W wielu firmach mylnie zakłada się, że system kontroli dostępu (KD) może wystarczyć do prawidłowej ewidencji czasu pracy. Tymczasem różnice między systemem kontroli dostępu a RCP są fundamentalne, gdyż są to dwa zupełnie różne narzędzia – o innych celach, procesach i skutkach biznesowych. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe nie tylko ze względów operacyjnych, lecz także dla zgodności z Kodeksem Pracy.
W poniższym artykule wyjaśniamy, jak odróżnić system KD od RCP oraz dlaczego Time Harmony jest narzędziem, które znacznie wykracza poza klasyczne podejście do ewidencji czasu pracy.
System kontroli dostępu (KD) – bezpieczeństwo, nie ewidencja czasu pracy
System kontroli dostępu jest projektowany z myślą o bezpieczeństwie fizycznym obiektu. Jego podstawowym zadaniem jest regulowanie wejść i wyjść z budynku lub konkretnych pomieszczeń, w oparciu o uprawnienia przypisane pracownikom. Choć zapisuje zdarzenia związane z przejściami, nie stanowi to podstawy do rozliczania czasu pracy – dane te są jedynie efektem ubocznym funkcji bezpieczeństwa.
Właśnie w tym miejscu uwidaczniają się kluczowe różnice między systemem kontroli dostępu a systemem RCP. O ile KD potwierdza wyłącznie fakt przekroczenia drzwi, o tyle RCP musi prawidłowo rejestrować moment rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, wyjścia służbowe oraz inne zdarzenia wymagane do rozliczeń kadrowych.
Główne funkcje systemu KD obejmują:
• weryfikację tożsamości osób wchodzących,
• ochronę stref o ograniczonym dostępie,
• rejestrowanie wejść i wyjść dla celów bezpieczeństwa,
• integrację z monitoringiem i systemem alarmowym.
System KD zapewnia więc ochronę infrastruktury, ale nie spełnia wymogów wynikających z przepisów dotyczących ewidencji czasu pracy. Właśnie dlatego – mimo pozornego podobieństwa – nie może zastępować profesjonalnego systemu RCP.
RCP – dedykowane narzędzie do ewidencji czasu pracy
System RCP (Rejestracja Czasu Pracy) ma zupełnie inny cel: prawidłową, zgodną z Kodeksem pracy ewidencję czasu pracy. To narzędzie, które musi uwzględniać normy czasu pracy, nieobecności, nadgodziny, przerwy, dyżury oraz wszystkie elementy wymagane przez przepisy.
Dane z systemu RCP są podstawą:
• rozliczeń wynagrodzeń,
• raportowania do działu HR,
• kontroli realizacji obowiązków pracowniczych,
• wdrażania harmonogramów i analizowania efektywności.
System RCP nie polega jedynie na rejestrowaniu wejść i wyjść – musi odzwierciedlać rzeczywisty czas pracy, a nie ruch pracownika po obiekcie. To kolejny przykład, jak wyraźne są różnice między systemem kontroli dostępu a RCP. Dane z KD muszą być interpretowane, czyszczone lub grupowane, podczas gdy system RCP generuje informacje kompletne i gotowe do użycia.
Dlaczego KD nie może zastąpić RCP z perspektywy prawa pracy?
Z punktu widzenia przepisów, ewidencja czasu pracy musi obejmować m.in.:
• liczbę przepracowanych godzin,
• godziny nadliczbowe,
• pracę w nocy,
• absencje,
• przerwy,
• dyżury.
System KD nie przetwarza takich danych i nie jest projektowany z myślą o ich ujęciu. W efekcie dokumentacja oparta wyłącznie na zdarzeniach z kontroli dostępu nie spełnia wymogów ewidencyjnych i może prowadzić do błędów rozliczeniowych.
Time Harmony – nowoczesny system RCP z funkcjami, których nie da KD
Time Harmony to zaawansowany system RCP, opracowany tak, aby kompleksowo wspierać procesy HR i operacyjne. Obejmuje pełną ewidencję czasu pracy, rozliczenia nadgodzin, analizę czynności oraz raportowanie w czasie rzeczywistym.
Najważniejsze funkcje Time Harmony:
• zgodna z Kodeksem pracy ewidencja czasu pracy,
• automatyzacja procesów związanych z obecnością i planowaniem czasu pracy,
• rejestrowanie przerw, wyjść i powrotów,
• rozliczanie nadgodzin, pracy nocnej i pracy w święta,
• analiza procesów i czynności pracowników,
• raporty menedżerskie,
• integracja z systemami kadrowo-płacowymi.
Integracja z systemem kontroli dostępu
Time Harmony można zintegrować z istniejącym systemem KD. Połączenie obu rozwiązań zapewnia spójność danych: KD obsługuje bezpieczeństwo i kontrolę fizycznych przejść, a RCP — rzetelną ewidencję czasu pracy. To model, który eliminuje ryzyko błędów i wzmacnia zarządzanie organizacją.
Praca w terenie – rejestracja mobilna z GPS
Time Harmony umożliwia ewidencję pracy poza biurem. Pracownik rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy w terenie poprzez aplikację mobilną, a system automatycznie zapisuje współrzędne GPS. Pozwala to potwierdzić, że czynność została wykonana w określonej lokalizacji — np. u klienta lub w miejscu realizacji zlecenia.
Korzyści:
• weryfikacja pracy ekip mobilnych,
• wiarygodne raporty z pracy terenowej,
• eliminacja nieścisłości w rozliczeniach,
• transparentność procesów.
Różnice między systemem kontroli dostępu a RCP - podsumowanie
Podsumowując, różnice między systemem kontroli dostępu a RCP mają wpływ nie tylko na zgodność z przepisami, lecz także na jakość zarządzania personelem. KD chroni obiekt — RCP ewidencjonuje pracę. Time Harmony łączy oba światy, zapewniając firmom bezpieczeństwo, automatyzację i pełną transparentność rozliczeń.
