Praca zdalna 2026 to już nie eksperyment z czasów pandemii, lecz w pełni ukształtowana instytucja prawa pracy — i jednocześnie temat, wokół którego pracodawcy i pracownicy w Polsce coraz częściej się ścierają. Z jednej strony Kodeks Pracy precyzyjnie reguluje zasady jej wykonywania od kwietnia 2023 roku, z drugiej — dane z 2026 roku pokazują, że firmy zaczynają ograniczać elastyczność, którą wcześniej chętnie oferowały. W tym artykule sprawdzamy, jak wygląda dziś stan prawny, jakie trendy rządzą rynkiem i jak nowoczesny system RCP ułatwia bezpieczne rozliczanie pracy zdalnej — niezależnie od tego, czy chodzi o model okazjonalny, czy stały.
- Praca zdalna w Kodeksie Pracy – trzy modele
- Limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej – co warto wiedzieć
- Praca zdalna 2026 w liczbach – jak zmienia się podejście firm i pracowników
- Ewidencja pracy zdalnej w Time Harmony – nowa funkcjonalność w RCP
- Korzyści dla działów kadr i menedżerów
- Podsumowanie
Praca zdalna w Kodeksie Pracy – trzy modele
Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna funkcjonuje w Kodeksie Pracy jako stały, w pełni uregulowany sposób organizacji pracy (rozdział IIc, art. 6718–6733 KP). Przepisy wyróżniają trzy warianty:
- praca zdalna całkowita — pracownik wykonuje obowiązki wyłącznie poza siedzibą pracodawcy,
- praca zdalna częściowa (hybrydowa) — część dni w biurze, część w trybie zdalnym; sam termin "hybrydowa" nie występuje w Kodeksie Pracy, ale wynika wprost z art. 6718 KP,
- praca zdalna okazjonalna — doraźna, uruchamiana wyłącznie na wniosek pracownika.
Każdy z tych modeli wymaga uzgodnienia miejsca wykonywania pracy między pracownikiem a pracodawcą — nie może to być decyzja jednostronna żadnej ze stron.
Limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej – co warto wiedzieć
Praca zdalna okazjonalna, uregulowana w art. 6733 KP, ma ścisły limit 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu. Kilka zasad, o których pracodawcy najczęściej zapominają:
- inicjatywę może wykazać wyłącznie pracownik — pracodawca nie może sam skierować go na pracę zdalną okazjonalną,
- wniosek składa się w formie papierowej lub elektronicznej, bez ustawowego terminu wyprzedzenia,
- pracodawca może odmówić bez podawania szczegółowej przyczyny prawnej,
- do tego trybu nie stosuje się art. 6719–6724 KP — czyli m.in. obowiązku pokrycia kosztów energii czy internetu, które obowiązują przy pracy zdalnej regularnej,
- limitu nie da się rozszerzyć ani zawęzić w regulaminie wewnętrznym — stanowisko takie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy.
Rok 2026 nie przyniósł rewolucji w samych przepisach o pracy zdalnej — zmienia się za to intensywność kontroli PIP w tym obszarze, co samo w sobie jest dobrym argumentem za rzetelną ewidencją.
Praca zdalna 2026 w liczbach – jak zmienia się podejście firm i pracowników
Dane z pierwszej połowy 2026 roku pokazują wyraźne napięcie między oczekiwaniami pracowników a decyzjami zarządów. Z badania SW Research dla Devire wynika, że 70% pracowników wskazuje pracę zdalną lub hybrydową jako preferowany model, gdyby tylko pracodawca im to zaoferował. Jednocześnie dane rynkowe pokazują odwrotny kierunek po stronie firm — odsetek dużych i średnich przedsiębiorstw dopuszczających pracę zdalną spadł z 71% do 62% w ciągu roku, a odsetek firm całkowicie zakazujących pracy z domu wzrósł z 23% do 37%.
Firmy, które utrzymują model hybrydowy, w praktyce coraz częściej narzucają konkretny wymiar obecności w biurze — według raportu EY 43% wymaga minimum dwóch dni stacjonarnie, a niemal połowa (46%) oczekuje trzech lub więcej dni w tygodniu. Dla działów kadr oznacza to jedno: modele pracy stają się coraz bardziej mieszane i zróżnicowane w obrębie jednej organizacji, a to wprost przekłada się na rosnącą złożoność ewidencji czasu pracy.
Ewidencja pracy zdalnej w Time Harmony – nowa funkcjonalność w RCP
W odpowiedzi na rosnącą złożoność modeli pracy Time Harmony wprowadza pracę zdalną jako osobny, w pełni zgodny z Kodeksem Pracy atrybut miejsca wykonywania pracy w module Rejestracji Czasu Pracy (RCP). Nowa funkcjonalność obejmuje:
- pracę zdalną okazjonalną — rejestrowaną na zgłoszenie lub wniosek, w ramach rocznego limitu (opcjonalnie z dodatkowym limitem miesięcznym), z możliwością wskazania kilku nieciągłych dni w ramach jednego dokumentu,
- pracę zdalną regularną — zaplanowany, powtarzalny schemat (stałe dni tygodnia, bloki godzinowe) lub tryb "do odwołania", ustanawiany przez uprawnioną osobę,
- kartotekę adresów pracy zdalnej przypisanych do pracownika, z konfigurowalnym limitem aktywnych adresów,
- wybór trybu procesu — automatyczne zgłoszenie albo wniosek wymagający akceptacji przełożonego,
- widżet pokazujący, kto aktualnie pracuje zdalnie, oraz osobny widżet z liczbą oczekujących wniosków.
Co istotne, oznaczenie pracy zdalnej nie wpływa na ewidencję absencji i nie zmienia sposobu naliczania rozliczeń — to wyłącznie dodatkowe oznaczenie miejsca pracy widoczne na harmonogramie, w raportach i w okresach rozliczeniowych. Zgłoszenia i podgląd statusu dostępne są w aplikacji Moje Time Harmony, a sama akceptacja wniosków pozostaje w systemie głównym.
Należy podkreślić, że tak jak w przypadku każdej innej formy pracy, rejestracja pracy zdalnej jest obowiązkowa, o czym pisaliśmy w artykule: Rejestracja pracy zdalnej-czy jest obowiazkowa?
Korzyści dla działów kadr i menedżerów
- Zgodność z Kodeksem Pracy — praca zdalna okazjonalna i regularna są ewidencjonowane osobno, bez ryzyka pomylenia ich z nieobecnością.
- Pełna widoczność zespołu — menedżer widzi na jednym ekranie, kto i skąd pracuje danego dnia, bez konieczności pytania w komunikatorze.
- Mniej pracy administracyjnej — automatyczne zgłoszenia lub prosty proces akceptacji skracają czas potrzebny na obsługę wniosków, szczególnie przy rosnącej liczbie modeli hybrydowych w firmie.
- Dane do decyzji — raporty pokazujące proporcje pracy zdalnej i stacjonarnej ułatwiają planowanie przestrzeni biurowej i polityki HR w odpowiedzi na trendy rynkowe opisane wyżej.
Podsumowanie
Praca zdalna 2026 w Polsce to obszar rosnącego napięcia między oczekiwaniami pracowników a strategią firm — ale też obszar, w którym przepisy Kodeksu Pracy pozostają stabilne od 2023 roku. Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja ogranicza pracę zdalną, czy wręcz przeciwnie — rozwija ją jako element employer brandingu, rzetelna i zgodna z przepisami ewidencja pozostaje obowiązkiem pracodawcy. Nowa funkcjonalność w module RCP Time Harmony pozwala prowadzić tę ewidencję bez dodatkowych arkuszy i ręcznego liczenia limitów.
