Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który wprowadza istotne zmiany w stażu pracy 2026 dla pracodawców. Od 1 stycznia 2026 roku do stażu pracy mają być doliczane nie tylko umowy o pracę, ale również okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania zleceń i usług w ramach umów cywilnoprawnych. To fundamentalna zmiana, która bezpośrednio wpłynie na działy kadr – zarówno w zakresie prowadzenia dokumentacji, jak i realizacji nowych obowiązków finansowych wobec pracowników.
Co zmienia się od 2026 roku?
Do stażu pracy będą wliczane:
- działalność gospodarcza,
- umowy zlecenia i inne cywilnoprawne umowy,
- praca za granica po udokumentowaniu,
- członkostwo w spółdzielniach rolniczych
Co obejmują zmiany w stażu pracy od 2026 roku?
Zgodnie z projektem nowelizacji, do stażu pracy będą wliczane:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
- wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia, agencyjnych i o świadczenie usług,
- okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem (jeśli opłacano składki ZUS),
- członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i kółkach rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą (inne niż umowa o pracę).
To fundamentalna zmiana w podejściu do stażu pracy, która wpłynie na naliczanie uprawnień pracowniczych – w tym urlopu wypoczynkowego, odpraw czy dodatków stażowych.
Uchwalone przepisy w zakresie zmiany stażu pracy wpłyną na na naliczanie uprawnień pracowniczych – takich jak: długość urlopu wypoczynkowego, wysokość odpraw, przyznawanie dodatków stażowych. Pracodawcy muszą przygotować się na nowe zasady wyliczania świadczeń.
Jak pracodawcy mają dokumentować nowy staż pracy?
Nowe przepisy zakładają, że zaliczenie okresów nieetatowego zatrudnienia do stażu pracy będzie wymagało dokumentacji:
- w przypadku działalności gospodarczej – zaświadczenie z ZUS o opłacanych składkach,
- w przypadku umów zlecenia – analogicznie, potwierdzenie składek ZUS,
- w przypadku pracy za granicą – dowody na zasadach ogólnych (np. umowy, rozliczenia, potwierdzenia przelewów).
To oznacza, że pracodawcy będą musieli być przygotowani na dokładne weryfikowanie dokumentów, które wcześniej nie były podstawą do wyliczeń kadrowych.
Jak udokumentować nowy staż pracy?
- Zaświadczenia z ZUS (działalność i zlecenia),
- Inne dowody – np. umowy, rozliczenia (praca za granicą),
- Dokumentacja będzie kluczowa przy wyliczaniu urlopów i świadczeń.
Zmiany w stażu pracy 2026 dla pracodawców – co oznaczają w praktyce?
Zmiany w stażu pracy 2026 dla pracodawców to nie tylko korekta formalna w dokumentacji kadrowej, lecz realne wyzwanie organizacyjne i prawne. Nowe przepisy wpłyną na całą strukturę procesów HR – od naliczania urlopów po systemy raportowania. Oto kluczowe obszary, które wymagają uwagi:
Aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania
Pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia zmian w regulaminach, uwzględniających nowe podstawy ustalania stażu pracy. Dotyczy to m.in. zasad przyznawania urlopów, dodatków stażowych czy progów nagród jubileuszowych.
Weryfikacja polityki urlopowej i świadczeń
Konieczna będzie ponowna analiza polityki urlopowej i zasad naliczania świadczeń. Pracownicy, których staż wzrośnie po doliczeniu okresów samozatrudnienia czy zleceń, mogą nabyć prawo do dłuższego urlopu lub wyższych odpraw.
Aktualizacja systemów kadrowych i RCP
Aby wdrożyć zmiany zgodnie z przepisami, niezbędne może być dostosowanie systemów kadrowo-płacowych oraz RCP (rejestracji czasu pracy). System Time Harmony może wspierać ten proces, zapewniając przejrzystą ewidencję czasu pracy i typów zatrudnienia oraz generując raporty pomocne przy przeliczeniu stażu.
Zasoby ludzkie i finansowe
Firmy będą musiały zaangażować dodatkowe zasoby kadrowe do analizy dokumentacji pracowników, przeliczenia okresów zatrudnienia i weryfikacji prawa do świadczeń. Może to wymagać współpracy z ZUS lub pozyskiwania dokumentów od pracowników.
W przypadku większych organizacji cały proces może potrwać wiele miesięcy i wymagać wdrożenia zespołu projektowego, który połączy kompetencje z obszaru kadr, prawa pracy i IT. Warto rozpocząć działania z wyprzedzeniem, aby w dniu wejścia ustawy w życie – 1 stycznia 2026 roku – organizacja była w pełni gotowa.
Co zmiany będą oznacząć dla pracodawców?
- Konieczność przeliczenia stażu pracowników,
- Aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania,
- Potrzeba uporządkowania dokumentacji zatrudnienia,
- Wzrost kosztów świadczeń pracowniczych w niektórych przypadkach.
Kiedy zmiany wchodzą w życie?
Nowelizacja ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 roku. To wystarczająco dużo czasu, by zaplanować działania, ale zbyt mało, by pozwolić sobie na zwłokę. Już dziś warto przeanalizować procedury wewnętrzne i zaplanować wdrożenie odpowiednich narzędzi IT.
Podsumowanie: Co zmiany w stażu pracy oznaczają dla pracodawców?
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie stażu pracy, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku, niesie za sobą konkretne konsekwencje dla pracodawców. Oto najważniejsze z nich:
1. Konieczność ponownego ustalenia stażu pracy pracowników
Pracodawcy będą zobowiązani do weryfikacji i przeliczenia stażu pracy wszystkich zatrudnionych, którzy wcześniej prowadzili działalność gospodarczą, pracowali na umowach cywilnoprawnych lub zdobywali doświadczenie zawodowe za granicą. To może wpłynąć m.in. na prawo do dłuższego urlopu czy wyższe odprawy.
2. Aktualizacja dokumentów wewnętrznych
Regulaminy pracy i wynagradzania powinny zostać dostosowane do nowej definicji stażu pracy. Niezbędne będzie uwzględnienie nowych podstaw wyliczania uprawnień pracowniczych, takich jak dodatki stażowe czy prawo do nagród jubileuszowych.
3. Potrzeba zabezpieczenia budżetu
Zmiany w stażu mogą przełożyć się na zwiększone koszty po stronie pracodawcy – szczególnie w kontekście wydłużonego urlopu, dodatków za staż czy odpraw. Warto zaplanować rezerwy finansowe w budżecie działu HR i kadr.
4. Organizacja procesu gromadzenia dokumentów
Zespół kadrowy będzie musiał przyjąć nowe procedury związane z pozyskiwaniem zaświadczeń i dokumentów od pracowników, które będą podstawą do zaliczenia wcześniejszego zatrudnienia do stażu pracy.
5. Wdrożenie odpowiednich narzędzi IT
Aby usprawnić procesy rozliczania i analizy danych kadrowych, pracodawcy powinni wdrożyć lub dostosować systemy RCP i ewidencji czasu pracy. Przykładem może być Time Harmony, który wspiera w dokumentowaniu czasu pracy, typów zatrudnienia oraz generowaniu raportów przydatnych przy analizie stażu.
Skontaktuj się z naszym zespołem, by zobaczyć, jak możemy pomóc Twojej organizacji w dostosowaniu się do nowej rzeczywistości prawnej.
