Akta osobowe a RODO to temat, który każdy dział HR powinien mieć uporządkowany od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika – nie dopiero przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Pracodawca gromadzi w aktach osobowych szereg wrażliwych danych: od danych rekrutacyjnych, przez orzeczenia lekarskie, po informacje o przebiegu zatrudnienia. Wszystko to podlega jednocześnie przepisom Kodeksu Pracy i ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO). W tym artykule wyjaśniamy, jakie są podstawy prawne przetwarzania danych w aktach osobowych, jak prawidłowo podzielić je na części A–E, ile lat trzeba je przechowywać oraz jakich błędów RODO najczęściej dopuszczają się pracodawcy – a także jak system do zarządzania czasem pracy i danymi kadrowymi może to wszystko ułatwić.
Czym są akta osobowe pracownika i jaki mają związek z RODO
Akta osobowe pracownika to zbiór oświadczeń i dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia – od momentu rekrutacji, przez cały okres pracy, aż po jej zakończenie. Obowiązek ich prowadzenia wynika z Kodeksu Pracy (art. 94 pkt 9a i 9b) oraz z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ponieważ akta osobowe zawierają dane osobowe w rozumieniu RODO – w tym dane szczególnych kategorii, takie jak informacje o stanie zdrowia z orzeczeń lekarskich – pracodawca występuje wobec nich jako administrator danych. Oznacza to, że musi zapewnić zgodność ich gromadzenia, przechowywania i udostępniania z zasadami RODO: legalności, minimalizacji, ograniczenia celu, integralności i poufności oraz rozliczalności.
Co ważne, przetwarzanie danych w aktach osobowych nie wymaga zgody pracownika – podstawą prawną jest tu obowiązek prawny ciążący na pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z przepisami Kodeksu Pracy i wspomnianego rozporządzenia. Dla danych o stanie zdrowia (np. orzeczenia z badań lekarskich) podstawą jest dodatkowo art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Zgoda pracownika (art. 221a Kodeksu Pracy) potrzebna jest wyłącznie wtedy, gdy pracodawca chce gromadzić dane wykraczające poza katalog ustawowy.
Struktura akt osobowych – części A, B, C, D i E
Od 21 marca 2023 r. akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części:
• Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. kwestionariusz osobowy, CV za zgodą kandydata) oraz skierowania i orzeczenia z badań lekarskich: wstępnych, okresowych i kontrolnych.
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia: umowa o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące pracy zdalnej, elastycznej organizacji czasu pracy czy wniosków urlopowych związanych z rodzicielstwem.
• Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (wypowiedzenie, świadectwo pracy).
• Część D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika (np. upomnienia, nagany) – usuwane z akt po roku nienagannej pracy.
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Dokumenty w każdej części przechowuje się w porządku chronologicznym, numeruje i poprzedza wykazem zawartości. To wymóg formalny rozporządzenia, niezależny od tego, czy akta prowadzone są w formie papierowej czy elektronicznej – a jego naruszenie to jeden z najczęstszych zarzutów podczas kontroli PIP.
Akta osobowe a RODO – najczęstsze błędy
W praktyce działów kadr powtarzają się te same uchybienia, które naruszają zarówno RODO, jak i przepisy Kodeksu Pracy:
• kserowanie lub skanowanie dowodu osobistego zamiast odnotowania niezbędnych danych z dokumentu,
• gromadzenie zdjęć kandydatów lub pracowników bez podstawy prawnej,
• żądanie zaświadczenia o niekaralności od kandydatów na stanowiska, dla których nie jest to wymagane przepisami,
• brak klauzuli informacyjnej RODO przekazanej pracownikowi w momencie pozyskania danych,
• mieszanie dokumentów między częściami A–E akt osobowych,
• przechowywanie akt w miejscach bez kontroli dostępu (niezamknięte szafy, współdzielone foldery bez uprawnień).
Zasada minimalizacji danych oznacza, że pracodawca może gromadzić wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy – nie więcej.
Ile lat przechowywać akta osobowe – terminy w 2026 roku
Okres przechowywania akt osobowych zależy od daty zatrudnienia pracownika:
• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
• 50 lat – dla pracowników zatrudnionych wcześniej, z możliwością skrócenia do 10 lat dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018, pod warunkiem złożenia do ZUS oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.
Po upływie okresu przechowywania pracodawca ma obowiązek poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji; jeśli pracownik jej nie odbierze, można ją zniszczyć. Pracownik i były pracownik mają też prawo w każdej chwili wystąpić o kopię całości lub części swoich akt – pracodawca musi ją wydać nie później niż w ciągu 30 dni.
Akta osobowe to tylko jeden z elementów obowiązków dokumentacyjnych pracodawcy: to samo rozporządzenie wymaga też odrębnego prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy, o czym piszemy w artykule „Rejestrowanie godzin pracy – wymogi prawne i obowiązki pracodawcy”.
E-akta – elektroniczna dokumentacja pracownicza zgodna z RODO
Przepisy dopuszczają prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej, pod warunkiem że system zapewnia poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji oraz chroni ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Forma dokumentacji musi być przy tym jednolita – pracodawca prowadzi albo wyłącznie akta papierowe, albo wyłącznie elektroniczne (zmiana formy jest możliwa, ale wymaga formalnego powiadomienia pracowników).
E-akta oznaczają w praktyce mniej papierowej dokumentacji, szybszy dostęp do danych kadrowych i łatwiejsze spełnienie obowiązków związanych z retencją i bezpieczeństwem – pod warunkiem że system, w którym są prowadzone, rzeczywiście spełnia wymogi rozporządzenia.
Jak Time Harmony wspiera zgodność z przepisami o dokumentacji pracowniczej
Moduł Elektroniczna kartoteka pracownika w systemie Time Harmony gromadzi kluczowe dane kadrowe – badania medycyny pracy, szkolenia i kompetencje, umowy i dane o zatrudnieniu oraz przydzielone zasoby – w jednym, bezpiecznym środowisku cyfrowym, zamiast rozproszonej papierowej dokumentacji.
System automatycznie przypomina o zbliżających się terminach badań lekarskich i wygasających uprawnieniach, co ogranicza ryzyko niedopełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu Pracy. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni użytkownicy zgodnie z nadanymi rolami, a dane są szyfrowane zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania – co odpowiada wymogom RODO dotyczącym bezpieczeństwa i poufności dokumentacji kadrowej. Integracja kartoteki z modułem rejestracji czasu pracy eliminuje przy tym powielanie danych między systemami, co samo w sobie wspiera zasadę minimalizacji danych.
Kary za brak lub nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych
Inspektor pracy może wystąpić o ukaranie pracodawcy grzywną od 1000 zł do 30 000 zł, jeśli ten nie prowadzi lub nie przechowuje dokumentacji pracowniczej albo przechowuje ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niezależnie od sankcji z Kodeksu Pracy, naruszenie zasad RODO przy przetwarzaniu danych w aktach osobowych może skutkować odrębnym postępowaniem przed Prezesem UODO.
