Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony zyskuje w wersji 3.20 nowy zestaw funkcjonalności, które porządkują pracę z nadgodzinami i okresami rozliczeniowymi. Rozwijamy dotychczasowy moduł rozliczania czasu pracy w Polsce o listę okresów rozliczeniowych z pełnym obrazem sytuacji każdego pracownika, graficzną analizę realizacji harmonogramu oraz rozbudowany ekran rozliczania nadgodzin, który sam rozpoznaje ich rodzaj i kieruje do właściwego procesu. W tym artykule pokazujemy, co dokładnie się zmienia i jak przekłada się to na codzienną pracę kadr i managerów.
Nadgodziny w polskim prawie pracy – krótkie przypomnienie
Zanim przejdziemy do nowości w systemie, warto przypomnieć podstawowe zasady, na których opiera się rozliczanie nadgodzin w Polsce — to na nich bazują wszystkie mechanizmy opisane w dalszej części artykułu.
Zgodnie z Kodeksem Pracy praca nadliczbowa to każda godzina wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy — co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Nadgodziny dzielą się na kilka rodzajów, a od tego, do którego z nich należą, zależy sposób ich rozliczenia:
- nadgodziny dobowe — praca ponad dobową normę czasu pracy w dniu roboczym,
- nadgodziny średniotygodniowe — powstają, gdy mimo zachowania norm dobowych przekroczona zostaje przeciętna norma tygodniowa w danym okresie rozliczeniowym,
- praca w niedziele i święta — traktowana odrębnie, zwykle wiąże się z obowiązkiem oddania dnia wolnego,
- praca w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy — również wymaga rekompensaty w postaci dnia wolnego,
- praca w porze nocnej — rozliczana z odrębnym dodatkiem.
Za nadgodziny przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 50% (nadgodziny dobowe w dni robocze) lub 100% (m.in. praca w nocy, w niedziele i święta oraz z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej). Zamiast dodatku pracodawca może udzielić czasu wolnego — w proporcji 1:1 na wniosek pracownika lub 1:1,5 z inicjatywy pracodawcy. Kodeks Pracy ustala też roczny limit nadgodzin z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy na poziomie 150 godzin (regulamin pracy lub umowa może go podwyższyć), a łączny czas pracy z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin tygodniowo.
W praktyce oznacza to, że każda nadgodzina musi zostać najpierw prawidłowo zaklasyfikowana, a dopiero potem rozliczona — wypłacona z odpowiednim dodatkiem albo oddana jako czas wolny (potocznie określany skrótami WW5 — dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy — oraz WNŚ — wolne za pracę w niedzielę lub święto). Ręczne pilnowanie tych wszystkich zależności w arkuszu kalkulacyjnym to jedno z najczęstszych źródeł błędów w dokumentacji kadrowej.
Co nowego w rozliczaniu nadgodzin w Time Harmony 3.20
W wersji 3.20 rozwijamy dotychczasowy moduł rozliczania czasu pracy o funkcje, które ułatwiają codzienną pracę z rozliczeniem czasu pracy i nadgodzin zgodnie z polskim prawem pracy. Poniżej opisujemy każdą z nich osobno.
1. Lista okresów rozliczeniowych z podstawowymi danymi
Ekran zbiera w jednym miejscu najważniejsze dane dla każdego pracownika: obowiązującą normę czasu pracy, zarejestrowany i zaliczony czas pracy, bilans względem normy oraz liczbę wykrytych rozbieżności i błędów. Zamiast przechodzić między kilkoma raportami, przełożony od razu widzi, u kogo w danym okresie rozliczeniowym pojawiły się odchylenia wymagające sprawdzenia.
2. Graficzna analiza czasu pracy i nadgodzin
Time Harmony pokazuje teraz rzeczywistą realizację pracy na tle harmonogramu w formie czytelnych wykresów. Widoczne są nadgodziny wykonywane przed rozpoczęciem pracy, po jej zakończeniu oraz w dniach bez zaplanowanego harmonogramu, ze strukturą w podziale na: nadgodziny dobowe, pracę w święta, godziny nocne i nadgodziny średniotygodniowe. Dane zaprezentowano także w podziale na konkretne dni, dzięki czemu dokładnie widać, kiedy wystąpiły godziny nocne oraz nadgodziny z dodatkiem 50% i 100%. Przy nadgodzinach wypracowanych poza harmonogramem system pokazuje dodatkowo, jakie czynności pracownik wykonywał w tym dodatkowym czasie pracy. Taki widok pozwala szybko zorientować się, skąd biorą się nadgodziny w danym zespole, zamiast analizować wyłącznie sumy godzin.
3. Rozbudowany ekran rozliczania nadgodzin
To centralny element aktualizacji — najbardziej rozbudowana część nowego rozliczania nadgodzin w Time Harmony. System automatycznie rozpoznaje rodzaj nadgodzin — dobowe rozliczane godzina za godzinę, wypracowane w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz w dni świąteczne — i kieruje od razu do właściwego wniosku: wystarczy z poziomu rozliczenia kliknąć „Odbierz", a system przenosi do konkretnego wniosku o odbiór, który wystarczy uzupełnić i wysłać do akceptacji. Wiersz z nadgodzinami pojawia się w tabeli rozliczenia tylko wtedy, gdy nadgodziny faktycznie wystąpiły — jeśli pracownik ich nie ma, tabela nie jest niepotrzebnie rozbudowywana.
Poniżej znajduje się rozbudowana tabela ze szczegółowymi danymi o wszystkich odcinkach nadgodzin, jakie wystąpiły w danym okresie rozliczeniowym — np. 2 godziny z dodatkiem 50% i 1 godzina z dodatkiem 100%, a także nadgodziny przepracowane w dniu wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy. Nadgodziny mają w niej jeden z trzech statusów:
- zarezerwowane — wniosek o odbiór został złożony, ale jeszcze nie zaakceptowany,
- dostępne do wypłaty — wniosek o odbiór został zaakceptowany; to nadgodziny, które pozostały jeszcze do rozliczenia u pracownika,
- nadgodziny do zapłaty — pojawiają się dopiero po ręcznym zaznaczeniu danej nadgodziny jako „do zapłaty", co automatycznie wystawia ją do wypłaty w bieżącym miesiącu.
To ostatnie ma szczególne znaczenie przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż jeden miesiąc — pozwala rozliczyć pracownikowi nadgodziny w bieżącej wypłacie, mimo że sam okres rozliczeniowy jeszcze się nie zakończył. Z poziomu rozliczenia pracownika administrator może też bezpośrednio złożyć wniosek o odbiór nadgodzin, WW5 oraz WNŚ.
4. Nadgodziny w zadaniowym systemie czasu pracy
Aktualizacja obejmuje też obsługę nadgodzin dla pracowników rozliczanych w zadaniowym systemie czasu pracy — dotyczy to sytuacji, gdy realizacja powierzonych zadań wykracza poza średniotygodniowy, czterdziestogodzinny wymiar czasu pracy pracownika. Ponieważ w tym systemie nadgodziny nie rejestrują się automatycznie, administrator ma możliwość ręcznego wprowadzenia ich z poziomu rozliczenia pracownika, jeśli praca rzeczywiście była wykonywana w nadgodzinach. Praca w niedziele, święta oraz w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest przy tym rozliczana dokładnie tak samo jak w podstawowym systemie czasu pracy, łącznie z możliwością odbioru WW5 i WNŚ.
Korzyści dla działów kadr i managerów
Wszystkie opisane wyżej funkcje mają jeden wspólny cel: uprościć rozliczanie nadgodzin i ograniczyć liczbę błędów, które dotąd wymagały ręcznej korekty przez dział kadr.
- Mniej ręcznej pracy przy zamykaniu okresu rozliczeniowego — jedno miejsce z podstawowymi danymi o każdym pracowniku ułatwia szybkie wychwycenie rozbieżności przed zamknięciem listy płac.
- Mniejsze ryzyko błędów w klasyfikacji nadgodzin — automatyczne rozpoznawanie rodzaju nadgodziny ogranicza pomyłki między dodatkiem 50% a 100%.
- Pełna kontrola nad statusem rozliczenia — widać, które nadgodziny czekają na wniosek, a które są już rozliczone, co ułatwia planowanie wypłat przy dłuższych okresach rozliczeniowych.
- Spójne zasady dla pracy zadaniowej — firmy zatrudniające część zespołu w zadaniowym systemie czasu pracy zyskują te same mechanizmy rozliczania nadgodzin co przy podstawowym systemie, bez konieczności prowadzenia równoległej, ręcznej ewidencji.
Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony - podsumowanie
Rozliczanie nadgodzin w Time Harmony w wersji 3.20 staje się prostsze i bardziej przejrzyste — od automatycznego rozpoznawania rodzaju nadgodziny, przez graficzną analizę realizacji harmonogramu, po spójną obsługę nadgodzin w zadaniowym systemie czasu pracy. Chcesz sprawdzić, jak nowy moduł rozliczania czasu pracy w Time Harmony może uprościć pracę Twojego działu kadr? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną prezentację systemu.
