyjrzyjmy się temu bliżej:

przesunięcie urlopu

 

Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę

Pracodawca może przesunąć termin urlopu pracownika, jeśli zachodzą uzasadnione okoliczności, zagrażające prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa wskutek nieobecności pracownika.

Pracodawca powinien zawiadomić pracownika niezwłocznie o przesunięciu terminu zaplanowanego urlopu i przepisy nie przewidują obowiązku zwrotu ewentualnych kosztów.

Dyspozycja przesunięcia urlopu przez pracodawcę jest wiążąca dla pracownika.

Przesunięcie terminu urlopu przez pracownika

Jeśli zmiana terminu urlopu następuje z inicjatywy pracownika, to musi być ona umotywowana wnioskiem pracownika na skutek zaistnienia ważnych przyczyn. Ustawodawca nie zdefiniował, jakie przyczyny należy uznać za ważne, zwyczajowo przyjmuje się okoliczności związane z sytuacją rodzinną pracownika, ale też inne znaczące przeszkody uniemożliwiające pracownikowi wyjazd na wypoczynek. Katalog przyczyn nie został zdefiniowany przez ustawodawcę.

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika.

Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika może nastąpić tylko za zgodą pracodawcy.

Przesunięcie urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy

Zgodnie z Kodeksem Pracy (Art 165) w sytuacji gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca jest zobowiązany do przesunięcia urlopu na termin późniejszy. Zdefiniowany w ustawie katalog przyczyn wygląda następująco:

  • czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby
  • odosobnienie w związku z chorobą zakaźną
  • odbywanie ćwiczeń wojskowych
  • urlop macierzyński

Podsumowanie

Podsumowując, przepisy dotyczące udzielania, odwoływania, przesuwania oraz anulowania urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę i pracownika są jasno określone w Kodeksie Pracy. Mimo że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu, różne okoliczności mogą wpływać na zmiany w planach urlopowych. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą pamiętać o obowiązkach i prawach wynikających z przepisów, aby zapewnić zgodność z prawem oraz zachować dobre relacje w miejscu pracy. Przestrzeganie procedur oraz wzajemne zrozumienie mogą znacząco wpłynąć na satysfakcję obu stron, a także na efektywność i stabilność funkcjonowania przedsiębiorstwa.

laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system
Time Harmony - 2024-06-12 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments
Featured Image

Systemy czasu pracy - co musisz wiedzieć?

Pracownik, w ramach zawartej z pracodawcą umowy, wykonuje swoje obowiązki w określonym systemie czasu pracy. Oznacza to przyjęty w danym przedsiębiorstwie wymiar godzin pracy w danym dniu, tygodniu i okresie rozliczeniowym.
Możliwa jest sytuacja, gdy w ramach jednego przedsiębiorstwa stasowane są różne systemy czasu pracy. Ma to na celu umożliwienie przedsiębiorcom zaspakajania potrzeb rynkowych w zależności od specyfiki danej branży bądź też w celu dostosowania systemu pracy do specyfiki pracy osoby zatrudnionej na danym stanowisku.

Kodeks Pracy dopuszcza następujące systemy czasu pracy:
- podstawowy
- równoważny
- w ruchu ciągłym
- przerywany
- zadaniowy
- skróconego tygodnia pracy
- weekendowy

Podstawowy system czasu pracy

To najczęściej spotykany na polskim rynku system pracy, w ramach którego pracownik zobowiązany jest do świadczenia pracy 8 godzin dziennie w trakcie 5 dni roboczych. W tym wymiarze czasu pracy pracownik musi więc pracować 40 godzin tygodniowo, przy czym wymiar ten może zostać zwiększony do maksymalnie 48 godzin tygodniowo. W rozliczeniu tego systemu uwzględnia się okresy, w których obowiązki nie były wykonywane z tytułu urlopów lub zwolnień lekarskich.

W podstawowym systemie czasu pracy, gdzie dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy Kodeks Pracy zezwala na wypracowanie maksymalnie 8 godzin nadliczbowych w tygodniu.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym a wypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.
Tabelę z wymiarem czasu pracy na 2024 rok znajdziesz w naszym artykule.

Równoważny system pracy

W sytuacjach uzasadnionych rodzajem pracy lub ze względu na specyfikę działalności pracodawca może wprowadzić w swoim zakładzie pracy system równoważnego czasu pracy, który dopuszcza przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nie więcej jednak niż do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

W równoważnym systemie czasu pracy dobowy wymiar pracy może wynosić do 12 godzin, a w niektórych przypadkach nawet do 16 lub 24 godzin.

W zależności od charakteru pracy (praca przy dozorze urządzeń, w ochronie mienia lub osób lub służbach ratowniczych) wymiar pracy może być wydłużony odpowiednio do 16 lub 24 godzin w okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 1 miesiąca. Przy planowaniu grafiku pracy należy pamiętać o zapewnieniu pracownikowi odpoczynku w wymiarze określonym w Kodeksie Pracy w art. 135, 136, 137.
Miesięczny okres rozliczeniowy może, w uzasadnionych przypadkach być wydłużony do 3 miesięcy a w przypadku prac uzależnionych od pór roku nawet do 4 miesięcy.

System czasu pracy w ruchu ciągłym

Przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane, może być stosowany system pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie tygodniowego rozliczenia do 43 godzin w okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 4 tygodni, a dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony w wybranych dniach do 12 godzin, przy czym za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze pracy pracownikowi przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Przedłużenie godzin pracy nie może przekraczać 4 godzin tygodniowo.

System czasu pracy w ruchu ciągłym dopuszcza wydłużenie czasu pracy do 43 godzin tygodniowo. Dobowy wymiar pracy może wynosić do 12 godzin.

Przerywany system czasu pracy

Kolejnym system czasu pracy, mającym zastosowanie głównie w produkcji rolnej, jest system przewidujący jedną, maksymalnie 5 godzinną przerwę w trakcie doby, z której 8 godzin przeznaczone jest na pracę. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za ten czas przysługuje pracownikowi prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. Niezależnie od charakteru pracy ten system wymaga bezwzględnego przestrzegania z góry ustalonego harmonogramu pracy.

W przerywanym systemie czasu pracy może wystąpić jedna, trwająca do 5 godzin przerwa w ciągu dnia pracy.

Przy planowaniu pracy w tym systemie czasu pracy nie można zapominać o obowiązujących przepisach w zakresie doby pracowniczej.

Zadaniowy system pracy

W ramach tego rozwiązania pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, z uwzględnieniem czasu pracy w wymiarze nie przekraczającym 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5 dniowym tygodniu pracy. Co warte zaznaczenia dla pracownika objętego tym systemem pracy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia harmonogramu.

W zadaniowym systemie czasu pracy to pracownik decyduje o rozkładzie czasu pracy, wyznaczając sobie określone godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracownik jest rozliczany ze zleconych zadań.

System skróconego tygodnia pracy

Taki system pracy wprowadzany jest wyłącznie na wniosek pracownika i polega on na wykonywaniu pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy jednoczesnym wydłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, maksymalnie do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

W systemie skróconego czasu pracy, praca wykonywana jest przez mniej niż 5 dni w tygodniu.

Jak wspomnieliśmy powyżej, takie rozwiązanie stosuje się na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca sam nie może zaproponować takiego rozwiązania, lecz również nie ma obowiązku przychylenia się do wniosku pracownika.

Weekendowy system czasu pracy

System czasu pracy weekendowej polega na wykonywaniu pracy jedynie w piątki, soboty i niedziele (oraz święta). Czas pracy może być wydłużony maksymalnie do 12 godzin w 1 miesięcznym okresie rozliczeniowym. Weekendowy system czasu pracy wprowadza się wyłącznie na wniosek pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.

System czasu pracy, w którym praca wykonywana jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta to system weekendowego czasu pracy.

Co ważne, wobec pracownika zatrudnionego w tym systemie czasu pracy, pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia co 4 niedzieli wolnej od pracy (więcej informacji o planowaniu pracy w niedzielę znajdziesz tutaj), nie ma też konieczności i zapewnienia innego dnia wolnego w zamian za pracę w niedziele i święto. Ponadto, takiemu pracownikowi nie można wyznaczyć pracy w inny dzień tygodnia, czyli w poniedziałek, wtorek, środę lub czwartek.

Kolejnym ważnym aspektem w weekendowym systemie czasu pracy jest konieczność wypłacenia pracownikowi pełnego wynagrodzenia, nawet jeżeli z powodu mniejszej ilości dni weekendowych przypadających w danym miesiącu pracownik wypracuje mniej godzin niż wynosi jego wymiar czasu pracy.

laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system

Systemy czasu pracy - planowanie pracy w Time Harmony

Time Harmony umożliwia planowanie harmonogramów pracy w podstawowym i równoważnym systemie czasu pracy. Dodatkowo system oferuje pełne rozliczenie czasu pracy z uwzględnieniem rozbicia na dobę kalendarzową i dobę pracowniczą.

Time Harmony - 2024-05-23 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments
Featured Image

Lista obecności online

Czy elektroniczna lista obecności online ma tę samą wartość co tradycyjny dokument papierowy? Czy lista obecności jest tym samym co ewidencja czasu pracy? Czy prowadzenie listy obecności jest uregulowane przepisami prawa pracy?

Odpowiedzi na te pytania oraz opis korzyści płynących ze stosowania listy obecności online w systemie Time Harmony znajdziesz w naszym artykule.

Lista obecności vs. ewidencja czasu pracy

Zacznijmy od tego, że lista obecności i ewidencja czasu pracy to pojęcia, które nie są tożsame.

Lista obecności to dokument, który pozwala pracownikowi potwierdzić swoją obecność w pracy. Dokument taki powinien zawierać następujące elementy:
• imię i nazwisko pracownika
• data
• godzina przyjścia do pracy
• godzina wyjścia z pracy
• podpis pracownika

Potrzebujesz wzoru listy obecności? Gotowy, darmowy szablon znajdziesz tutaj.

Ewidencja czasu pracy to znacznie szersze pojęcie niż lista obecności, a obowiązek jej prowadzenia jest jasno określony w Kodeksie Pracy (Art. 149 §1). Prowadzenie ewidencji czasu pracy służy prawidłowemu wyliczeniu wynagrodzenia za pracę i, oprócz daty i godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, powinno uwzględniać szereg dodatkowych informacji, takich jak liczba nadgodzin, liczba godzin przepracowanych w porze nocnej, zwolnienia od pracy, informacje o nieobecnościach oraz dniach wolnych od pracy.

Więcej informacji na temat zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdziesz tutaj.

Prowadzenie listy obecności nie jest wymagane przepisami Prawa Pracy, lecz niewątpliwie ułatwia prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy dzięki rejestrowaniu obecności pracowników w danym okresie rozliczeniowym.

Lista obecności – co mówi Kodeks Pracy?

Chociaż, jak wspomnieliśmy powyżej, przepisy Kodeksu Pracy nie wymieniają bezpośrednio obowiązku prowadzenia listy obecności, to wskazują one (art. 104 §1), że obecność pracowników w zakładzie pracy powinna być potwierdzona. Sposób tego potwierdzenia nie jest narzucony przez ustawodawcę. Obecność pracownika może być odnotowana w postaci dokumentu papierowego, listy obecności online jak również ustnie.

Nie należy traktować obowiązku ewidencjonowania czasu pracy jako zło konieczne. Wręcz przeciwnie, ten proces przynosi szereg korzyści, przyczyniając się do sprawnego zarządzania zespołem i efektywnego planowania pracy.

Lista obecności w formie elektronicznej

Ustawodawca dał przedsiębiorcom dowolność w zakresie sposobu ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Bardzo wygodnym sposobem rejestracji czasu pracy, przyczyniającym się do automatyzacji i znacznego uproszczenia tego procesu, są systemy elektronicznej rejestracji czasu pracy.

Dostarczają one rzetelnej i dokładnej informacji co do godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, pomagają zniwelować ilość papierowej dokumentacji, a informacje o przepracowanym czasie pracy mogą być wysyłane bezpośrednio do programów kadrowo-płacowych.

 

lista obecności online

Lista obecności online w Time Harmony

Time Harmony to system rejestracji czasu pracy, zawierający listę obecności online, możliwość tworzenia harmonogramów, rozliczenie czasu pracy i wiele innych funkcji niezbędnych do pełnej ewidencji czasu pracy.

Dostęp do danych i raportów na temat obecności pracowników możliwy jest z dowolnego urządzenia i miejsca.

Ekran startowy modułu RCP w Time Harmony udostępnia informacje takie jak:
• lista pracowników obecnych w pracy w zestawieniu z dokładną godziną zarejestrowanego przyjścia do pracy i w odniesieniu do zaplanowanego harmonogramu
• ilość pracowników przebywających na przerwie
• informacje o ilości pracowników nieobecnych w pracy z podziałem na nieobecności usprawiedliwione wraz z danymi na temat powodu nieobecności
• informacje o ilości nieobecności nieusprawiedliwionych
• planowana obsada na 24h wprzód

Dodatkowa informacja na temat planowanych obecności na kolejnych zmianach na 24 godziny w przód jest cenną informacją dla team liderów i cenionym przez nich elementem wspomagającym sprawne planowanie pracy pod kątem dostępnych zasobów.

 

rejestracja obecności pracowników

Formy rejestracji obecności w Time Harmony

Papierowe listy, na których pracownicy odnotowują godzinę przyjścia i wyjścia z pracy, odchodzą do lamusa. Dzięki elektronicznym rejestratorom czasu pracy ten proces sprowadza się do przyłożenia karty lub zeskanowania kodu QR.
Time Harmony udostępnia następujące formy rejestracji:
• karta RFID
• kod QR
• kod kreskowy
• komputer/laptop
• aplikacja mobilna na telefonie

Dodatkowo, system może być połączony interfejsem z bramkami obrotowymi. W takim przypadku samo przejście przez bramkę rejestruje w systemie godzinę przyjścia do pracy.

Dzięki powyższym formom rejestracji, Time Harmony doskonale sprawdza się jako narzędzie rejestracji czasu pracy zarówno w magazynie, hali produkcyjnej, jak i w biurze czy w przypadku pracy zdalnej.

Raport lista obecności w Time Harmony

Bieżącą obecność pracowników, wraz z godziną przyjścia, zweryfikowaną pod kątem harmonogramu, można śledzić w systemie w postaci wbudowanych dashboardów, jak również w postaci raportów, w przypadku potrzeby sięgnięcia do danych historycznych.

Dane można filtrować według różnych kategorii: pracownik, lokalizacja, dział, stanowisko. W razie potrzeby raport może zawierać dane pracowników archiwalnych.

 

 

Podsumowanie

Prowadzenie elektronicznej listy obecności online to same korzyści. Nie tylko jest ona podstawą do prowadzenia ewidencji czasu pracy, przyczyniając się do automatyzacji i usprawnienia tego procesu, ale również stanowi element zarządzania pracownikami i efektywnego planowania pracy. Dodatkowo, aspekt bezpieczeństwa w sytuacji zagrożenia życia i zdrowia pracowników w miejscu pracy jest niezaprzeczalny. Lista obecności online, na bieżąco umożliwiająca weryfikację obecności pracowników, może mieć kluczowe znaczenie w przypadku ewakuacji w nagłych wypadkach.

 

laptop-rcp-bez-tla

Sprawdź jak łatwo zarządzać czasem pracy w Twojej firmie!

Poznaj nasz system
Time Harmony - 2024-05-10 - Poradnik przedsiębiorcy, Rejestracja i rozliczanie czasu pracy - No Comments
th_logo_wh
O nas
Kariera

©

2023 P2P2 Sp. z o.o. I Wszystkie prawa zastrzeżone